Como desde S2C podemos generar ahorros e identificar opciones de mejora para generar valor en nuestra categoría?

Esta publicación está dirigida a compradores del área de #StrategicSourcing (S2C) y a #CategoryManagers, servirá como una guía fácil de entender para  identificar de form rápida durante un spend analysis, proyectos e iniciativas de mejora  que le permitan alcanzar sus objetivos.

Antes de analizar y buscar ahorros u opciones de mejora debemos tener dos cosas: la primera es contar con una base de datos del gasto (actualizada, completa, extensa, correcta, filtrada, depurada, homologada y con un nivel de detalle por SKU) y la segunda tener claros los objetivos principales de tu categoría para posteriormente poder alinear el análisis con el resultado deseado.

Algunos ejemplos de objetivos de una categoría podrían ser: obtener ahorros (siempre y para todas las categorías), reducir el # de proveedores, reducir el riesgo de suministro, mejorar la productividad (equipos, líneas, área, etc.), reducir los tiempos de entrega o fabricación, automatización de procesos, Homologación de marcas, mejorar la posición del comprador ante los proveedores estratégicos (poder de compra y posicionamiento), reducir riesgos legales (posibles litigios), estandarizar terminos de pago, mejorar el resultado en las auditorías, mejorar KPIs (todos los de compra que apliquen), aumentar el volumen de compras y transacciones por catálogos, Etc.

Hay dos maneras de trabajar como comprador una es de forma reactiva donde básicamente recibes el requerimiento del stakeholder (ticket, RFP, PR, etc) y comienzas a trabajar, y la otra es de forma proactiva en la cual ocupamos identificar iniciativas, desarrollarlas, obtener aprobación, ejecutarlas y controlarlas.

Contando con un guidance y una base de datos de gastos podemos empezar a ejecutar un #SpendAnalysis teniendo en cuenta como norte los objetivos o resultados esperados en nuestra categoría de estudio. Antes de analizar data es necesario definir que estamos buscando, donde vamos a obtener la información, que gráficos y pivot tables nos facilitarán el trabajo, no podemos revisar data sin saber que estamos buscando; y es por ello que a continuación listo una serie de recomendaciones que te ayudarán a hacerlo.

1.    De manera reactiva siempre tenemos la opción de conducir RFXs (RFI, RFP, RFQ) para obtener savings y mejoras en cualquier ámbito (técnico y comercial), lo importante es hacer Strategic Sourcing para identificar a los proveedores (use Matriz de evaluación) adecuados, recomendamos correr RFIs (cuestionarios) previo a un RFP/ RFQ para obtener información de mercado y de proveedores para acortar la lista de opciones , también es recomendable correr subastas para destrabar ofertas competitivas y asegurar el máximo beneficio. Como ultimo es recomendable construir un RFQ (Excel) con el mayor nivel de detalle posible o desglose de costos ya que esto nos facilitara renegociar al final cada rubro.

 2.    Otra manera de obtener rápidos resultados es atacar los contratos próximos a vencer, necesario tener una visibilidad de los contratos a vencer a mediano plazo e ir trabajando anticipadamente en una estrategia (#sourcingapprouch) para cada uno. Para ello necesitamos tener información de: categoría, alcance, valor, administrador, fecha de vencimiento, país, site  y acceso al Doc. Tenga en cuenta que debemos evaluar para todo contrato de servicios: que mantener, que eliminar, que mejorar y que nuevo scope introducir para generar valor.

 3.    Podemos obtener #Savings / #Cashflow mejorando y estandarizando las condiciones de pago, como hacerlo: revisar en nuestra base de datos, los proveedores con mayor gasto de mayor a menor (se puede trabajar un pareto 80-20) junto con su respectiva forma de pago e ir trabajando cada uno donde tengamos un mayor impacto o sencillamente filtrar todas las condiciones de pago fuera del estándar (payment terms) e ir negociando (use también la estrategia de asignar mayor volumen o scope para apalancar su negociación)

 4.    Se puede negociar reducir tiempos de entrega (para categoría de directos & MRO) a fin de reducir riesgos de suministros mediante una estrategia conjunta.

 5.    Reducir los riesgos de suministros en productos / servicios estratégicos (matriz de kralijc: alto impacto financiero + alta complejidad de suministro) mediante la Integración vertical de la cadena de suministros. también podemos aumentar los niveles (%) de Stock de seguridad, renegociar almacenaje en las instalaciones del proveedor o integrar más espacio a nuestra infraestructura de almacenes.

 6.    Evaluar siempre la opción de subcontratar Vs Hacer

 7.    Disminuir el riesgo de aprovisionamiento y costo mediante la estandarización de productos cuello de botella (matriz kralijc: bajo a medio nivel de impacto financiero + alto complejidad de suministro), podemos desarrollar o buscar productos sustitutos a menor costo en mercado locales

 8.    Reducir el # de proveedores mediante una estrategia que indique #proveedores (mínimo – máximo) por subcategoría / producto o servicio (SKU) , esto nos permitirá ser más eficientes, poder desarrollar a los proveedores que lo necesitan, evaluar y controlar.

 9.    Dar mayor alcance a un proveedor, podemos revisar si nuestro proveedor puede atender otros países otros sites, ofrecer otros servicios o suministrar nuevos productos.

 10. Ampliar la disponibilidad de productos y servicios en los catálogos de la empresa, para esto estratégicamente podemos revisar: que productos tienen mayor rotación (ejemplo MRO spare parts), mayor # de transacciones (PO o facturas), mayor volumen de gasto por proveedor; y con ellos negociar descuentos apalancados en volumen y alcance

 11. Distribuir un contrato entre especialistas de área : debemos revisar y detectar en cuales contratos con alcances complejos o extensos (obras civiles, logística, servicios, construcción, etc.) hay tareas que nuestro proveedor este tercerizando para hacer otro proceso con el especialista sin intermediarios

 12.  Siempre podemos desarrollar proveedores para: ampliar su capacidad, su alcance, mejorar su productividad, tecnificar, certificar o para prestar un nuevo servicio con la finalidad de obtener alguna mejora de ambos lados (win win situation)

 13. Proteger legalmente los procesos de compras: es necesario alinear requisitos con el área Legal y Financiera tales como los tipos, valores, plazos de fianzas o garantías (mantenimiento de oferta, de anticipo, de cumplimiento, buena calidad-vicios ocultos, contingencias laborales), penalidad por retrasos y hasta las pólizas de responsabilidad civil (cada una cuando aplique). Se puede recomendar una lista de empresas aseguradoras únicas localesde prestigio para la emisión de documentos e inclusive subcontratar un Broker para facilitar la gestión al proveedor (sin costo para la empresa)

 14. Minimizar el riesgo de aprovisionamiento mediante la sustitución de proveedor internacionales por locales (vea la estrategia de productos sustitutos o desarrollo de proveedores).

 15. Disminución de costos mediante la homologación de equipos y marcas para: obtener descuento por volumen, reducir costos de mantenimiento, paradas de planta y capacitaciones (ejemplo en CAPEX y MRO). 

16. Obtener trainings, capacitación o asesoría gratuita de parte de nuestros proveedores, la capacitación tiene un valor importante que puede ser medida como un valor y como un saving.

 17. Desarrollar productos y estrategias conjuntas con nuestros proveedores a fin de generar valor a procesos y productos estratégicos (soporte para investigación y desarrollo)

 18. Consolidar un pool de compradores para aumentar el volumen de compra y obtener un mejor precio y condiciones (poder de compras)

 19. Simplificar o delegar los procesos de compras para productos rutinarios (matriz de kralijc: bajo impacto financiero + poca o nada complejidad de suministro,ejemplo materiales de oficina), con esto poder enfocarnos donde más generemos valor.

 20. Generar más ahorros mediante el desarrollo yuna correcta implementación de la metodología de ahorros (#savingmethodology) para garantizar que todos los esfuerzos del equipo de Compras sean registrados en algún tipo de indicador como por ejemplo: P&L saving, non P&L saving and cost avoidance.

21. Búsque, comunique y de utilidad al Market Integillence: nuevos proveedores, nuevas tecnologias, best practices, cuando comprar, issues de riesgo, etc.