¿Cómo solventar una visita de verificación OEA?

Estimados lectores, las empresas que cuenten con el registro en el Esquema de Certificación de Empresas en la modalidad Operador Económico Autorizado, bajo el rubro de Importador y/o Exportador, deberán considerar en todo momento que la autoridad aduanera, podrá realizar cualquier inspección de supervisión, de los estándares mínimos de seguridad del perfil de la empresa, fundamento legal de la regla 7.2.1, tercer párrafo, fracción II.

En los últimos meses, hemos observado un incremento principalmente para aquellas empresas que solicitaron su registro, bajo el beneficio de ser socio del programa CTPAT, es decir, no acreditaron un perfil de seguridad y este fue sustituido por un reporte de validación por parte de la autoridad americana.

¿Qué debo considerar?, los principales elementos previo a una visita es tener actualizados los enlaces y suplentes operativos (Actualización, deberá considerar un escrito libre y notificar por correo electrónico a la cuenta de: oeamexico@sat.gob.mx), tener actualizado el formato perfil de la empresa, con sus formatos y procedimientos; trascendental para este proceso: evidencias de cada estándar de seguridad.

Para un mejor comprender, es necesario que se generen controles estrictos de supervisión de la generación de evidencias, esto les ayudara a que puedan solventar cualquier visita por parte de la autoridad; para fines de este artículo, les compartiremos los 3 principales análisis de riesgos:

1.Análisis de riesgos general (subestándar 1.1): Este es el motor de la certificación, en el deberán considerar todas las variables de la cadena de suministros e instalación, deberá considerar 3 tipos de fuentes de información: Escenarios del perfil, incidentes históricos que estén documentados y futuros incidentes (correlacionar con aspectos documentados alrededor de la instalación y su entorno social, cultural, político, etc.), deberá identificar causas, consecuencias, controles, seguimiento, revisión, monitoreo de los resultados, medios para mitigar el riesgo, entre otros; entre otros puntos sugerimos la colocación del CCTV, proveedores críticos, rutas, etc.

2.Análisis de riesgos de proveedores (subestándar 4.2): Si bien es cierto, el perfil no es del todo claro que se pueda tomar como referencia el análisis previo, en este punto las autoridades le requieren a la empresa un análisis que determine el porque o no, los proveedores pueden considerarse como críticos; está es una nueva tendencia, nuestra recomendación es generar un listado total de proveedores activos (en el se deberán depurar proveedores extranjeros, aquellos que ya no cuenten con operaciones y/o aquellos de una única ocasión), posteriormente deberá considerar parámetros de seguridad como:

Si ingresan a la bodega, patios de maniobra, recibos, embarques, conocimiento estratégico de la información, vulnerabilidad (frecuencia de operación, montos financieros que repercutan en detener las líneas de producción); en este punto una vez que se realice el ejercicio deberá quedar explícitamente la cantidad de proveedores, ellos deberán tener un tratamiento especial, en este punto, nuestra recomendación es trabajar con clausulas de seguridad en los contratos de proveeduría o prestación de servicios, la autoridad es firme, no acepta las cartas compromiso, acuerdos o manifestaciones escritas (aún y cuando el perfil de seguridad lo considera como opción), para cerrar este punto, deberá visitar físicamente a sus proveedores.

3.Análisis de riesgos de puestos críticos (subestándar 8.1): Al igual que el punto anterior, este lineamiento del perfil, anteriormente no se solicitaba una trazabilidad, es decir, el porque o no era considerado un puesto como crítico; en este sentido, la autoridad está requiriendo que las empresas manifiesten en un papel de trabajo, la selección y determinación de puestos; nuestra recomendación es trabajar con un listado actualizado de puestos (eliminar duplicados) por área, así como trabajar en correlación similar al punto de análisis de proveedores, es decir, deberá considerar que información, actividad o toma de decisiones tienen dichos puestos, en la seguridad en la cadena de suministros, ejemplo:

Ingreso al almacén, empaquetar producto terminado, acceso a proveedores, comunicación, cierre de acuerdos comerciales; aquellos colaboradores que salgan seleccionados, deberán tener un tratamiento especial, aquí nos encontramos con una situación atípica, el perfil de seguridad solo considera cartas de NO antecedentes penales, estudio socioeconómicos y estudios clínicos (drogas), deja abierta la posibilidad e otros (sin embargo, la autoridad desconoce que “otros” elementos pueden considerar las empresas), por consecuente, si bien es cierto que las carta en varios estados de la republica ya es “ilegal”, tenemos que el estudio socioeconómico tiene a correr la misma suerte, por comentarios de interpretación de la Suprema Corte de Justicia, es decir, solo nos queda el examen clínico, esto sin duda será un gran reto para todos los que conforman el departamento de RH.

¿Qué podemos concluir? Las visitas serán cada vez más exigentes, todas las empresas deberán de generar evidencia, ya que en caso de no hacerlo corren el riesgo de un requerimiento a 20 días hábiles (prorrogables a 10 más mediante la ficha de trámite 140/LA), nuestra preocupación recae en la trazabilidad de los 3 análisis de riegos manifestados, no se podrá considerar como un todo, el análisis de riesgos en el subestándar 1.1, los invitamos a preparar su información.

Generemos grandes experiencias en el cumplimiento del Operador Económico Autorizado.

Para más información: susano@claconsultores.com

https://www.sat.gob.mx/tramites/88401/obten-tu-certiicacion-como-operador-economico-autorizado

Por Francisco Susano | Asesor del Comité de Comercio Exterior de Index Nuevo León