Consejos y Herramientas para el Trabajo Remoto

Siguiendo mi anterior publicación sobre lo que las empresas están haciendo para asegurarse que el trabajo remoto realmente funciona, estos son algunos consejos para trabajadores remotos (sea temporal, permanente o algunos días a la semana), basado en mi experiencia trabajando remotamente, en diferentes situaciones, como empleado y como independiente, durante más de 5 años. Espero que puedan aprovechar al máximo esta experiencia que, de no hacerse de manera controlada y organizada, puede llegar a tener un impacto negativo en su vida personal o los resultados que la compañía o sus clientes esperan que entregue.

Espacio de trabajo: Recuerde, trabajar remotamente no necesariamente significa trabajar desde casa (Sin embargo, dadas las circunstancias actuales, seguramente sí sea el caso), así que trabajar desde un café o espacio de coworking pueden ser buenas opciones, pero no todos los días ya que en algunos casos estos lugares no son prácticos para tener teleconferencias o tiempo de concentración para preparar una presentación, validar el presupuesto, programar un algoritmo, etc. En estas situaciones, estando en casa, mi recomendación es que tengan un espacio dedicado para trabajar, que no necesariamente tiene que ser una oficina completamente equipada, solo un escritorio, una silla cómoda, su computador (si tiene un laptop, le recomiendo usar un mouse y un teclado externo para estar más cómodo) y buena iluminación. No trabaje en el comedor, sala o cocina, a no ser que este espacio dedicado esté en esas zonas.

Cuando tenga teleconferencias no use el sistema de audio (parlantes y micrófono) internos de su computador, use el manos-libres de su celular o compre un buen parlante portátil para teleconferencias (¡vale la pena la inversión!).

Si tiene niños en casa, procure que su espacio de trabajo esté en una habitación en la que pueda tener privacidad en cualquier momento; si esto no es posible, trate de programar las teleconferencias o sesiones de lluvia de ideas con su equipo cuando los niños estén en el colegio, tomando una siesta o haciendo sus tareas. Seguramente habrá interrupciones, lo sé, pero tanto usted, como sus hijos y sus compañeros de trabajo terminarán acostumbrándose y manejando mejor estos momentos sin afectar el ritmo de las reuniones virtuales. Con mis hijos he tenido situaciones similares a aquella en la que BBC estaba entrevistando en vivo a una persona y de repente un niño entró a la habitación; estas pueden ser vergonzosas y frustrantes al principio, pero al final usted se acostumbrará, será más flexible y, a medida que pasa el tiempo ellos irán entendiendo lo que está pasando y por qué no deben hacer ciertas cosas en ciertos momentos; y de igual manera se deben ir creando reglas con ellos y se les deben asignar tareas de casa de acuerdo con su edad. Muy importante no desatenderlos y dedicarles tiempo en diferentes momentos del día solo a ellos. Por otro lado, no tengo experiencia con mascotas en casa, así que no tengo mucho que compartir en ese sentido.

El pasar mucho más tiempo con mis hijos mientras trabajo en casa ha sido una experiencia invaluable, con algunos sacrificios en mi vida profesional, pero con un balance positivo en general.

Por otro lado, cuando necesite un alto nivel de concentración, nada mejor que música, una taza grande de café y el tablero/pizarra. Recuerde siempre mantener su especio de trabajo limpio y ordenado.

Horario: Lo más básico es mantener su calendario actualizado con todas las teleconferencias, horas de concentración, sesiones de lluvia de ideas, entregables y no llevar cada día como venga; tenga su lista de tareas (to-do list) del día actualizada e inicie cada día verificando qué se completó y qué quedó pendiente del día anterior, por qué no se completaron esas tareas y re-priorizar en caso de ser necesario. Esta bien extender el trabajo a la noche de vez en cuando, pero si esto se vuelve recurrente algo debe estar mal en el calendario y la programación de actividades que se están trabajando simultáneamente. Asegúrese de tomar un tiempo para usted, haga ejercicio regularmente (mínimo 3-4 veces a la semana), tome pausas y dedique tiempo a las tres comidas diarias, evitando pedir domicilios todo el tiempo – Aunque hay algunas opciones saludables en Rappi y UberEats, trate de tomar el tiempo para preparar su comida como una de las pausas del día; también le servirá para controlar su presupuesto de comidas. Si usted piensa que cocinar lo es lo suyo y no lo quiere intentar, asegúrese de controlar lo que come ya que uno de los principales problemas del trabajo remoto es el riesgo de ganar peso por una mala alimentación.

Microsoft MyAnalytics es una poderosa herramienta para medir su productividad, cuenta con un tablero de control enfocado en 4 áreas: Concentración, Bienestar, Contactos y Colaboración. Presenta observaciones de productividad, patrones de trabajo, información sobre los colaboradores y las actividades en las que usted está trabajando con ellos, le ayuda a identificar hábitos que potencialmente impacten sus resultados y su salud, además de dar sugerencias de mejora. Tenga en cuenta que esta no es una herramienta mágica que va a mejorar las cosas por sí sola, primero se debe configurar y personalizar de acuerdo con sus hábitos y expectativas; luego usted deberá hacer seguimiento, verificar las tendencias con la información presentada, para luego hacer cambios en sus horarios y rutinas de trabajo.

Cuando se tenga que trabajar en operaciones en diferentes zonas horarias, no intente trabajar 24/7, esto no es sostenible en el tiempo y va a impactar negativamente en su salud, acuerde rotaciones de horarios con los equipos y asegúrese de tener implementadas herramientas de control (e.g. tableros de BI que le muestren cómo va la operación en sus horas productivas). Si la diferencia horaria es menor a 5 horas, asegúrese de aprovechar al máximo el tiempo laborar en el que coinciden y acuerde tareas y acciones que el equipo remoto o local pueda completar mientras usted no está disponible; por ejemplo, tener una reunión diaria tipo SCRUM es una muy buena práctica para hacer seguimiento a todas las operaciones, enfocándose en lo más relevante y asegurando que todo va en la dirección correcta, dando oportunidad a preguntas específicas que el equipo pueda tener y abordar situaciones especiales – Recuerde que este tipo de reuniones deben ser cortar y concisas, no más de 15 a 20 minutos cada una.

Código de vestimenta: Es correcto, aunque no hay un código de vestimenta cuando se trabaja remotamente, recomiendo no quedarse en su piyama todo el día; probablemente usted tenga que tomar una reunión a las 3AM y luego volver a cama, lo cual está bien, pero en horas normales de trabajo haga lo que regularmente haría antes de salir a su oficina, levántese y vístase para el éxito (“dress for success”), nunca se sabe cuándo un cliente, un compañero o su propio jefe le pida de repente tener una videoconferencia y porque se siente bien. No tiene que estar en traje y corbata, simplemente use algo con lo que se sienta cómodo para trabajar (excepto su piyama).

Comunicación:  Una de las desventajas del trabajo remoto es que se reduce la interacción social y por esto es recomendable programar algunas reuniones presenciales con su equipo en un café cercano, un espacio de coworking o en su casa/apartamento, siempre y cuando las condiciones lo permitan.

El trabajo remoto siempre va a crear la necesidad en el equipo de tener teleconferencias para todo, así que es importante definir el método de comunicación para cada situación y alinear las expectativas ya que muchas de esas teleconferencias hubieran podido ser un email o una simple llamada entre 2 personas sin necesidad de involucrar a todo el equipo. En caso de mantener las reuniones, asegúrese de dejar claro cuál es el objetivo al momento de programarla, no lleguen simplemente a improvisar y mucho menos permita que se use ese tiempo para tocar otros temas que se pueden manejar por otros medios. Documente todo y asegúrese que haya un seguimiento a todo lo que se acordó y las fechas límite. Hay herramientas como Microsoft Sharepoint, To-Do, Outlook, Google Tasks que pueden simplificar la tarea; sim embargo, una simple hoja de Excel en un drive compartido con un listado de seguimiento de tareas (“action tracker”) funciona, pero requerirá de una mayor atención.

Asegúrese de usar las herramientas adecuadas para cada situación, preguntas simples entre compañeros se pueden manejar por el chat de Skype, Skype for Business, Teams, Hangouts, TeamViewer, Slack o incluso WhatsApp (si las políticas de la empresa lo permiten); si la pregunta requiere de documentación y el involucramiento de una mayor audiencia, un email funciona pero, si es email es muy extenso, se corre el riesgo de que toda la información no llegue a todos y ahí es cuando una teleconferencia corta se requiere (igual envié ese extenso correo, pero luego de la reunión para que quede todo documentado). Para estas llamadas usted puede usar cualquiera de las herramientas mencionadas anteriormente, una llamada desde su celular o una mezcla de las dos ya que algunas personas pueden no estar disponibles en su computador en ese momento. Para aquellas teleconferencias previamente programadas, asegúrese de dejar minutas que incluyan todos los temas discutidos y las acciones acordadas con cada responsable, estas se pueden enviar por email, almacenar en una carpeta compartida, OneNote, EverNote, Sharepoint, MeetingPad, TeamMeeting o cualquier herramienta específica que use la empresa para mantener evidencias.

Conexión a Internet: Este requerimiento varía dependiendo de las tareas que requiera ejecutar en su trabajo y obviamente los usos adicionales que se den en el espacio remoto; por ejemplo, personas que trabajen solo con emails y eventualmente teleconferencias (incluyendo la función de compartir pantalla), estarán bien con una conexión de 10-15MB o menos, considerando que otras personas pueden estar usando la misma conexión con tareas básicas similares (en Colombia los planes más bajos inician en 25MB o 30MB, dependiendo del operador, así que esto es solo una referencia). Por otro lado, si usted maneja múltiples conexiones de escritorio remotas, carga/descarga datos en gran volumen, tiene la necesidad de tener varias tele/videoconferencias, trabaja con app de música o con YouTube (Así es, mucha gente usa YouTube para escuchar música y no para ver videos) y al mismo tiempo, uno de sus niños puede estar haciendo sus tareas en el portal del colegio, mientras el otro está viendo un documental en Netflix desde su tablet y su esposa(o) trabajando desde su laptop, definitivamente va a necesitar una mejor conexión, pero necesariamente una de 200MB como algunas personas me han dicho. Los precios varían mucho entre planes (y estratos aquí en Colombia) y probablemente no necesite de la conexión más veloz; si su proveedor y las leyes locales le permiten cambios mensuales de planes, le recomiendo iniciar con un plan bajo, probar si la conexión es lo suficientemente buena durante el primer mes y contactar al operador nuevamente para incrementarlo en caso de que sea necesario.

Conclusión: Desde mi experiencia, el trabajo remoto se puede hacer y poco a poco se irá popularizando entre compañías pequeñas y medianas, así como ha pasado en grandes corporaciones; muchos de nuestros clientes temen perder el control de sus empleados y los resultados, así como muchos empleados no se sientes cómodos haciéndolo luego de muchos años de trabajo en sitio pero, con las herramientas apropiadas, teniendo el apoyo de las empresas y definiendo reglas de juego claras a nivel de gobierno (y comunicándolas a todos los empleados), cualquiera puede convertirse en trabajador remoto y ser exitoso, mejorando la productividad y sobre todo la calidad de vida. Tome la situación por la que estamos pasando actualmente como una gran oportunidad para experimentarlo y sentirse cómodo con esta metodología de trabajo, el futuro es ahora.