Claves para Gestionar tus Prioridades cuando tienes un Equipo

Uno de los temas que más necesitan trabajar mis clientes con equipos a su cargo es la gestión de su tiempo. ¿Te ha pasado alguna vez que has estado todo el día sin parar de hacer cosas y al final no has sacado nada en claro? Todo el día ocupadísimo, pero sin alcanzar tus objetivos y además, totalmente agotado.

Está claro, si queremos conseguir nuestros objetivos y ejecutar un buen plan de acción, debemos ponernos manos a la obra, tenemos que hacer cosas. Aunque tenemos que establecer claramente nuestras prioridades si queremos invertir el tiempo en aquello que nos conduzca a los resultados que vamos buscando o que se esperan de nosotros.

¿Por qué te falta tiempo?

Es muy frecuente que cuando alguien tiene un equipo a su cargo tenga una gran sensación de agobio por la falta de tiempo. Hay varios factores que contribuyen a ello:

• Gestionar un equipo es una tarea muy compleja y que requiere tiempo adicional y energía: asignar tareas, hacer seguimiento, dar instrucciones, entrenarlos, comunicar, escuchar, etc…
• Continuas interrupciones. Cuando tienes un equipo a tu cargo es habitual que vengan a tu oficina ya sea a resolver una duda, traerte un informe o pedirte unas vacaciones o un aumento de sueldo. Demandan tu atención, tu energía y tu tiempo.
• Falta de delegación. Muchas veces el hecho de que sepas hacer una tarea te hace caer en la trampa de hacerla tú mismo en lugar de delegarla. Ahora tienes un equipo a tu cargo, tu misión es hacer que tu equipo haga esas tareas. Eso requerirá una inversión de tiempo inicial, pero si eliges bien las tareas a delegar y la persona, conseguirás tener un retorno de esa inversión.
• Dejarse secuestrar por lo urgente, ignorando lo importante. Esto ocurre muy frecuentemente, esas interrupciones, esas urgencias nos distraen y no hacen centrarnos en el corto plazo, vamos apagando fuegos y al final perdemos el norte. Eso nos hace que no seamos productivos y que al final no consigamos los resultados que realmente importan.
• Las nuevas responsabilidades que se adquieren cuando un profesional promociona. Frecuentemente su posición jerárquica lo pone al frente de nuevas responsabilidades, entre ellas liderar un equipo; es crucial ser consciente de que el modo de priorizar sus tareas va a cambiar.
• No saber priorizar u optimizar dónde invertir nuestro tiempo y esfuerzo. Muchas veces esto es consecuencia del punto anterior. Como se tienen nuevas responsabilidades, a veces cuesta jerarquizarlas, y por tanto valorar cuándo y cómo gestionar cada tarea.

Por un lado, tener un equipo a tu cargo significa que habrá actividades que ya no te corresponde hacer a ti directamente, sino que las tendrá que hacer tu equipo y tú serás el responsable de que se ejecuten correctamente.

Esto significa que tenemos que apoyarnos en nuestro equipo para optimizar nuestra productividad y distinguir en qué tareas debemos poner el foco.

TENGO UN DILEMA: ¿MI EQUIPO O MIS TAREAS?

Muchos de mis clientes que tienen por primera vez un equipo a su cargo suelen tener este dilema: ¿Me centro en atender a mi equipo o en ejecutar las tareas que hay que hacer? Suele ser el caso de muy buenos profesionales que, en recompensa por su trabajo y méritos profesionales, han promocionado y ahora dirigen un equipo humano.

Esto ocurre a menudo, pero el hecho de que sean muy buenos profesionales no significa que les resulte fácil gestionar personas. Liderar equipos es una labor delicada y complicada, de hecho, es un gran reto incluso para aquellos que tienen experiencia gestionando personas.

Estos profesionales pasan de ser expertos en lo que hacían, a no saber cómo desempeñar su nuevo puesto, simplemente porque no han asimilado su transformación de gestor de tareas a gestor de personas.

Tienden a actuar haciendo lo que mejor saben hacer, es decir, ejecutando las tareas. De modo que se centran en hábitos y conductas que les han reportado éxito en experiencias anteriores, porque piensan que así es como pueden solucionar la situación.

¿Cuál es el resultado de todo esto?

Lo que tienden a hacer estos profesionales es volver a su zona de confort, es decir, en lugar de asumir sus nuevas funciones como líder de un equipo humano, se centran en las tareas. Esto lo hacen principalmente por "ahorrar tiempo", evitar enfrentamientos, o pensar que ellos lo saben hacer mejor,...Por eso les cuesta tanto delegar.

Recordemos que suelen ser grandes profesionales, expertos en esas tareas y muy comprometidos con su trabajo, por lo que tienden a asumir las funciones de su equipo ejecutando esas tareas.

Como consecuencia, su día a día laboral se convierte en un infierno lleno de estrés, falta de tiempo, carga excesiva de trabajo.

Entonces....¿Qué tengo que hacer?

Aquí la clave está en distinguir qué tareas no puede hacer nadie más que nosotros y qué tareas, aunque sepamos hacerlas muy bien (incluso mejor que nuestro equipo) tenemos que delegar. Debemos hacer que esas tareas delegables se ejecuten a través de nuestro equipo.

Está claro que al principio necesitaremos invertir tiempo en entrenar a alguien para que se encargue de hacer esas actividades, pero una vez finalizado ese entrenamiento habremos desarrollado a nuestro equipo y nosotros dispondremos de más tiempo para hacer lo que realmente nos corresponde hacer.

En resumen, lo que tendríamos que hacer es:

1. Identificar tareas que solo nosotros podemos llevar a cabo y hacerlas nuestra prioridad.
2. Identificar aquellas tareas que nuestro equipo pueda hacer y entrenarlos para que lo puedan hacer de forma autónoma.

Si al leer este post te sientes identificado, infórmate y asesórate aquí. He visto en primera persona mandos intermedios y directivos que tras formarse y utilizar las herramientas y metodologías apropiadas han visto cambios significativos en la forma de liderar sus equipos y en los resultados.

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Inma Ríos se dedica a guiar a Profesionales, Empresas y Equipos a alcanzar sus objetivos y un Alto Rendimiento, por medio de Formación, Mentoring y Desarrollo Personal. Ingeniero Agrónomo con 15 años de experiencia en multinacionales en varios países. Business Trainer, Conferenciante y Coach Profesional Certificada por ASESCO nº 10.370. Más información en www.inmarios.com