¿Cuánto tiempo debo guardar los documentos en mi archivo?
Todas las empresas generamos una cierta cantidad de documentos a lo largo de los años que se va acumulando en nuestros archivos. No debemos olvidar que a la hora de organizar "hacer limpieza" debemos tener en cuenta algunos aspectos para hacerlo de forma correcta.
Tipo de archivo
Todos esos papeles que almacenamos se pueden dividir en:
Legislación vigente
Si quieres comprobar todos los tiempos de prescripción de los distintos documentos tendrás que acceder a distintas leyes que lo especifican.
Tiempos establecidos
Para los documentos fiscales el tiempo establecido por ley son 4 años que empiezan a contar desde la presentación de estos ante la administración correspondiente. Sin embargo, en caso de que presenten pérdidas o deducciones, este plazo se aumentará a los 10 años.
Para los documentos mercantiles, el periodo de validez es de 6 años, sin embargo, siempre es recomendable guardar de manera indefinida los registros contables, con el fin de poder consultarlos en un futuro.
Finalmente, en el caso de la documentación con información confidencial, será la propia empresa la que establezca estos tiempos, y su destrucción debe estar pautada y garantizando la seguridad y privacidad de los datos.
Si quieres ampliar la información o necesitas ayuda con la gestión de archivos de tu negocio, no dudes en contactar con nosotros.