¿Cómo hacer un presupuesto de ingresos y gastos?

El presupuesto financiero de ingresos y gastos es el resultado del plan operativo de una empresa por un periodo de tiempo determinado, normalmente de un año. Se trata de establecer un plan donde detallan los logros que se quieren obtener durante el periodo respecto a ingresos, gastos y beneficios.

Te permite actuar tanto en el corto plazo como en el largo plazo. Permite encontrar señales de advertencia a tiempo y así transformar a tu empresa en una más productiva y rentable para contar con una ventaja competitiva en el mercado en el que te mueves.

Los presupuestos de ingresos y gastos tienen un papel vital en la administración de un negocio. Esta tarea se debe llevar a cabo de forma oportuna para maximizar los beneficios y el retorno de la inversión. En este artículo vamos a dar información útil para comprender la naturaleza y las características de un presupuesto de ingresos y gastos para tu empresa. Será importante  la elaboración de un cuadro de mando financiero para llevar un control de los ingresos y gastos mensuales.

Vamos a ver varios puntos importantes para elaborar tu plan financiero.

1. Crear un plan financiero alineado con tus objetivos empresariales.

a) Establece los objetivos financieros de tu empresa: fija metas específicas, medibles y realistas aportará a tu presupuesto financiero un objetivo real e importante y servirá como motivación para llevarlo a cabo. Por ejemplo, una meta podría ser aumentar la utilidad neta en un 5% al cierre del año fiscal. 

b) Analiza las tendencias en tus ingresos y gastos de años anteriores: Para tener proyecciones más acertadas es fundamental que éstas estén basadas en información real con la que cuentes en tu empresa, es útil que observes cuánto ha sido el gasto promedio y de igual manera lo hagas con las ventas por cada una de las líneas de ingreso.

c) Hay que establecer partidas de crecimiento determinadas para cada una de las líneas de ingresos y gastos. Es muy importante que seas lo más exhaustivo posible en cada una de las diferentes líneas que tengas del negocio, tanto por la parte de los ingresos como los gastos. 

1. Establecer objetivos de ingresos.

Para determinar los objetivos de ingresos, tal como hemos determinado se puede establecer en base a un nivel de crecimiento respecto al ejercicio anterior. También es interesante establecer estos niveles de ingreso teniendo en cuenta varios aspectos, como pueden ser:

• Demanda estimada del servicio en función de la situación del mercado.
• Competencia directa e indirecta en tu sector y posibles alternativas.
• Precio promedio de mercado del servicio.
• Capacidad de producción y crecimiento que tengas según tus recursos.

Una manera muy útil de trabajar es planteando diversos escenarios de crecimiento.Puedes estimar 3 escenarios: ventas bajas, ventas moderadas y ventas altas. La meta del pronóstico de ventas es realizar la estimación lo mejor posible tomando como base la información que se tiene actualmente, de esta manera estarás asegurando que tu proyección está lo más ajustada posible a la realidad, esto es de gran importancia ya que sobre este dato se toman decisiones en distintas áreas desde la producción, compras, inversión en equipos y hasta contrataciones de personal. 

Existen diversos métodos para realizar un pronóstico de ventas, entre otros están los siguientes:

a) Datos históricos: En función de las ventas de años anteriores y analizando la tendencia, por ejemplo si en años pasados se ha tenido un incremento de un 10% en las ventas se pronostica que éstas sigan incrementando a ese mismo ritmo.

b) Tendencias del mercado: En este método lo que se toma en cuenta es algún indicador o estadística del sector. Podemos acceder a estadísticas del INE.

c) Ventas potenciales del mercado: Para llevar a cabo un pronóstico en base a este criterio se deberá de considerar el total de las ventas que se estima que se puedan generar en el mercado en que compites, de esa manera en base a tu capacidad de producción y distribución se determina qué porcentaje de ese total podrías alcanzar. Se trata de estimar qué parte del pastel te vas a llevar.

3. Establecer los gastos (costes fijos y variables)

Para toda empresa es importante contar con herramientas que le permitan tener el control y seguimiento sobre las inversiones realizadas y las salidas de dinero, es por eso que el presupuesto financiero de gastos es tan importante. Es fundamental tener herramientas de control como pueden ser hojas excel o un programa de contabilidad.  De esta manera podrás detallar cada uno de los gastos y disponer de tus recursos de la manera más eficiente, para estimarlo es esencial que consideres los siguientes puntos:

1. Costes fijos. 

Los costes fijos de una empresa vienen dados por aquellos costes que sí o sí vas a tener todos los meses. Se trata de aquellos costes como pueden ser alquileres, agua, luz, nóminas, etc. Son aquellas que independientemente del nivel de actividad, los tienes en tu empresa.

      b) Costes variables.

Los costes variables son aquellos que varían en función del nivel de producción de tu empresa. Normalmente suelen estar siempre relacionados con compras que son necesarias para ejecutar el servicio que estés dando. 

También pueden estar relacionados con contratación de personal, como puede ser el caso de un profesional médico para realizar un servicio.

       c) Imprevistos.

Es crucial para una compañía contar con una cantidad determinada para algún gasto no considerado que pueda surgir durante el año, esto puede ser la diferencia entre la solvencia de un negocio o un gran problema de liquidez.

Este presupuesto financiero por lo general se debe realizar de manera anual, aunque es posible que sea semestral o trimestral dependiendo de las necesidades de la empresa, sin embargo, es fundamental que esté detallado de manera mensual para poder  controlar los gastos de manera más eficiente, esto con el fin de priorizar y evaluar los efectos que generan a la empresa.

4. Pronosticar el flujo de efectivo

El flujo de efectivo proyectado es una herramienta básica para la gestión financiera, con ella se planifica el uso más eficiente del efectivo con que cuenta tu empresa buscando mantener saldos cercanos a las necesidades de dinero que requiere la empresa para su correcta operación. Esta planeación ayuda a evitar que se ponga en peligro el cumplimiento de las obligaciones de la organización hacia sus proveedores, acreedores, impuestos y personal o que por el contrario, exista efectivo ocioso que no esté generando ganancia alguna.

Cuando es positivo indica que la empresa tiene financiamiento suficiente para la operación, en caso contrario requeriría contar con financiamiento adicional que podría venir de los accionistas o de algún crédito bancario.Cuando esto ocurra es muy importante tener varias alternativas de financiación en diferentes bancos.

5. Estructurar el presupuesto financiero de todas las áreas de la empresa

Como parte del proceso de la implementación de presupuestos en la empresa, es importante que cada una de las áreas operativas cuenten con su presupuesto individual para que sea más sencillo el control y seguimiento, lo que a su vez va a colaborar al cumplimiento del presupuesto financiero organizacional. Como siempre, cuanto más detalle más control

Al implementar los presupuestos por cada área de operación se tienen ventajas como las siguientes:

a) Motivación y reto para los empleados al tener que cumplir con metas específicas y alcanzar los objetivos del presupuesto financiero para aportar valor y colaborar en la obtención del objetivo global de la empresa.

b) Brinda la responsabilidad a cada persona asignada en cuanto al manejo más eficiente de los recursos.

c) Ayuda a la toma de decisiones autónomas de cada  área del negocio.

d) Evita que los objetivos operacionales sean manipulados por los responsables..

e) Consolida la estructura organizacional delimitando autoridad y responsabilidad.

f) Fomenta la planeación y permite anticiparse a las situaciones que puedan presentarse.

g) Ofrece importantes indicadores como: eficiencia en ventas, productividad, eficiencia por departamento, uso de los recursos, cumplimiento de metas, gastos innecesarios, etc.

6. Programar revisiones periódicas de seguimiento

El primer paso para realizar un proceso de revisión del presupuesto financiero es examinar el actual y comparar las cantidades estimadas con el gasto y/o ingreso real que se tuvo. Si existen partidas que constantemente resultan fuera de presupuesto para perjuicio de la empresa deberán ser evaluadas de nuevo y revisadas de manera individual.

Es importante entender que las revisiones de presupuesto financiero no son una actividad puntual o única en un periodo de tiempo. Para que tu negocio esté bien gestionado deben realizarse continuamente las revisiones en un ciclo de mejora continua buscando siempre la mayor rentabilidad sin disminuir la calidad de los productos o servicios ofrecidos por la empresa.

 7. Tomar acciones respecto a las variaciones de resultados vs presupuesto financiero.

Conforme se realizan las revisiones del presupuesto, cuando se detecta alguna desviación es importante que se lleven a cabo las acciones pertinentes para corregirlo e identificar las áreas de la empresa que no están siendo eficientes en el manejo de los recursos asignados, determinar prioridades y realizar los ajustes que sean necesarios para que se cumplan en tiempo y forma.

Es crítico que durante este proceso analices con detalle si las desviaciones presentadas se deben a un mal manejo por parte del personal encargado, a un evento extraordinario que se presentó durante el periodo o incluso si es válido que se evalúen de nuevo las políticas de gastos o las estimaciones de ventas para corroborar que se está presupuestando de la manera correcta en base a objetivos específicos, realistas, medibles y alcanzables en el periodo de tiempo determinado.

Conclusión.

La elaboración de un presupuesto de ingresos y gastos anual y su posterior seguimiento mensual es la base para un correcto control de la evolución del negocio durante un ejercicio fiscal. Permite la concreción de tus objetivos como empresario, plasmado en ingresos, gastos y su beneficio. Además actúa como la hoja de ruta para todo el equipo y sobre el cual se puede acometer las correcciones necesarias para alcanzar los objetivos planteados.