¿Cuál es el interés de digitalizar las facturas?

Hoy, en un mundo en plena disrupción, digitalizar las facturas y almacenarlas en la nube es una apuesta ganadora. Además de representar un ahorro de tiempo y dinero, la digitalización de los documentos le ofrece muchas más ventajas funcionales. Si todavía piensa que lo ideal es mantener un archivo físico de facturas en papel, este artículo seguramente le hará cambiar de idea. ¡Siga leyendo para saber cuál es el interés de digitalizar las facturas!

En primer lugar, ¿qué quiere decir digitalizar?

Digitalizar un documento significa pasarlo a un formato electrónico, y es una práctica que permite facilitar el acceso a la información puesto que, en formato electrónico, los datos cumplen perfectamente los siguientes tres requisitos esenciales: accesibilidad, facilidad de transmisión y seguridad.

El auge de las nuevas tecnologías ha modificado radicalmente los procesos del mundo profesional. Hoy en día, resulta imposible trabajar sin ordenadores, teléfonos móviles inteligentes, tabletas, aplicaciones móviles o mensajerías instantáneas. ¡Aunque pueda ser difícil creerlo, esas nuevas tendencias aún nos reservan muchas sorpresas y cada vez formarán más parte de nuestra vida cotidiana! La digitalización de los procesos dentro de una empresa permite generar una gran cantidad de ventajas, desde la gestión de la producción hasta la gestión de los recursos humanos, pasando por la gestión de la contabilidad: ¡las oportunidades son casi infinitas!

¿Cuál es el interés de digitalizar las facturas?

Las facturas son documentos importantes para la empresa e imprescindibles para distintos procesos: contabilidad, tributación, gestión comercial, etc. Por eso, deben conservarse con extremo cuidado, tanto por motivos legales como para las necesidades de la empresa. Teniendo en cuenta su importancia, digitalizar las facturas puede resultar de gran utilidad para las empresas, y les permite:

Ganar tiempo: si tiene sus facturas digitalizadas y archivadas en la nube, ya no le costará nada encontrarlas, le bastará con realizar una simple búsqueda. Gracias a la clasificación de los documentos por nombre, fecha, objeto, etc., se acabó el calvario de tener que buscar un pequeño recibo que ha acabado en el fondo de un cajón, todo se clasifica, almacena y archiva.

Aportar seguridad a los datos y evitar las pérdidas: las facturas en formato electrónico estarán mucho más seguras que en formato papel. El papel puede perderse. ¡La digitalización constituye una garantía frente al riesgo de pérdida y le permitirá conservar con sumo cuidado esas facturas imprescindibles para toda la empresa!

Centralizar todos los datos: ¿cuántas veces sus procesos se han visto ralentizados porque un documento se encontraba lejos de la oficina, en la residencia de uno de sus trabajadores? Gracias a la digitalización de los documentos, todas las personas implicadas en un proceso pueden acceder a los distintos documentos almacenados en la nube sin ningún problema.

Exportación de datos simplificada: con sus facturas en formato electrónico, podrá exportar fácilmente sus documentos y evitar tareas pesadas como la entrada manual de datos. Con un solo clic, podrá descargar las facturas digitales para integrarlas fácilmente en su sistema ERP u otra solución de gestión.

Responder a la problemática de la movilidad: digitalizar las facturas utilizando una solución inteligente le permitirá ser más flexible y facilitará la movilidad. Así es, cuando esté fuera de su lugar de trabajo habitual, solo tendrá que digitalizar su factura y olvidarse del papeleo acumulado y del estrés de último minuto.

Disfrutar de una mayor visibilidad de los gastos de sus trabajadores durante sus desplazamientos profesionales: para los mánagers, a veces puede resultar difícil supervisar el trabajo de sus equipos, aún más cuando sus colaboradores deben desplazarse y trabajar lejos de su lugar de trabajo habitual. Recurrir a la digitalización de las facturas y al almacenamiento en la nube le permitirá controlar el avance de la misión del colaborador.

Ganar espacio: al digitalizar las facturas, podrá disminuir el volumen de papeles y así ganar espacio. En vez de hacer fotocopias de la factura original y enviárselas a las distintas personas implicadas, solo tendrá que digitalizarla y almacenarla en su servidor o en una aplicación específica. Además, ¡reducir al mínimo el uso del papel es una acción beneficiosa para el planeta!

Evitar que los documentos se deterioren: cualquier persona que haya gestionado notas de gastos sabe que tras pasar unos días en una cartera, un recibo puede llegar a ser indescifrable. Al digitalizar sus recibos, garantizará la perennidad de la información que contienen.

Como ya habrá entendido, ¡digitalizar las facturas es una apuesta ganadora! Además de permitirle ganar tiempo, espacio y dinero (gastos de almacenamiento, costes de búsqueda de documentos), esa transformación le permitirá gestionar mejor sus notas de gastos si opta por una aplicación de gestión de gastos.