Cual es el mejor enfoque para escoger una herramienta PPM? - Parte 2

Cuando un organización decide implementar la gerencia de portafolio, por lo general y dependiendo de su grado de madurez en gerencia de proyectos organizacional, acompaña todo estos cambios con la implementación de una herramienta de gestión de portafolio de proyectos o herramienta PPM. Las ventajas de implementar una herramienta PPM son muchas, por ejemplo: mayor alineación de los proyectos con la estrategia de la organización, mayor colaboración entres las diferentes áreas de la empresa, estandarización de procesos y plantillas en todos los proyectos, mejora en la utilización de los recursos y mejora la toma de decisiones y gobernabilidad dentro de la empresa.

Dentro de los motivos más comunes que contribuyen con el fracaso de una correcta implementación de gerencia de portafolio en una organización destacan el descuido de mejorar procesos de PPM, en paralelo con la carencia de la puesta en vivo de una herramienta PPM adecuada y la falta de patrocinio ejecutivo.

En este sentido, una vez  existe una decisión clara de implementar la gerencia de portafolio, con unos objetivos y alcance definido, presupuesto estimado y se cuenta con el apoyo de la alta gerencia empresarial , el paso siguiente es evaluar las diferentes opciones que nos ofrece el mercado en cuanto a herramientas PPM. Hay muchas opciones en el mercado y decidir cual es la mejor va a depender de cada situación empresarial. Sin embargo, se pueden examinar los diferentes criterios que nos pueden ayudar a hacer esta selección más adecuada:

Priorización de los proyectos: este criterio por lo general se refiere a la alineación de los proyectos con los objetivos y metas estratégicas de la organización. Existen herramientas PPM muy robustas en la priorización del portafolio, enfocadas en el análisis y la optimización de los proyectos, con capacidad de evaluar los proyectos propuestos anticipando su impacto en el negocio, simulando las consecuencias de hacer o no hacer un proyecto, considerando varios criterios financieros y otros legales, regulatorios o de urgencia para el negocio. En el mercado muchas herramientas PPM carecen de estas funcionalidades y por eso muchos autores no las consideran herramientas para el manejo de un portafolio, sino herramientas para el manejo de multi proyectos.

Gerencia multi proyectos: herramientas enfocadas en la gerencia de proyectos con capacidades de dar soporte al proceso de planificación, manejo de cronogramas, manejo de la EDT o estructura de descomposición de trabajo, estimación de costos, seguimiento y control de proyectos, gestión de riesgos entre otras funcionalidades. Las funciones centrales en gerencia de proyectos ya no son un factor diferenciador en la oferta de las herramientas PPM del mercado y la mayoría de las herramientas cumplen con un conjunto de funcionalidades que soportan metodologías de gerencia de proyectos y metodologías de implementaciones ágiles y tradicionales (waterfall).

Balance de recursos: un proceso importantísimo para la efectiva implementación de gerencia de portafolio es el manejo de la demanda y disponibilidad de recursos, bien sean recursos humanos, tecnológicos, monetarios, materiales o de otra índole. Una herramienta PPM que ayude a la organización con este proceso tiene capacidades de análisis de los recursos en cuanto a sus habilidades, competencias y experiencia. También tiene capacidad de hacer el control del índice de utilización de los recursos, determina la necesidad de recursos adicionales internos o externos y determina el impacto de demorar o dividir tareas en un proyecto. Las herramientas PPM poseen la funcionalidades para simular y anticipar escenarios que generan cuellos de botellas de recursos o recursos subutilizados en la organización. Las herramientas PPM incorporan funcionalidades de registros de horas, gastos y facturación o en otros casos se integran de manera rápida, en línea y trasparente a los sistemas ERP.

Colaboración: Casi todas las herramientas PPM tienen funcionalidades de colaboración que permite la integración y comunicación entre todos los equipos de proyectos, gerentes, ejecutivos y regiones del portafolio. Los proveedores han incorporado características de actualizaciones en tiempo real, fácil acceso y conectividad a través de dispositivos móviles. Las capacidades de las herramientas incluyen alertas, workflows, cuartos de colaboración, gestión documental.

Alineación con el negocio: un gran porcentaje del uso de la herramienta PPM se espera sea por parte de los altos ejecutivos de la organización, de manera que la herramienta ayude a visualizar la alineación de estrategias de alto nivel con las capacidades de la organización, que la herramienta permita simular la investigación profunda de impactos potenciales de los proyectos y que provea informes y tableros de mandos configurables que proporcionen la visibilidad clave requerida para objetivos de dirección estratégica.

Facilidad de uso: El valor realizado de la gerencia de portafolio y de la herramienta PPM que la soporta será real si es usado extensivamente por todos los miembros de equipo que lo necesitan. Por consiguiente, la facilidad de implementación y su uso es un factor crítico para determinar el retorno de una inversión en una herramienta PPM.

Esta lista de criterios para evaluar una herramienta PPM podría ser mucho más extensa. Existen matrices para evaluar herramientas PPM con más de seiscientas funciones a valorar para hacer una correcta selección. Por lo pronto, tengamos en cuenta este pequeño abrebocas.