Como extraer información de un cubo de datos

Uno de los comentarios recibo con más frecuencia de los empresarios y gerentes con los que platico todo los días es que no tienen la información necesaria para tomar decisiones.

Si entendemos la información como la respuesta a nuestras preguntas, entonces de nada sirve tener un montón de datos perfectamente alineados pero que no cumplen este propósito.

Lo que en realidad buscamos es poder tomar acciones que mejoren los resultados de la empresa.

Hay 2 tipos de acciones que pueden derivarse del análisis de un cubo de datos: Acciones  estratégicas y acciones retrospectivas de medición o corrección.

Las acciones estratégicas son aquellas que analizan los datos para identificar oportunidades de generar valor que todavía no estamos explotando, y crear una estrategia que nos permita capturar ese valor.

Por ejemplo, suponiendo que estamos trabajando con un cubo de gastos, podemos buscar:

• Formas de consolidar el gasto con un menor número de proveedores aprovechando las compras por volumen
• Diversificar el gasto con más proveedores para mitigar el riesgo en los productos críticos
• Desarrollar proveedores que tengan potencial
• Identificar y aprovechar patrones de gasto como las compras estacionales

Podría seguir ad infinitum pues siempre hay una nueva estrategia que inventar.

Un cubo de datos también puede ayudar a encontrar oportunidades de transformación empresarial que pueden traer enormes beneficios.

Algunos ejemplos son:

• Identificar los procesos manuales y repetitivos que son susceptibles de automatizar
• Consolidar unidades de negocio en sistemas centrales en lugar de utilizar múltiples sistemas separados
• Revisar y optimizar cómo se gobiernan los datos maestros (creación, modificación y eliminación de registros)
• Evaluar si conviene utilizar inventario en consignación en lugar de inventario propio
• Etc.

Por otra parte, las acciones retrospectivas se usan para validar y corregir el rumbo de las acciones estratégicas.

Se trata de Hay que observar el cubo para medir y validar el impacto de una acción estratégica después de un periodo de tiempo establecido y determinar si es necesaria una nueva acción.

Por ejemplo, si decides establecer nuevos tamaños de lotes de pedidos en ciertos productos para reducir la cantidad de entregas buscando ahorrar en costos de envío y embalaje, el cubo se usa para validar que efectivamente se hayan reducido los costos de envío sin afectar negativamente a las operaciones.

Si no fuera el caso, es necesario averiguar porqué y ajustar la estrategia según sea necesario.

Por lo tanto, la clave para definir bien las acciones retrospectivas es hacerlo a la hora de iniciar una acción estratégica.

De esta forma evitas que las acciones retrospectivas se diluyan en el tiempo y podrás averiguar porque una acción estratégica no está dando los resultados previstos.

Una vez que encuentres el “por qué” institucionaliza la solución en tus procesos, documentación, listas de verificación, etc. Haz los ajustes necesarios y sigue adelante.

No trates de averiguar “quién” tomó una mala decisión sino busca cómo evitar que vuelva a suceder.

Si buscas un culpable todos se concentrarán en cubrirse las espaldas y la información dejará de fluir.

A menudo, esa es la razón por las que algunas personas no quieren ayudar a que el sistema funcione...

Tienen miedo a la rendición de cuentas.

Pero si lo que buscas es mantener a tu empresa en su zona de aprendizaje y aprovechar al máximo las acciones estratégicas, comenta “INFORMACION” y te compartiré una guía paso a paso para transformar tus datos en información.

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