Como preparar a tu empresa para un ERP

Un ERP es una herramienta esencial para todas las empresas de mediano tamaño. La necesidad de digitalizarse y movernos a modelos más remotos nos fuerzan a utilizar herramientas más poderosas para ayudarnos a organizar nuestra empresa. Lamentablemente implementar esta solución no es tan sencillo como pagar un solo monto. Aquí describo algunos consejos sobre los pasos previos.

Qué es un ERP, y cómo ayuda a las organizaciones. 

Un ERP o Herramienta de Planeamiento de Recursos, es un Software que ayuda a que tu empresa funcione, un sistema integrado que opera en tiempo real, compartiendo e intercambiando toda la información que usan para tener una base de información.

Usualmente estas herramientas están divididas en módulos que interactúan entre ellos, uno para cada área; 

• Contabilidad, Activo Fijo, Pagos, Presupuestos
• Recursos Humanos, Planilla, Beneficios
• Compras, Manufactura, materiales, calidad, flujos de trabajo
• Ventas, Clientes, Ciclo de Venta, Facturacion
• Proyectos, planeamiento, recursos, costos
• Reporteria

Al intercambiar la data, por ejemplo, las compras que realices se convierten en Activos si es que tienen el suficiente valor, y a su vez, comienza a afectar tus impuestos a partir de ese mes, todo esto se puede ver en un reporte.

Como sé que necesito un ERP?

Ésta es una de las preguntas más complicadas, porque una implementación de ERP puede costar entre veinticinco mil dólares y mucho más de medio millón. Con el tiempo y el crecimiento de las empresas, el caos implícito de la realidad causa problemas.

Si la empresa no ha tenido esta herramienta, lo que se va a ir haciendo más notorio es la falta de comunicación efectiva entre las áreas, dado a que hay más gente, los procesos son más complicados y hay menos tiempo para reuniones de coordinación.

A lo mismo, cruzar la información de varias áreas involucra varias personas, y por lo tanto, mucho tiempo de coordinación. Verificar que los datos estén bien también ocupa al personal clave que debería estar operando en vez de realizando presentaciones gerenciales.

Qué es lo complicado de una implementación?

Uno pensaría que instalar un programa es sencillo, pero hacer que funciones como lo necesitas es un proceso que demora meses. Esto más que nada se debe a las siguientes razones;

• Se necesita configurar toda la información de la empresa y subirla al sistema. Esto demora tiempo tanto del equipo implementador, como también de los recursos clave.
• El sistema requiere información que posiblemente no tenían clara, o ven que hay una oportunidad de mejora y lo desean cambiar. Estas definiciones nuevas se analizan en la cancha y se adaptan soluciones.
• Hay una resistencia al cambio, dado a que ahora se trabaja de una forma distinta, ya no se tiene acceso a la misma información y hay nuevas responsabilidades. 
• El sistema tiene una forma estándar para trabajar, por lo que la empresa debe cambiar sus procesos para adaptarse y construir encima para llegar a un punto medio entre las peculiaridades de la industria o empresa y el sistema.

Como nos preparamos?

La implementación del sistema es un proyecto grande que involucra a todos en la empresa, por lo que es crítico que la alta gerencia transmita su importancia a toda la organización, además de pedir su apoyo, de la siguiente forma;

• Tener toda la información a la mano, actualizada y real. Esta información se va a migrar o ingresar al sistema de una o otra forma.
• Esta información idealmente tiene que estar organizada y estructurada, no en múltiples archivos o sistemas. Preferentemente que todo esté en excel, o se pueda exportar a excel
• Tener todos los flujos de trabajo a la mano, ya que se deben replicar o modificar según lo requiera la herramienta. La idea es que todas las operaciones estén reflejadas en el sistema y se pueda visualizar que está pendiente. Cada tarea debe tener un rol responsable.
• Tener los roles organizacionales analizados, ya que los accesos que cada usuario tenga en el sistema determina qué puede hacer. Si los asistentes administrativos hacen la contabilidad o recursos humanos a veces hace de legal, la implementación va a resaltar estas inconsistencias y dibujar líneas claras entre ellas.
• Separar tiempo de los recursos clave para encargarse del proyecto. La implementación va a requerir varias respuestas a preguntas que no se imaginaban, y posiblemente, trabajo adicional para conseguir esa información, por lo que ya haber separado el tiempo para atender estos requerimientos va a valer la pena
• Tener definidos los reportes gerenciales que se necesitan generar.

Están felices con los ERP’s de sus empresas? Han pensado en obtener uno o cambiar el que tienen?

Si tienen preguntas, conversemos!

Siempre adelante,

Bonus; Que es un CRM y un Issue Tracker

Hay dos herramientas adicionales que se pueden utilizar que ayudan bastante a ciertas organizaciones y no necesariamente son un módulo del ERP; Manejo de Clientes (CRM) y Issue Trackers. El primero organiza la información de tus clientes y el flujo de ventas que tienes con ellos, además de enviarte recordatorios de clientes que no has visitado en mucho tiempo, o productos que no has movido. El segundo es un centralizador de solicitudes de diferentes tipos que se asignan a los usuarios adecuados, lo cual se usa bastante en atención al cliente o soporte interno.