Canales de denuncias: Pilares fundamentales de la cultura de integridad

Los canales de denuncias son herramientas fundamentales que deben estar presentes en todo Programa de Compliance. A través de ellos se pueden prevenir y detectar conductas ilegales o contrarias a la ética, identificar riesgos, aplicar medidas correctivas y generar acciones de mejora continua en los procesos de una organización.

La correcta implementación del canal de denuncias forma parte del buen gobierno corporativo de la organización y permite medir la efectividad y la madurez de su Programa de Compliance.

¿Cómo deben ser estos canales para considerarse efectivos y no fracasar en el intento? En primer lugar, deben ser canales que generen cercanía y confianza entre sus usuarios. Idealmente deben estar disponibles en plataformas de fácil acceso, tanto para colaboradores como para terceros (proveedores, contratistas, clientes). Deben ser confidenciales y seguros, brindando garantías de no represalias a sus usuarios y permitiendo hacer denuncias anónimas.

También deben contar con una gestión adecuada de las denuncias recibidas, a través de personal apto y capacitado para tal propósito, que brinde respuestas oportunas a los denunciantes y vele por la confidencialidad de las denuncias recibidas y de las investigaciones realizadas.

¿Cómo opera el principio de indemnidad o protección a los denunciantes? El principio de indemnidad o protección a los denunciantes se manifiesta a través de la garantía de no represalias. Esto no sólo opera respecto del denunciante que reporta de buena fe, sino que también respecto de otros intervinientes del proceso, como los testigos. La protección debe operar desde el momento en que se recibe una denuncia hasta incluso después de que termina la respectiva investigación.

La empresa debe ser tajante en no tolerar ningún tipo de represalias, reaccionando con medidas disciplinarias si éstas llegaran a ocurrir. También debería aplicar sanciones cuando detecte denuncias de “mala fe”, que se hayan hecho sin motivos fundados y con la intención de perjudicar al denunciado.

¿Cuál es la importancia de generar campañas de difusión del canal de denuncias? Junto con promover una cultura de integridad y difundir los valores corporativos declarados por la organización, es necesario difundir los canales de denuncias y explicar su funcionamiento. Las actividades de difusión deben generar confianza en los usuarios para atreverse a reportar incumplimientos y deben invitar a hacer un uso responsable del canal, reportando de buena fe, proporcionando información completa y veraz.

Además de dar a conocer el canal, se debe informar cómo se ha regulado su uso y funcionamiento. En este sentido, resulta fundamental contar con normativa interna que establezca directrices para denunciar y principios para investigar. 

¿Qué principios deben estar presentes en toda investigación? La investigación debe velar por el respeto a los derechos fundamentales de todos los intervinientes y regirse por principios que garanticen un debido proceso, tales como: confidencialidad, documentación, facticidad, bilateralidad (que tanto el denunciante como el denunciado tengan la posibilidad de entrevistarse con el investigador y fundamentar sus dichos), legalidad en la obtención de pruebas o evidencias, imparcialidad, objetividad y respeto.

¿Cuáles son los desafíos a futuro? El desafío a futuro es pasar de canales de denuncias a canales más amplios, que no sólo reciban denuncias, sino también consultas. Esta tendencia ya se ha podido apreciar en los últimos años, donde incluso vemos que han cambiado los nombres de dichos canales: “Línea Ética”, “Canal de Integridad”, “Canal de Compliance”, etc.

Sería ideal ver cada vez más empresas ayudando a sus trabajadores a resolver dilemas éticos. Esto permitiría disminuir las conductas irregulares y aumentar la concientización o “awareness” en temas de Compliance, Integridad y Cultura organizacional.

Otro desafío es contar con actividades de respuesta que sean claras y concretas. Esto se traduce en la aplicación efectiva de sanciones y medidas correctivas; en la mejora continua de procesos y el establecimiento de controles robustos que permitan mitigar futuros riesgos y fortalecer el cumplimiento normativo.

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