Cómo ser un departamento de radiología más eficiente
Durante la última década, las tecnologías y modalidades de radiología han avanzado para mejorar su capacidad de realizar diagnósticos de forma rápida y precisa para sus pacientes, haciendo que su lista de tareas sea más larga. Cuanto más rápido trabaje, más pacientes verá, más imágenes tendrá que leer.
Según los estimados de la industria, es posible que haya aumentado el número de casos individuales de aproximadamente 30 estudios diarios a 10 años. Mantenerse al día mientras evita los atrasos y el agotamiento significa que necesita sistemas eficientes para que tenga éxito.
“Como radiólogos, vemos de 50 a 100 a 200 pacientes por día, según la práctica. Esa es una gran cantidad de pacientes ", dice Alexander Towbin, MD, presidente de informática en radiología y jefe asociado de operaciones clínicas e informática en el Hospital Infantil de Cincinnati . "Y, para hacerlo de manera segura y ser un radiólogo eficaz, debe tener sistemas eficientes".
No solo los sistemas eficientes mantienen su consultorio o departamento funcionando sin problemas, dice, sino que también reducen los costos al limitar el personal que contrata para satisfacer sus necesidades.
Debido a que su informe es su producto final, optimizar su carga de trabajo es primordial, pero maximizar su eficiencia general es igualmente importante.
Creando un flujo de valor de radiología eficiente
El flujo de valor de la radiología, la línea de producción que culmina con un bien específico, finaliza con el informe de radiología. Y, dice Towbin, puedes tomar varios pasos para mejorar tu proceso. Los siguientes cambios ayudaron a Cincinnati Children's a reducir la cantidad de clics necesarios para leer 10 estudios de aproximadamente 100 a 15:
Estandarización de pedidos: cree un protocolo de denominación de pedidos, incluida la modalidad, la parte del cuerpo, cualquier instrucción especial y el lado del cuerpo para que los proveedores, los radiólogos y los tecnólogos los soliciten.
Renombrar pedidos confusos: examine sus estudios frecuentemente mal ordenados y cámbielos por nombres más precisos. Considere incluir nombres alternativos, como ecografía o EE. UU. Para ultrasonido, en el registro médico electrónico para que los proveedores que realizan los pedidos puedan encontrar y corregir las pruebas fácilmente. Además, cree órdenes de combinación para las pruebas que generalmente se realizan juntas, como la tomografía computarizada del tórax, el abdomen y la pelvis.
Estos cambios de orden, dice Towbin, reducen los pedidos y llamadas telefónicas incorrectamente colocadas para corregirlos.
Entrada de datos: simplificar el llenado de pedidos. Por ejemplo, el estado de prioridad predeterminado basado en la ubicación, como asignar siempre la prioridad "ASAP" a los pedidos del departamento de emergencia. Esto hace que sea más fácil para usted y sus tecnólogos realizar pedidos de clasificación. Además, requieren historial clínico y motivo de examen. No solo informa su diagnóstico, sino que también le asegura que responda la pregunta del médico, eliminando una posible llamada de seguimiento.
Informes estructurados: tener informes estructurados conduce a una eficiencia tanto ascendente como descendente, dice Towbin. Debido a que los informes tienen lenguaje e información estandarizados, los clínicos de todos los departamentos de Cincinnati han usado los hallazgos para guiar el tratamiento. Además, los informes estructurados facilitan el cumplimiento de las solicitudes de pago.
Entrega de resultados: cree un sistema que permita la mayor flexibilidad en la entrega de resultados, dice. Es preferible un sistema que permita a los radiólogos y médicos determinar si desean comunicarse por teléfono, ya que podría acelerar la atención de pacientes en estado crítico.
Para los casos menos graves, considere la posibilidad de contratar asistentes de sala de lectura para entregar resultados y establecer una relación con los médicos encargados. Esas relaciones eliminan comunicaciones innecesarias en el futuro.
"Estos representantes tienen un mejor conocimiento del método de comunicación preferido de cada proveedor que realiza el pedido y, si es necesario, modos alternativos de comunicación", dice Towbin.
Asistencia tecnologica
Aunque puede comprar motores de flujo de trabajo o complementos para mejorar su eficiencia, Towbin recomienda trabajar con los proveedores para integrarlos en sus sistemas existentes.
"Animamos a nuestros amigos proveedores a implementar herramientas en los sistemas que ya teníamos", dice. "Los empujamos a trabajar con nuestros sistemas RIS, PACS y de dictado para limitar la cantidad de sistemas individuales en los que tuvimos que iniciar sesión".
En consecuencia, con un solo clic, los radiólogos de Cincinnati pueden enviar notificaciones de resultados críticos a un asistente de la sala de lectura que se comunica con el médico. También han empleado un sistema de seguimiento que facilita la identificación de estudios específicos si los médicos o especialistas visitan la sala de lectura con preguntas.
El siguiente paso tecnológico, dice Towbin, serán los perfiles de inicio de sesión personalizados de las estaciones de trabajo. Esta herramienta permitiría a los radiólogos individuales iniciar sesión en los sistemas RIS, PACS y de dictado simultáneamente, pero también podría lanzar inmediatamente los servicios de transmisión de música preferidos, sitios web educativos favoritos y recursos de enseñanza.
"Sería bueno tener ese tipo de inicio de sesión automático, pero hasta ahora, no hemos visto una aplicación como esa", agrega.
Consejos personales
Crear un sistema detallado puede ayudar a su práctica a procesar los estudios más rápidamente, pero también hay pasos individuales para minimizar el tiempo que dedica a no concentrarse en su tarea.
En un estudio reciente publicado en Current Problems in Diagnostic Radiology , Creighton Lewis, MD, residente de radiología en la Facultad de Medicina de la Universidad de Colorado , y sus colegas describen las tácticas para ignorar los aspectos secundarios de la vida cotidiana en favor de resolver todo el asunto.
Considere estos consejos:
Minimice su distracción basada en Internet: configure su teléfono inteligente como "no molestar", déjelo boca abajo en el escritorio o póngalo en su bolsillo. Designe unos minutos entre casos para tratar mensajes de texto, notificaciones de redes sociales, llamadas telefónicas personales o correos electrónicos. Y, maneje su correo electrónico de manera expedita, ya que las bandejas de entrada rellenas pueden crear estrés de bajo nivel. En su lugar, siga las 5Ds, dice. Dependiendo del correo electrónico: elimínelo, hágalo, delegue, deposite o aplace.
Tome descansos breves: dedique el tiempo de descanso a su horario de lectura. Lewis sugirió la técnica Pomodoro: programe un temporizador para 25 minutos de trabajo, luego descanse durante 5 minutos. Después de dos horas, tome un descanso más largo de 15 a 30 minutos. Use este tiempo de inactividad para lidiar con las distracciones de Internet mencionadas anteriormente.
Ergonomía organizada: todo lo que use y vea debe estar a una distancia mínima mientras trabaja. Mantenga la distancia que deben moverse sus ojos y el cursor del mouse mientras dicta un estudio lo más limitado posible. Asegúrese de que su software de dictado, así como su paleta PACS, se encuentren cerca de las imágenes mostradas.
Según Jay Patti, MD, director de informática en radiología de Mecklenburg Radiology Associates en Charlotte, Carolina del Norte, consejos como estos no solo aumentan su eficiencia, sino que también aumentan la calidad de la atención porque sus ojos se desvían menos de los estudios de pacientes.
Desafíos de eficiencia
Al igual que con todos los cambios radiológicos importantes, dice Towbin, el obstáculo más importante es garantizar que tenga al radiólogo correcto en la mesa para tomar decisiones. Cuando el objetivo es maximizar la eficiencia, recomendó a un radiólogo familiarizado con la informática que liderara la carga.
"Es útil contar con un radiólogo que entienda el flujo de trabajo a lo largo de la práctica o el departamento y que tenga el poder de tomar decisiones", dice. "Él o ella puede actuar como los ojos y oídos de un departamento para identificar ineficiencias al hablar con colegas y escuchar sus sugerencias y quejas".
En general, en el ajetreado ritmo del entorno de atención médica actual, hacer todo lo posible para mantener su práctica o departamento lo más eficiente posible no solo ayudará con su productividad sino también con su satisfacción laboral, dice Towbin.
“Si las prácticas o los departamentos no funcionan y abordan la eficiencia, habrá más y más agotamiento de los proveedores. Las partes se sentirán sobrecargadas de trabajo y con poco personal ”, dice. “Llevará mucho más tiempo leer la misma cantidad de estudios. Necesitará más gente para permanecer en la oficina por más tiempo, y estarán barriendo y podrían ponerse descuidados en su trabajo. Podría convertirse en una responsabilidad de costo y disminuir la atención al paciente ".