🔥 Costos ocultos de los SaaS

Sabemos que como organización, se están equipando con la mejor tecnología disponible, ya sea para equipos de recursos humanos, ventas, marketing, etcétera, el software proporciona a tu organización las herramientas que necesita para prosperar como empresa.

Pero a pesar de los mejores esfuerzos de los líderes financieros y de adquisiciones en todo el mundo, los costos del software como servicio (SaaS) continúan aumentando a niveles gigantes.

La empresa promedio ahora está implementando un total de 177 herramientas diferentes que presionan el presupuesto, lo que hace que los costos del software superen las tasas de inflación del mercado. De hecho, se estima que un total de $1 de cada $8 gastado por una organización puede ser atribuido al software como servicio (SaaS).

En la actualidad, sin embargo, hasta un 31% del gasto en SaaS se está desperdiciando dentro de la empresa promedio. En otras palabras, cerca de un tercio de lo que actualmente se gasta en software podría evitarse fácilmente.

📌 ¿Cuáles son las fuentes comunes de costos ocultos?

Más allá de la tarifa inicial, la que aceptas cuando firmas cualquier contrato SaaS, existen una serie de costos ocultos que probablemente estén costando a tu empresa sustancialmente más de lo que debería. Estamos hablando de los costos que están bajo tu control. Esto es lo que necesitas hacer:

Gasto no autorizado

Cuando se trata de adquisición de SaaS, uno de los mayores desafíos para muchas organizaciones es el gasto no autorizado. En otras palabras, el proceso en el que individuos o departamentos compran software fuera de los canales establecidos de adquisición o flujos de aprobación de procurement, asumiendo que "hacen falta" y sin el conocimiento de los equipos de finanzas, TI y adquisiciones.

Pero, si bien puede dar a los empleados la flexibilidad para comprar sus herramientas preferidas, puede resultar en un costo excesivo para tu organización.

Dado que estas herramientas SaaS a menudo se compran bajo el radar, es probable que no tengas visibilidad de ellas dentro de tu conjunto de SaaS. Lo que significa que no tendrás visibilidad de sus fechas de renovación o términos de contrato, y dado que el 89% de los contratos de SaaS incluyen cláusulas de renovación automática, podrías terminar volviendo a suscribirte a una plataforma que ya no necesitas en el futuro, y a menudo a un precio más alto.

Finalmente, el gasto no autorizado, expone a tu organización a riesgos de seguridad, ya que generalmente está asociado con el uso de herramientas no aprobadas, también conocidas como "Shadow IT". Estas herramientas no verificadas pueden no cumplir con los estándares de seguridad y compliance, lo que hace que tus datos e información del cliente sean vulnerables a filtraciones, incluso podría tener costosas implicaciones legales. Esto sucede principalmente por:

• Necesidades de software no satisfechas
• Falta de un proceso claro de adquisición (procurement)
• Una necesidad urgente o a corto plazo de una herramienta

Tener un sólido proceso de adquisición de SaaS (procurement) es una de las mejores formas de abordar este desafío directamente.

Aplicaciones SaaS redundantes

Otra cosa que podría estar aumentando tu gasto en SaaS son las aplicaciones redundantes. En otras palabras, las herramientas de SaaS a las que se suscribe que se superponen en funcionalidad con otras aplicaciones de tu empresa.

Si bien esto suele ocurrir como resultado de diferentes departamentos que utilizan su propia elección de aplicaciones de software, también puede suceder dentro del mismo equipo, especialmente cuando los individuos tienen preferencias separadas en las aplicaciones que utilizan para llevar a cabo una cierta función comercial o campaña de marketing o nuevo proyectos a monitorear.

Uno de los mayores culpables de esto es, de hecho, el software de colaboración en proyectos. Después de todo, no es inusual encontrar un departamento como el equipo de desarrollo que utiliza Jira o Wrike, mientras que el equipo de marketing utiliza Notion o Asana.

Por lo tanto, al suscribirse a múltiples herramientas que cumplen la misma función, su organización está aumentando sin darse cuenta sus costos de SaaS.

Herramientas duplicadas

Las herramientas redundantes, no son la única fuente de licencias SaaS innecesarias. Muchas empresas también tienen suscripciones activas a herramientas duplicadas dentro de la empresa. A medida que las herramientas son adoptadas y desplegadas rápidamente por encargados de área y empleados individuales en toda la organización, vemos muchos casos de compras de múltiples licencias para la misma herramienta.

De hecho, no es raro encontrar dos departamentos diferentes pagando por dos suscripciones de software de colaboración en proyectos, como Monday.com, por ejemplo.

Si una organización está comprando accidentalmente varias suscripciones en lugar de simplemente agregar a su cantidad de asientos existentes, podría estar acumulando cargos innecesarios.

Sin embargo, el problema no es solo que la empresa esté pagando múltiples tarifas recurrentes al proveedor, sino también que tiene que pagar tarifas repetidas de "set-up", además de perder descuentos por volumen.

En lugar de eso, las organizaciones podrían ahorrar dinero auditando su conjunto de herramientas y condensando cualquier uso de SaaS dividido en múltiples suscripciones para la misma herramienta. Incluso si esto significa actualizar su nivel de suscripción, esto podría generar ahorros significativos a largo plazo en comparación con tener múltiples licencias utilizadas por diferentes áreas de la organización.

Licencias SaaS subutilizadas

Si su organización carece de supervisión de la SaaS contratadas, es posible que haya bajos índices de uso o participación con ciertas herramientas que actualmente están pagando, lo que presenta oportunidades de ahorro gigantes de costos. Su "stack tech" como empresa, podría rápidamente crecer por aplicaciones no aprobadas, redundantes o duplicadas, pero también por aquellas que han sido aprobadas y compradas, pero que están siendo subutilizadas y no proporcionan un retorno de la inversión.

Este es un problema común que enfrentan las organizaciones de todos los tamaños; de hecho, datos muestran que el 31% del gasto total en SaaS se desperdicia cada año. En la empresa promedio, esta cifra se traduce en $2.5 millones usd, o para empresas con más de 2,000 empleados, alrededor de $4.5 millones usd.

Existen varias causas de aplicaciones subutilizadas. La primera es simplemente que una herramienta ha sido comprada o renovada para un propósito específico para el cual ya no es necesaria, dejando que el contrato siga vigente y costándole dinero a la organización a pesar de no ser utilizada.

Otro desafío común es la sobreaprovisionamiento. Las empresas a menudo terminan pagando por un mayor número de licencias o un nivel de suscripción más alto del que realmente se necesita para su nivel de uso, especialmente al escalar.

Preocupa que algunos datos muestran que un promedio del 33% de las licencias de SaaS son apenas utilizadas o ni siquiera son utilizadas por los empleados previstos. En los departamentos de ventas, esta cifra es aún mayor, llegando al 49%.

Por último, puede haber licencias abandonadas en su conjunto debido a la terminación incompleta de una suscripción. Esto suele ocurrir cuando el usuario o miembro del personal que gestiona la suscripción se aleja de la empresa sin cancelar la licencia de un producto, lo que puede quedar en renovación automática en su ausencia.

El problema es que, con un 89% de proveedores que incluyen cláusulas de renovación automática en sus contratos, muchas empresas siguen pagando por un plan del que no tienen conocimiento.

🎉 Kunzapp al rescate

Como expuse, hay un conjunto complejo de factores que influyen en el costo bruto de tus contratos de SaaS. A medida que los precios del software siguen aumentando, podrías estar haciendo más para consolidar todas tu herramientas SaaS en una suite de herramientas valiosas y rentables. Pero, ¿cómo puedes empezar a reducir los costos ocultos de SaaS.

Como parte de nuestros servicios de gestión de SaaS, podemos ayudarte a realizar una auditoría completa y exhaustiva de tu stack tecnológico existente, evaluando tus niveles de uso para descubrir cualquier software innecesario o subutilizado. Pondremos el poder en tus manos para monitorear tu stack tecnológico desde un solo punto y obtener las mejores ofertas en la adquisición de nuevos software para asegurarte de que dejes de gastar en exceso en tus herramientas, además de negociar por tu empresa con data obtenida a través de nuestro sistema, consiguiendo resultados increíbles para nuestros clientes.

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