Cuando decidimos qué vamos a trabajar, tenemos claro en función de qué?

Tu trabajo consiste en descubrir cuál es tu trabajo y, entonces, entregarte a él de corazón. “Buda”

Todos tenemos claro que debemos de tener prioridades en nuestro trabajo. Pero fijarlas supone que hay unas cosas más importantes que otras. La cuestión fundamental sería dilucidar: ¿importante en relación con qué? ¿o con quién? Pero antes nos tendríamos que preguntar si de verdad tenemos prioridades que hemos identificado, definido y que cumplimos o nos dejamos llevar por las sorpresas y crisis que recurrentemente aparecen a lo largo de cualquier día.

Evidentemente fijaremos prioridades en función de nuestro trabajo. Y vuelvo a recordar un concepto que repito cada vez que puedo: trabajo es todo compromiso que hemos aceptado tanto en “nuestra vida profesional como en la particular”. Para ello, deberíamos conocer con todo detalle cuál es la finalidad que buscamos: ¿para qué o por qué lo hago?, ¿por qué he aceptado algo para hacer de otras personas

David Allen, en su libro “Organízate con eficacia”,  señala que en cualquier momento de nuestro día nos encontraremos con que la tarea que estamos realizando podremos encajarla dentro de  tres tipos de actividades:

• Realizar un trabajo predefinido
• Realizar un trabajo a medida que éste surge
• Definir nuestro trabajo

Es decir; proactivamente he elegido, de entre todas las cosas que tengo pendiente de hacer en una lista, la que en estos momentos estoy realizando. O bien, haciendo las cosas según me van llegando. O bien procesando la información que he ido recopilando previamente, para decidir si los trabajos que me han entrado los debo hacer y cuando.

Imaginemos cualquier día a media mañana: he tenido que suspender una reunión imprevista con un  empleado que había llegado a mi despacho con una queja referente a que su jefe de equipo no atendía a una sugerencia que él creía importante para el desarrollo de un proyecto. La he pospuesto porque mi secretaria me ha pasado una llamada de un cliente que me ha tenido casi una hora al teléfono. Nada más terminar he dejado las anotaciones que había tomado en la improvisada reunión con mi colaborador y las notas que he tomado durante la llamada de mi cliente en un  cajón de mi mesa, ya las miraré más tarde, cuando pueda. Además, me doy cuenta de que no puedo quitarme de la cabeza las malas notas que este trimestre ha vuelto a traer mi hijo. Salgo corriendo a una reunión que debería haber comenzado hace 20 minutos. En el camino, me encuentro a mi jefe que me recuerda el e-mail que me ha enviado a la mañana diciéndome que quiere estar conmigo urgentemente. Al escuchar la palabra e-mail, me acuerdo del que me ha enviado mi hija para recordarme, por tercera vez, que le haga una transferencia para cubrir los gastos del mes de su piso de estudiantes.

Mucha gente se siente más cómoda trabajando de esta manera que pensando sobre qué debe trabajar. Es más fácil reaccionar que pararte a pensar, diseñar y decidir tu trabajo.

Pensar es el trabajo más arduo que existe. Quizá esa sea la razón por la que haya tan pocas personas que lo practiquen. “Henry Ford.”

Es muy fácil dejarse llevar y estar en permanente estado de “ocupado” o reaccionar ante la sensación completamente subjetiva, en la mayoría de los casos, de “urgente”. Lo difícil es pensar, decidir, procesar, darle sentido a todas estas cosas que de manera constante entran en nuestra vida. Es decir: de los tres tipos de actividades que nos sugiere David Allen estamos, casi permanentemente,  en la segunda de las opciones.

Es cierto que hoy en día, y dado el cambio sustancial que se ha dado en el trabajo, para muchos es necesario estar preparado para asumir al instante retos y nuevas tareas en el momento en que aparecen. Pero si sólo trabajamos de esta manera, terminaremos por darnos cuenta de que no hacer lo que sabemos o intuimos que no estamos haciendo, nos causará estrés, ansiedad y frustración.

Además, es muy probable que si no hacemos caso durante el tiempo suficiente a todos esos compromisos que hemos aceptado, tarde o temprano terminarán explotando y convirtiéndose en emergencias que añadirán más leña al fuego del trabajo que hay que hacer a medida que surge.

La capacidad que tengamos de derivar las sorpresas hacia nuestra lista de cosas pendientes por procesar, fijará  nuestros límites competitivos y productivos. Será mucho más fácil trabajar en función de algo, en este caso de nuestras prioridades, si somos capaces de recopilar en una lista nuestros compromisos pendientes.

Ello nos permitirá definir en cualquier momento nuestro trabajo para, siempre, realizar uno predefinido y ser más proactivos a la hora de realizar uno, a medida que éste surge.

¿Cómo decides cuál va a ser tu próxima tarea?, ¿trabajas en modo ocupado o urgente todo el día?, ¿qué consecuencias tiene?, ¿eres consciente de lo que se te queda sin hacer?, y tus prioridades, proyectos y objetivos,  ¿para cuándo quedan?

José Ignacio Azkue