Caso de éxito Prudencia Seguros: qué mejoras implementamos en el área de seguros de caución

Las áreas de seguros de caución de las aseguradoras también pueden beneficiarse con la implementación de herramientas tecnológicas que automatizan los procesos, sistematizan la información y se integran a los diversos programas existentes.

Tal es el caso de Prudencia Seguros, una de las compañías más prestigiosas del mercado asegurador argentino, que logró amplias mejoras en su operatoria gracias a la implementación de Magma IES. A continuación, todo sobre este caso de éxito.

Qué son los seguros de caución

Los seguros de caución constituyen un tipo de contrato diferente a los otros tipos de seguros y son similares a lo que se conoce como fianza. En esta clase de pólizas, están involucradas tres partes: tomador, beneficiario y compañía de seguros.

El tomador es la persona o empresa que debe realizar una determinada prestación, mientras que el beneficiario es quien contrata a ese individuo u organización para ejecutarla.

La aseguradora, por su parte, emite una garantía sobre la realización de la tarea o prestación. Es decir, que garantiza que la persona o empresa que contrata el seguro va a cumplir con la prestación que se comprometió a realizar y que lo hará de acuerdo a las condiciones previamente establecidas en el contrato.

Los seguros de caución son contratados por empresas y también por personas físicas en aquellos casos en los cuales existe una cadena de subcontratación. Por ejemplo, cuando se debe realizar un proyecto de ingeniería que pasa por distintas localidades y la organización que la lleva a cabo contrata pequeñas empresas para ejecutarla en diferentes tramos, que a su vez subcontratan fuerza de trabajo local. En este caso, se debe garantizar que la obra se llevará a cabo en tiempo y forma.

Una de las diferencias sustanciales entre los seguros de caución y otro tipo de coberturas está determinada por la cantidad y variedad de documentación solicitada para su obtención. Como necesita cerciorarse que el tomador tiene la capacidad de cumplir con sus obligaciones, la aseguradora le solicita diferentes documentos como balances, poderes, avales y otros datos.

Asimismo, dado que en ocasiones en los productos de caución no solo se garantiza el cumplimiento de una prestación, sino que también al momento de la contratación el beneficiario le ofrece un anticipo monetario al tomador, la compañía se seguros debe asegurarse de que ese dinero será debidamente utilizado. Por eso, solicita información patrimonial para analizar si cuenta con recursos para responder en caso de retrasos o inconvenientes.

Magma IES, una solución que introdujo mejoras en los procesos de caución

Hace 7 años, Prudencia Seguros comenzó a utilizar nuestra solución. En un principio fue adoptada precisamente por el área de seguros de caución, la cual trabajaba con un sistema que presentaba muchos inconvenientes al momento de analizar los datos de los tomadores. Los colaboradores debían abrir y cerrar diferentes sistemas para encontrar la información. 

Lo mismo les sucedía en el proceso de facturación, que se hacía de forma manual.

Póliza provisoria

Una de las innovaciones que posibilitó la utilización del software Magma IES fue la creación de la instancia de póliza provisoria, que es un borrador de la póliza final que se realiza cuando un cliente hace una solicitud. “La póliza provisoria nos ayudó a disminuir riesgos”, indicó Matías Marcolli, Responsable del área de Caución.

¿Cómo funciona?: “Cuando hay ciertas dudas por parte del emisor, se envía la póliza provisoria al productor o al cliente para que la corrobore y confirme si está ok o si es necesario hacer alguna corrección”, indica Marcolli. Al tener esta instancia provisoria que admite modificaciones, se disminuyen los errores en la emisión final de la póliza que será firmada por las tres partes que intervienen en un seguro de caución.

Cuando la aseguradora recibe el pedido, diseña la póliza provisoria y, una vez que se confirma, se emite la póliza final en cuestión de segundos, ya que todos los datos están cargados y verificados gracias a esta instancia previa. Por último, se imprime la póliza, se envía a firmar digitalmente y se le envía al cliente junto con la factura.

A su vez, la plataforma de Magma les permite ver el cúmulo unificado de pólizas emitidas para el cliente (vigentes o no) y el detalle de deuda. Así, antes de emitir la póliza provisoria, los colaboradores pueden ver la información de manera centralizada, sin tener que entrar a varios programas, facilitando su análisis.

Doble almacenamiento de información

Otra mejora que introdujo el software de Magma tiene que ver con un doble almacenamiento de la información.

En primer lugar, posibilitó el guardado de datos relacionados con la póliza solicitada. Cuando se hace un pedido de cobertura, se adjuntan a la solicitud diferentes tipos de documentos e informaciones referentes a la emisión de ese contrato en particular.

Pero además, la solución también posibilitó el almacenamiento de documentación general. Al momento de dar inicio a la relación comercial, se constituye una carpeta de la empresa o persona que tomará el o los seguros con documentación e informaciones patrimoniales que aplican para cualquier póliza de caución.

De modo que el sistema permite buscar al tomador y obtener todos los datos que se necesitan sobre él, pudiendo saber cuál es el último balance, cuáles son sus declaraciones juradas, si posee solicitud de convenio o avalistas. Gracias a esto, se facilita la evaluación del tomador para saber si califica o no para la póliza.

Refacturación

A diferencia de los seguros patrimoniales, los seguros de caución no se dan de baja por falta de pago porque, en este tipo de productos, el beneficiario no es quien contrata la póliza, sino un tercero.

De modo que, para poder dar de baja una póliza de caución, la empresa aseguradora necesita la autorización del tercero, quien debe afirmar que el tomador cumplió con la prestación en tiempo y forma para proceder a la baja. Hasta que esto suceda, la póliza se refactura trimestralmente.

Prudencia Seguros realizaba la facturación trimestral con un sistema que se ejecutaba de manera manual. Además las facturas se despachan por correo por lo cual también se veían  obligados a la impresión de etiquetas para cada pieza. 

Esta modalidad de funcionamiento impactaba directamente en la rentabilidad de la compañía, ya que si, al momento de refacturar, el programa detectaba que la facturación anterior estaba impaga, no generaba una nueva factura, pero tampoco creaba un alerta de deuda previamente. Así, la empresa seguía manteniendo el riesgo, pero sin cobrar.

Gracias a la implementación de Magma IES, este proceso pudo automatizarse. Hoy se emiten las pólizas desde el sistema y, cada tres meses, se realiza una factura que es enviada por mail al correo electrónico cargado en el perfil del tomador con copia también al productor. En los casos que corresponde, también se incluye un detalle de deuda de facturas anteriores.

Al registrarse un periodo de morosidad de un año, el sistema deja de refacturar, pero genera un reporte de deuda y una simulación de los movimientos que no se refacturaron, pero que también forman parte del monto adeudado.

Gestión de pólizas aduaneras

Las pólizas aduaneras son aquellos seguros de caución en los que el beneficiario es la Administración Nacional de Ingresos Públicos (AFIP), y se emiten para importaciones temporarias, bienes en tránsito, sumarios, y otras operaciones relativas al desempeño aduanero.

Magma IES está integrado con el sistema María de la AFIP. Cuando llega el momento de generar este tipo de pólizas, el sistema crea los archivos y luego los carga directamente a la plataforma del organismo público.

Emisión de pólizas ambientales

Por último, la emisión de seguros de caución ambientales es otro de los procesos que Prudencia Seguros pudo optimizar gracias a nuestra solución.

Para poder determinar la suma asegurada de un seguro ambiental, la empresa que lo solicita debe completar un formulario específico que contiene la firma del representante técnico o medioambiental.

Anteriormente, se le enviaba un archivo de hoja de cálculo al cliente para que lo llenara con la información necesaria. El inconveniente es que este documento, en ocasiones, era modificado, lo que dificultaba la cotización y la emisión de la póliza.

Gracias a Magma IES, esta hoja de cálculo se reemplazó por un formulario incorporado dentro del sistema que se le envía al cliente con un enlace para que complete la información necesaria sin alterar su formato. De esta forma, no solamente no se altera el documento, sino que se tiene la posibilidad de ver los cambios ejecutados en las distintas versiones, lo que agiliza los procesos de cotización, emisión y renovación.

El software de Magma aceleró la operatoria del área de caución y les permitió hacer mejoras y desarrollos de coberturas específicas, evolucionando al ritmo de crecimiento de la compañía. Al ver los resultados positivos en este sector, el resto de las áreas decidió implementar nuestro ERP. En la actualidad, toda la empresa utiliza Magma IES.

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