Como planificar una semana productiva y equilibrada

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“Mi lista de pendientes no para de crecer”

“Los imprevistos me desacomodan todo lo planificado”

“Pasan los años y no logro concretar mis proyectos”

“Lo que me propuse a principio de año lo abandone hace meses”

“Estoy trabajando todo el día y cuando llego a mi casa solo quiero relajarme”

Durante años viví con este tipo de frustraciones. Años enteros sin poder encontrar el tiempo necesario para poder ocuparme de cosas que realmente quería. Los meses me pasaban “volando” entre trabajo y ocio. Los proyectos que incluían otras cuestiones importantes no tenían lugar.

Hoy, algunos años después, me siento en calma, sabiendo que dedico el tiempo y la energía suficiente a cada área de mi vida. Estoy muy conforme con el lugar que tienen mis hijos, mi mujer, el trabajo, los nuevos emprendimientos, mi aprendizaje, el momento de afilar el hacha, los amigos, el descanso, el ocio, el cuidado de la salud y todo lo demás.

Hay muchas maneras de encarar este proceso y definitivamente tiene que ver con muchos ejes. Pero creo que la planificación semanal es de los hábitos que más impacto positivo puede tener en la productividad y felicidad de una persona. Acá comparto condiciones previas y un paso a paso para que puedas incorporar este hábito tan importante a tu vida.

CONDICIONES PREVIAS

• Visión personal: el primer paso para poder comenzar a tomar decisiones es saber que queremos. Y redactar una visión personal a 5 años es fundamental para este proceso. Cuando tenemos presente el futuro que queremos vivir, es mucho más fácil decidir qué acciones actuales nos van a acercar a ese objetivo y cuales nos van a alejar.

• Estructura del día: En la planificación semanal, vamos a decidir en qué momentos dedicarnos a cada acción. Y no todas requieren el mismo nivel de energía y concentración. Por lo tanto, tenemos que conocer nuestros ritmos durante el día. Por lo general, las personas tenemos nuestra mayor cantidad de energía por la mañana y va cayendo hasta las últimas horas. Para profundizar en el tema: Un día híper productivo 
• Tiempo de planificación: Por lo menos una hora a la semana. Puede ser cualquier día de la semana (personalmente lo hago el lunes por la mañana). Pero tiene que ser un momento sin distracciones, sin interrupciones, de foco y lucidez. Vas a tomar las decisiones más importantes, por lo cual, vale la pena darle tiempo de calidad.
• Roles definidos: Para lograr un equilibrio en la planificación y luego en la ejecución, tenemos que saber cuáles son los roles importantes para nosotros. En mi caso son: persona, marido, padre, dueño de negocio, emprendedor, amigo/familiar y co-jefe de familia. Durante la vida van cambiando, así que en cada etapa tenemos que ir actualizándolos. Recomiendo no tener más de 7.
• Google Calendar: Es fundamental manejar un calendario donde podamos visualizar nuestra semana. Entender su estructura e ir modificando los eventos según necesitemos. Puede ser en papel, pero el Google Calendar sincronizado en notebook y celular, es muy potente y simple.

PASO A PASO

1. EVENTOS FIJOS. Para saber de qué tiempo disponemos en la semana, lo primero que tenemos que hacer es fijar los eventos que tienen horario y comprometen a otras personas. Reuniones con clientes, llamadas con equipo de trabajo. También cumpleaños, fiestas y compromisos sociales. A medida que vamos poniéndonos más cancheros planificando la semana, nos vamos a dar cuenta de que no podemos hacer todo y comenzamos a decidir que NO hacer.
2. OBJETIVOS PRINCIPALES POR ROLES. Considero que esto es la parte más importante de la planificación, porque vamos a decidir qué cosas son claves. Aquellas que realmente nos hacen avanzar hacia ese futuro que queremos. ¿Qué tiene que pasar esta semana para estar conforme en este aspecto de mi vida? Esa es una buena pregunta para hacerse. Es fundamental que sean simples y pocos, porque hay que lograrlos en medio de todas las otras responsabilidades. Algunos ejemplos personales: Rol “Persona”, objetivo “comer menos de 1700 calorías diarias”. Rol “Padre”, objetivo “elegir pileta y llevarlos a natación”, Rol “dueño de negocio”, objetivo “cerrar negociación de contrato de alquiler”. Rol “emprendedor”, objetivo “lanzar nuevas campañas de Facebook Ads”.
3. BLOQUEAR TIEMPO DE CALIDAD. Para hacer que las cosas pasen, necesitamos tiempo y energía. “Primero lo primero” dice Stephen Covey. Por lo tanto, tenemos que dedicar tiempo de calidad a esos objetivos importantes. Personalmente encuentro el horario de 9 a 12hs como el ideal para este tipo de cosas. Puede ser difícil si tenés otras obligaciones en ese horario, pero en ese caso una buena solución es levantarse más temprano y dedicarle algunas horas antes de comenzar con los compromisos. Es clave que pongamos en el calendario el bloque de tiempo, que lo veamos. Para profundizar en el tema: Time blocking 
4. RESTO DE TAREAS. Con los eventos fijos que elegimos y los bloques de tiempo para lo importante, vemos que tiempo disponible nos queda y calendarizamos otras tareas. Si son tareas de bajo impacto y que requieren poca concentración, las ponemos al final del día, cuando estemos cansados. Ejemplo: “hacer transferencias bancarias”, “responder tal mail”, “mandar información a tal persona”. Si utilizamos el mejor tiempo para estos trámites, estamos desperdiciando lo más valioso que tenemos. Otra manera eficiente es tener lista de pendientes y cuando tenemos un tiempo libre, tomamos esa lista y vamos atacando según su urgencia.

CONSIDERACIONES: Un error muy común (que cometí durante años) es ponerse una tarea atrás de la otra sin espacios libre. Eso nunca funciona, porque la realidad nos hace tardar un poco más de lo que esperamos. Tenemos que trasladarnos entre lugares y eso lleva tiempo. En las reuniones la gente llega tarde y siempre duran un poco más. Pasan imprevistos y tener un “colchón” entre tareas es una muy buena idea. Un tip: deja la mitad del viernes libre (o de tu ultimo día de la semana), para hacer todo eso que se va atrasar. 

Es importante destacar que hacer esto es un proceso de aprendizaje. Las primeras veces vas a sentir que se hace muy difícil. Pero confía que a medida que lo vayas haciendo, las cosas se van poniendo más fáciles.

Como todo habito, su impacto está en el largo plazo. Si una semana vas reaccionando a las urgencias sin un plan proactivo, no pasa nada. Pero si esa es tu actitud durante 10 o 20 años, tu vida va a ser radicalmente diferente.

“Las personas sobre estimamos lo que podemos lograr a corto plazo y subestimamos lo que podemos lograr a largo plazo” Matías Salom