Cómo introducir la IA en un Negocio desde cero

¿Por qué deberían las empresas utilizar IA?

La inteligencia artificial (IA) está revolucionando el mundo empresarial, ofreciendo oportunidades sin precedentes para la eficiencia y la innovación. Sin embargo, introducir la IA a tu equipo o clientes puede ser un desafío.

Antes de adentrarse en las estrategias para la adopción de IA, es crucial entender por qué las empresas deberían considerar integrar esta tecnología en primer lugar. Alicia Lyttle, entusiasta de la IA y autora de ChatGPT Made Easy, utiliza su marco “C5” para explicar los beneficios que la IA puede aportar a un negocio:

Reducción de costos: La IA puede reducir significativamente los costos operativos automatizando tareas que consumen mucho tiempo. Por ejemplo, la agencia de Alicia redujo sus gastos mensuales en fotos de archivo de $1,500 a solo $200 al usar herramientas de generación de imágenes con IA como Midjourney e Ideogram.

Mejora en la experiencia del cliente: La IA puede ayudar a las empresas a ofrecer un servicio al cliente más personalizado y eficiente. Esto podría involucrar chatbots para atención al cliente, sistemas de recomendación impulsados por IA o procesos automatizados que aceleren los tiempos de respuesta.

Ventaja competitiva: Al aprovechar la IA, las empresas pueden mantenerse por delante de sus competidores. La IA puede proporcionar información, automatizar procesos y habilitar innovaciones que den a las empresas una ventaja en su mercado.

Aumento de la creatividad: Contrariamente al temor de que la IA pueda sofocar la creatividad, Alicia argumenta que en realidad puede potenciar la producción creativa. La IA puede generar ideas, crear contenido y resolver problemas que complementan la creatividad humana.

Empoderamiento de los colegas: Las herramientas impulsadas por IA pueden empoderar a los miembros del equipo al asumir tareas repetitivas, permitiéndoles enfocarse en trabajos de mayor valor. Esto puede conducir a un aumento en la satisfacción laboral y la productividad.

Al discutir la implementación de IA con tu CEO, equipo o clientes, enmarca tu conversación en torno a impactos medibles.

Alicia a menudo pregunta: “Si usar IA en tu negocio pudiera reducir costos, mejorar la experiencia del cliente, mantenerte por delante de los competidores, aumentar la creatividad y empoderar a tus colegas, ¿te gustaría saber más?”

Este enfoque ayuda a las personas a ver el valor potencial de la IA más allá de la tecnología en sí.

Superando objeciones comunes a la IA

A pesar de los beneficios potenciales, muchas personas tienen reservas sobre la adopción de la IA. Aquí hay algunas objeciones comunes y estrategias para abordarlas:

“No soy lo suficientemente técnico.”

Muchas personas creen que usar IA requiere habilidades técnicas avanzadas o conocimientos de programación. Para desmentir este mito, demuestra cuán fáciles de usar se han vuelto muchas herramientas de IA.

Por ejemplo, Alicia muestra a los clientes cómo aprovechar herramientas de IA como ChatGPT que se pueden usar con comandos de voz, eliminando la necesidad de escribir o tener conocimientos técnicos.

En una sesión de capacitación reciente, Alicia abrió ChatGPT y simplemente habló con él, pidiéndole que creara un plan de negocios. Habló de manera natural, incluyendo “ehms” y pausas, como en una conversación diaria. La IA transcribió sus palabras en tiempo real y luego generó una respuesta completa. Para reforzar esto, Alicia estableció un desafío de un día en el que los participantes solo podían interactuar con herramientas de IA usando comandos de voz.

Al mostrar la simplicidad de estas herramientas, las personas pueden comenzar a imaginarse usando IA en su trabajo diario.

“No necesito cambiar.”

Cuando te enfrentas a la resistencia al cambio, pídele a la persona que te explique su proceso actual. Una vez que entiendas su flujo de trabajo, puedes demostrar cómo la IA podría hacerlo más eficiente. “Entonces, observaré el proceso, lo que está consumiendo tiempo, y veré cómo podemos crear una solución de IA alrededor de eso”, dice Alicia. “Siempre hay una herramienta que puede hacer algo por ellos. Y luego dicen: ‘Está bien. Me gusta. Me gusta.'”

Por ejemplo, Alicia trabajó con un empleado de una editorial que pasaba 35 horas a la semana escribiendo biografías de autores y descripciones de libros. Al implementar una solución de IA usando una herramienta llamada FormWise, redujeron esta tarea a solo 3 horas a la semana. En lugar de enviar correos electrónicos a los autores y esperar respuestas, crearon un formulario para que los autores lo llenaran. Alicia configuró un prompt de IA en el backend para generar automáticamente las biografías y descripciones de libros basándose en las respuestas del formulario.

Este ahorro de tiempo dramático hizo que el trabajo del empleado fuera más fácil, permitió a la empresa asumir 5 veces más clientes, y el contenido generado por IA a menudo era mejor que el que el empleado había estado produciendo manualmente.

“La IA podría quitarme mi trabajo.”

Uno de los temores más comunes sobre la adopción de la IA es la seguridad laboral. Si bien la IA impactará algunos trabajos, es importante enfatizar a tu CEO, equipo o clientes que la IA es una herramienta para mejorar las capacidades humanas, no para reemplazarlas.

“La IA no va a quitarte tu trabajo, pero la persona que usa IA sí lo hará”, dice Alicia. Ella enfatiza que la mayoría de los trabajos todavía necesitan intervención humana, pero cada vez más requieren humanos que puedan usar IA de manera efectiva.

Cambiar la perspectiva de la IA como una amenaza a la IA como una herramienta para mejorar la carrera es clave. Posicionar la IA como una forma para que los empleados se vuelvan más valiosos en sus roles actuales y futuros. Al aprender a usar la IA de manera efectiva, pueden aumentar su productividad y asumir tareas de mayor nivel y creatividad que la IA no puede manejar.

Alicia anima a las personas a considerar lo siguiente:

• ¿Convertirse en un experto en IA te haría un empleado más valioso en tu rol actual?
• ¿Las habilidades en IA podrían ayudarte a desempeñar tu trabajo de manera más efectiva?
• Si perdieras tu trabajo, ¿no te harían las habilidades en IA más empleable en otro lugar?

Alicia también señala que los trabajos relacionados con la IA están entre los más demandados a nivel mundial. Esto sugiere que desarrollar habilidades en IA podría abrir nuevas oportunidades de carrera.

Cómo presentar la IA a tu equipo o clientes

Ahora que hemos abordado algunas objeciones comunes, exploremos un enfoque paso a paso para lograr que tu equipo adopte la IA.

1: Crea una experiencia 'Wow'

El primer paso para entusiasmar a las personas con la IA es mostrarles algo verdaderamente impresionante. Debes conocer bien a tu audiencia para saber qué es lo que hacen que les resulta excepcionalmente doloroso o que consume mucho tiempo, y luego encontrar una forma de demostrarlo en vivo en el acto.

“Lo más importante son las demostraciones y ejemplos dramáticos”, dice Alicia. “Quiero sorprenderte con lo que la IA puede hacer”.

Por ejemplo, a Alicia le gusta usar una herramienta gratuita llamada Gamma para crear presentaciones rápidamente. Así es como lo demuestra:

Le pide a alguien en la audiencia que le diga sobre qué necesita una presentación, como hablar con confianza para introvertidos. Luego, escribe una sola oración describiendo el tema de la presentación en Gamma. Después de elegir un tema para las diapositivas, inicia un temporizador y presiona “go”. En aproximadamente 30 segundos, Gamma produce una presentación completa, incluyendo imágenes y contenido relevante, que puedes descargar a PowerPoint.

Después de demostrar herramientas de IA como Gamma, Alicia se enfoca en el aspecto crítico de ahorro de tiempo y producción de resultados de alta calidad. Este enfoque resuena fuertemente con la mayoría de los profesionales.

Ella hace preguntas como:

• “¿Tienes curiosidad por más herramientas de IA que puedan ahorrarte tiempo como esta?”
• “Ahora que has recuperado esas horas, ¿qué harás con ese tiempo?”

Esta línea de preguntas ayuda a las personas a visualizar los beneficios prácticos de la IA en su trabajo diario. Cambia el enfoque de la tecnología en sí al valioso tiempo que puede liberar para otras tareas o proyectos importantes.

Alicia enfatiza que, aunque a menudo podemos encontrar formas de ahorrar dinero, el tiempo es un recurso finito único que, una vez gastado, no se puede recuperar. Esta perspectiva hace que el potencial de ahorro de tiempo de la IA sea particularmente atractivo.

2: Identifica tareas que consumen tiempo

El siguiente paso es comprender qué tareas están ocupando mucho tiempo para tu equipo o clientes. Primero, crea una encuesta para recopilar esta información. Puedes usar herramientas de IA como ChatGPT o Perplexity para ayudar a redactar preguntas efectivas para la encuesta. La encuesta debe enfocarse en tareas que las personas consideran que consumen tiempo o que no disfrutan. Dile a la IA quién es la audiencia y qué hacen. Luego, pide a la IA que desarrolle preguntas de encuesta que aborden las cosas que les quitan tiempo o que no disfrutan.

Una vez que hayas creado la encuesta usando una herramienta como Google Forms, distribúyela a tu equipo o clientes. Las respuestas te darán información valiosa sobre dónde la IA podría tener el mayor impacto.

3: Analiza los resultados de la encuesta

Después de recopilar las respuestas de la encuesta, es hora de analizar los datos. También puedes usar la IA para este paso. Primero, elimina cualquier información personal de los resultados de la encuesta para proteger la privacidad. Luego, puedes usar ChatGPT u otra herramienta de IA para analizar las respuestas.

Nota: Asegúrate de desactivar los controles que permiten a la IA entrenar sus modelos con tu contenido. Para ChatGPT, puedes encontrar esto en los Controles de Datos desde la Configuración general.

Pide a la IA que identifique patrones en los datos y proporcione un resumen para cada pregunta. Pídele que sugiera posibles herramientas, soluciones y casos de uso de IA para los problemas mencionados por las personas. Este análisis asistido por IA puede ayudarte a identificar rápidamente las áreas más prometedoras para la implementación de la IA.

4: Presenta soluciones a los tomadores de decisiones

Con tu análisis completo, es hora de presentar tus hallazgos a los tomadores de decisiones de tu organización o clientes. Tu presentación debe incluir:

• Un resumen de los datos que revelan las tareas más consumen tiempo
• Una explicación de cómo la IA podría ayudar a resolver estos problemas
• Herramientas o métodos específicos que recomiendas probar

En esta etapa, el objetivo es obtener la aprobación para realizar una prueba de algunas soluciones de IA. Al presentar datos claros y soluciones concretas, aumentas tus posibilidades de obtener la aceptación de los líderes.

5: Proporciona programas de formación para tu equipo o clientes

Si obtienes la aprobación para implementar IA, el siguiente paso crucial es la capacitación. Ofrece una sesión de capacitación de una hora para mostrar a las personas cómo usar las herramientas de IA elegidas para resolver sus problemas específicos. Este enfoque práctico ayuda a desmitificar la IA y brinda a las personas la confianza para comenzar a usarla en su trabajo.

Ejemplo del mundo real: Uso de IA para comunicados de prensa

Una empresa de relaciones públicas con la que trabajó Alicia dedicaba 2–3 horas a redactar cada comunicado de prensa. Al implementar herramientas de IA, redujeron este tiempo a solo 6 minutos por comunicado de prensa. Esta enorme ganancia en eficiencia les permitió ganar más clientes y hacer crecer su negocio.

Así es como lo lograron:

Crearon una herramienta de IA (un GPT personalizado o un formulario de FormWise) que hace preguntas específicas sobre el comunicado de prensa. El usuario responde a estas preguntas, lo que lleva unos 5 minutos. La herramienta de IA luego usa esta información para generar un comunicado de prensa completo en unos 40 segundos. Finalmente, un humano revisa y aprueba el comunicado de prensa generado por la IA.

Este proceso mantiene la calidad de su trabajo mientras reduce significativamente la inversión de tiempo. Ahora, la empresa puede crear comunicados de prensa de alto nivel a gran escala.

Herramientas útiles de IA para empresas

Alicia compartió varias herramientas de IA para ayudarte a ti y a tu empresa a trabajar de manera más eficiente. Exploremos cada una de ellas en más detalle:

• Microsoft Copilot: Esta herramienta es útil para organizaciones gubernamentales o contratistas porque se integra perfectamente con Microsoft 365, que muchas de estas entidades ya utilizan. Copilot puede ayudar con tareas en Word, PowerPoint, Excel y otros programas de Microsoft, lo que lo convierte en una adición versátil para muchos lugares de trabajo.
• ChatGPT: Como uno de los chatbots de IA más conocidos, ChatGPT puede ayudar con una amplia variedad de tareas, desde escritura y codificación hasta resolución de problemas e ideación creativa. Alicia recomienda usar ChatGPT Team para empresas preocupadas por la seguridad, que ofrece una protección de privacidad mejorada.
• HeyGen: Esta innovadora herramienta permite a los usuarios crear avatares de IA de sí mismos. Al grabar un video corto, puedes generar una versión digital de ti mismo que puede hablar cualquier texto que escribas, incluso en diferentes idiomas. Esto puede ser increíblemente útil para crear videos de capacitación, contenido de marketing personalizado o presentaciones multilingües.
• ElevenLabs: Especializada en clonación de voz, ElevenLabs te permite crear una versión de IA de tu voz. Puedes usar esto para podcasts, locuciones o cualquier otro contenido de audio. También ofrece la capacidad de traducir audio a diferentes idiomas, manteniendo las características de la voz original del hablante. La herramienta también proporciona efectos de sonido únicos como el ladrido de un perro, campanillas de viento y aplausos.
• Pictory: Esta herramienta agiliza el proceso de convertir guiones escritos en videos. Encuentra automáticamente videoclips relevantes basados en tu guion y los ensambla en un video cohesivo.

Por ejemplo, Alicia usa ChatGPT para escribir un guion, especificando que debe ser “legible en cámara” para una calidad más natural, similar al habla. Luego, ingresa el guion en Pictory, que genera automáticamente un video al emparejar palabras en el guion con imágenes de archivo relevantes de fuentes como Getty Images y Shutterstock.

Simultáneamente, ingresa el mismo guion en ElevenLabs para crear una locución generada por IA usando su propia voz clonada. En Pictory, Alicia puede editar el video, intercambiar clips y agregar toques personales como imágenes de ella misma. Finalmente, sube la voz generada por IA de ElevenLabs a Pictory. La plataforma sincroniza automáticamente el audio con el video, ajustando la duración. Pictory también agrega automáticamente subtítulos al video.

• Gamma: Como se mencionó anteriormente, Gamma es una herramienta de presentación que puede crear rápidamente presentaciones de diapositivas profesionales a partir de una sola oración de entrada. Esto puede ser un cambio de juego para cualquiera que necesite crear presentaciones con frecuencia.
• Perplexity: Alicia se refiere a esto como el “asesino de Google” debido a sus avanzadas capacidades de investigación. Proporciona respuestas a tus preguntas y cita sus fuentes, lo que lo convierte en una excelente herramienta para recopilar información de manera rápida y confiable.
• Ideogram: Este generador de imágenes de IA destaca en la creación de imágenes con superposición de texto. Es particularmente útil para crear gráficos para redes sociales, materiales de marketing u otro contenido visual que requiera integración de texto.
• FormWise: Como se mencionó anteriormente, esta herramienta te permite crear formularios que usan IA para procesar las respuestas. Es útil para recopilar información de clientes o miembros del equipo y generar automáticamente contenido basado en sus respuestas.

Implementando IA en tu negocio

Alicia sugiere adoptar una mentalidad de “IA primero” para integrar la IA en tu negocio. Esto significa alentar a todos en tu equipo a considerar soluciones de IA antes de comenzar cualquier tarea. Así es como puedes implementar este enfoque:

1. Selecciona un conjunto de herramientas de IA que se alineen con las necesidades de tu negocio. Esto podría incluir algunas de las herramientas mencionadas anteriormente y otras específicas para tu industria.
2. Proporciona una formación integral sobre estas herramientas. Asegúrate de que todos entiendan cómo usar las herramientas y cuándo y por qué usarlas.
3. Fomenta la experimentación. Crea una cultura laboral donde los miembros del equipo se sientan cómodos probando nuevos enfoques impulsados por IA en su trabajo.
4. Mantente informado sobre nuevos desarrollos en IA. El campo de la IA está evolucionando rápidamente, por lo que es importante seguir aprendiendo sobre nuevas herramientas y capacidades.
5. Mide y comparte los éxitos. Cuando la IA ayude a lograr un ahorro significativo de tiempo u otros beneficios, asegúrate de comunicar estos logros a todo el equipo.

Con paciencia, persistencia y un enfoque claro en los beneficios, la IA puede convertirse en una parte integral y valiosa de las operaciones de tu negocio, ayudándote a ahorrar tiempo, reducir costes y mantenerte por delante en un entorno empresarial cada vez más competitivo. Fuente: socialmediaexaminer .com

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