Como no hundir un proyecto 7 / tener un buen plan

Empecemos con las cuatro nobles verdades, a menudo olvidadas:

• Las cosas son o no son, es decir, las acciones se hacen o no se hacen
• Una gran idea si tiene un mal plan, dará un mediocre resultado, pero si no lo tiene, es probable que acabe resultando un fracaso.
• Un plan es algo más que una lista de deseos o de buenas intenciones, es la plasmación de las energías de la empresa y las voluntades de las personas, si no existen estos dos componentes mal andaremos.
• Todo el mundo tiene un plan hasta que recibe el primer tortazo (Mike Tyson)

Estas energías y voluntades, se traducen en acciones, la calidad y cantidad de las mismas va a condicionar de forma significativamente el éxito o el fracaso, la implicación o el abandono, la ficción o la realidad.

La primera condición que debe cumplir un plan es que  el que lo haya diseñado se lo crea, y el que lo pida realmente lo apoye, y si es la misma persona, que no se haga trampa.-

Hay dos tipos de planes que acostumbran a llevar al fracaso.

• Los que son tremendamente exhaustivos en número de acciones y a la vez super-detalladas en el contenido de cada una de las mismas. Acaba con el típico “hemos cubierto el 80% de las acciones del plan” , que no significan las más importante o las más significativas . Si a un coche le falta el 1% de sus componentes – por ejemplo un cable -sencillamente, no funciona.
• Los que son generalizaciones suicidas, el ejemplo clásico “mejorar la relación con el cliente” como acción …

Realmente no importa si el plan tiene muchas o pocas acciones, lo que realmente importa es que sean las adecuadas y que sean consistentes.

Un acción es consistente si tiene todas las siguientes características :

• Es unívoca, si dos acciones suenan iguales, es que son iguales
• Es medible, ya sea mediante una marca - hecho/no hecho, ya sea mediante un indicador concreto (y fácil)
• Tiene un marco temporal definido:   duración, fecha de inicio y una fecha de fin previsto, y una duración no mayor de 2 meses (es de lo poco que me gusta del Agile, que no se alargan)
• Obviamente, esta asignada a alguien que lo sabe, que se responsabiliza y que sabe hacerla (o saba hacer hacerla)
• Es concreta, el tipo de acciones “incrementar las ventas en la región X” es un ejemplo de tarea inconcreta y frecuente, en estos casos mejor definir un subplan de acciones específico.

Recomiendo encarecidamente acudir a la inteligencia artificial generativa (copilot, Chatgpt o mi favorito, Gemini – ex bard)  si juntamos la idea con un buen dialogo basado en prompts la resultante no suele estar nada mal – y te ahorras unos brainstromings y más de alguna idea peregrina… -

Pero no importa lo bien hecho que plan, una de las formas más seguras de hacerlo fracasar es no hacer un seguimiento adecuado, en dos niveles:

-          Del responsable de la acción

-          Del responsable del proyecto

Si el responsable de la acción no se toma en serio su tarea se limita a mirar con van los temas unas horas antes del seguimiento y frente a cualquier pregunta suelta un discurso inconcreto, malo.

Y si el responsable del proyecto no impone un sistema muy estricto de seguimiento con consecuencias (positivas o negativas se abre una brecha que puede acabar afectando significativamente al resultado, es decir, peor.

Supongamos que hemos llegado hasta aquí, con coherencia y con un seguimiento de calidad, entonces tenemos una visión relativamente objetiva de cómo está funcionando el plan.

En este caso, podremos anticipar algún tipo de medida de corrección si es necesario, que pasa desde abandonar la idea a corregir determinados elementos, a cambiar el objetivo …. Es decir, a volver a redirigir el plan.

Porque cuando esto no lo hacemos, y estoy seguro que a más de uno de los que me leéis lo habéis sufrido, algunos de los responsables del plan van a convertirse en “justificadores oficiales”. Explicando las razones que justifican la desviación o el incumpliendo del plan, y el colmo de la diversión, diseñando planes de contingencia para apuntalar el plan. Y esto consume mucho más tiempo que hacer, ejecutar y seguir un buen plan.

Entonces, si que estaremos muy cerca del fracaso … y aún en este caso siempre nos quedará pensar que

Cada fracaso le enseña al hombre algo que necesitaba aprender.