Conceptos y vocabulario de los Sistemas de Gestión para los Documentos Nueva versión ISO 30300:2020

Las normas de la familia ISO 30300 son del tipo MSS Management System Standars /Sistemas de gestión, están dirigidas a la cúpula de la organización, se consideran de nivel estratégico y además son certificables por terceras partes. Ejemplos de ellas son la ISO 27001 – Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información o la ISO 9001 de Sistemas de gestión de la calidad. Se integran en el más alto nivel dentro de los sistemas de gestión de la organización. Se basan en la gestión de los riesgos, los ciclos de mejora continua y la evaluación de los resultados.

La gran novedad de esta nueva versión de la ISO 30300 es que proporciona un vocabulario común normalizado, coherente y consistente para el campo temático de la gestión de documentos. Es decir, define lo conceptos básicos para proporcionar una comprensión común del dominio de gestión de los documentos dentro de los productos ISO/TC 46/SC11 y tendrá una gran transcendencia porque todas las normas ISO que produce este Subcomité deberán ser conformes con esta terminología, por tanto, en las nuevas revisiones de estas normas se preferirán las definiciones de la ISO 30300.

Esta norma está también dirigida:

• A los desarrolladores de productos de gestión de documentos con el fin de normalizar su terminología

• A los usuarios de estándares y cualquier parte interesada para comprender claramente los conceptos de gestión de documentos representados por términos y definiciones consistentes.

Para su desarrollo se han seguido las reglas y pautas proporcionadas por el Comité ISO/TC 37, Lenguaje y terminología para la construcción de los estándares de terminología. Concretamente la norma:

• ISO 704:2009. Terminology work — Principles and methods

Los términos y definiciones se han organizado dentro de un sistema conceptual según sus relaciones. Estos sistemas conceptuales se representan gráficamente mediante diagramas. La novedad es que esta norma facilita la comprensión coherente de estos conceptos básicos más allá de los idiomas y las prácticas culturales de los productos relacionados con el ISO/TC 46/SC11. Los conceptos no son independientes entre sí. En el Anexo A de esta norma se proporcionan los diagramas conceptuales que pueden ser de utilidad para la comprensión de las relaciones de vocabulario.

El CTN 50/SC 1 – GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y APLICACIONES de UNE es el responsable de la traducción de las normas del ISO/TC 46/SC 11.