No culpen a la herramienta

-María, necesitamos con urgencia una herramienta digital colaborativa para estos días, ¿Qué nos recomiendas?

Tras un breve intercambio para entender a qué nos referimos, sugiero “X” herramienta.

-  Ah, no, tendrá que ser otra, porque esa ya la probamos y no nos sirvió para ser más colaborativos.

El teletrabajo y la coordinación en remoto con nuestro equipo se ha convertido en una prioridad máxima y repentina para navegar la realidad en la que nos encontramos estos días.

La complejidad habitual en la que hacemos vida, trabajo y empresa, ha golpeado con fuerza ante esta crisis y nos ha llevado a empresas y equipos a lanzarnos a la desesperada al universo de las herramientas digitales.  Esta nueva dinámica de trabajo que hemos tenido que poner en marcha prácticamente de la noche a la mañana, está a su vez abriendo la caja de Pandora del funcionamiento de muchos equipos, o quizá más bien, de sus disfunciones.

No han sido pocas las veces estos días que he conversado con colegas y clientes que se están planteando estas preguntas: ¿Por qué no nos sirven las herramientas digitales que estamos usando? ¿Por qué no estamos consiguiendo trabajar como equipo?

Con este post, lejos de echar más leña al fuego de las dificultades, lo que busco es aportar claridad y cierta tranquilidad de espíritu a aquellos líderes y miembros de equipos que necesitáis saber que el caos en el que quizá estéis navegando estos días, tiene solución. Para eso, voy a relacionar algunas de esas herramientas salvavidas que veo que se promueven como remedio para la adversidad, con las necesidades ocultas que están saliendo a la superficie a raíz de su uso estos días, dejando claro que no estoy recomendando ninguna de ellas, ni por experiencia de usuario ni por aspectos técnicos, atendiendo precisamente a las razones por la que estoy escribiendo este artículo.

Un canto de esperanza:

Y es que, aunque no tengo duda de que estamos haciendo lo mejor que podemos con lo que tenemos y sabemos, veo fundamental salir fortalecidos de las circunstancias para atender de una vez por todas a lo verdaderamente importante.

La implantación de herramientas digitales y recursos colaborativos está actuando como una lente que nos permite ver a nuestro equipo con cierta claridad. Estas herramientas están siendo un espejo que refleja el comportamiento actual del equipo, descubriendo su capacidad para re-orientarse y enfocarse y la calidad de sus interacciones.

No me dedicaría al diseño organizacional y la facilitación de procesos de cambio en equipos si no creyese, supiese y experimentase a diario que la imagen que podéis estar reflejando como equipo estos días, no determina vuestra identidad como profesionales, ni habla de la esencia de vuestro propósito común, sino de la falta de claridad sobre el mismo. La coyuntura actual está desvelando la dependencia directa del comportamiento del equipo —con vuestras relaciones y emociones — y los resultados que obtenéis. El grado de madurez del equipo se está poniendo a prueba, lo sé, aunque podéis impulsar vuestra evolución observando y comprendiendo las necesidades que emergen en estas circunstancia.

Flujos de trabajo, método y organización de tareas

Programados a través de herramientas y software como Monday, Notion o Kanbanize, entre otros.

Lo que puede salir a la superficie: Falta de foco y autonomía, exceso de burocracia. Es posible que el equipo sienta una gran desorientación en el uso de cualquier plataforma, si existe una falta de visión estratégica y de claridad sobre el sentido de las tareas que componen su trabajo. Clarificar un propósito de equipo que evolucione con él, facilitar y respetar la autonomía de las personas para contribuir a las tareas necesarias articulando flujos inteligentes, son requisitos innegociables para poder realizar cualquier trabajo de forma efectiva, con herramienta digital o sin ella.

Seguimiento de proyectos y objetivos

A través de herramientas digitales como Trello, Asana, Team-Gantt, etc. Implantadas con el objetivo de gestionar on-line el progreso de los proyectos.

Lo que puede emerger: Falta de flexibilidad y adaptabilidad, agilidad fantasma. Cuando el sistema de gestión de proyectos persigue a la realidad, en lugar de adaptarse a ella y darle respuesta con efectividad, estamos perdidos. El método sirve a un propósito y no al revés. Más allá de una herramienta de seguimiento, es importante articular mecanismos para conectar de forma continua e iterativa con los cambios en el entorno y orientarse hacia los intereses y necesidades a los que sirve el proyecto.

Además, en muchos casos existe una gran desorientación sobre cómo trabajar por objetivos, cómo enunciarlos, cómo medir su progreso, en qué indicadores los basamos, ahondando entonces en la frustración, cuando los volcamos en la herramienta digital.

Espacio de trabajo (virtual)

A través de herramientas como Sococo y Walkabout, que crean espacios virtuales para la coordinación de las personas en un equipo.

Lo que puede emerger: Falta de confianza y cultura de equipo alimentada por miedo. Estos días no dejo de ver cierta supervisión insana, fiscalización del trabajo y tratamiento infantil a las personas por parte de algunos líderes y responsables de RRHH.

Si lo que quieres es que las personas que forman tu equipo se responsabilicen de su trabajo y se comprometan con los objetivos, el primer paso es permitirles hacerlo, confiando en ellos y predicando con el ejemplo.

Un apunte, un espacio de trabajo on-line no sustituye al off-line y, tanto en uno como en otro, el respeto por lo humano tiene que estar por encima de cualquier artefacto empresarial. Me encuentro estos días con personas que están aumentando sus horas de trabajo sin sentido y de forma insostenible ante la facilidad de conectividad.

Comunicación

Plataformas digitales como Slack, Microsoft Teams o Yammer son algunas opciones destinadas a crear canales de discusión y comunicación en el equipo.

Lo que puede salir a la superficie: Falta de escucha y ausencia de un espacio para el diálogo y la conversación. Las herramientas que utilices van a ser un reflejo más de esta deficiencia, si los miembros del equipo no tienen voz para aportar, contribuir y expresarse (sí, incluyendo emociones).

Estos días se están abriendo brechas muy profundas entre muchas personas y las organizaciones para las que trabajan, al sentir que sus emociones y circunstancias personales no solo no cuentan, sino que no deben interferir en su desempeño.

La comunicación es un factor clave del funcionamiento de un equipo y si no se basa en el diálogo humano, tendrá su reflejo en canales sin uso e interacciones sin valor para el progreso del equipo.

Co-creación y colaboración creativa

Algunas de las herramientas digitales que se pueden usar en facilitaciones creativas on-line son Mural, Muro o Paddlet.

Lo que puede emerger: La colaboración, la creatividad y la innovación no nacen mágicamente de la herramienta digital. Si los miembros del equipo no son escuchados cuando aportan ideas y no se sienten legitimados para llevarlas a cabo, será difícil sacar nada en claro de una sesión de brainstorming, por muy visual y disruptiva que sea la plataforma que utilices. Si les exigen ser creativos sin formación ni recursos, como una tarea más que no se incluye en su tiempo de trabajo, es probable que no reine un clima de entusiasmo y colaboración en torno al uso de herramientas como las que mencionaba antes.

Evaluación del trabajo

Varias de las plataformas mencionadas antes permiten realizar retrospectivas y otras como MetroRetro, están pensadas para tal fin.

Lo que puede salir a la superficie: Quizá te encuentres ante la quinta de las 5 disfunciones de un equipo que enunciaba P. Lencioni: Falta de atención a los resultados. La importancia del aprendizaje continuo hace aquí su aparición, porque si cada vez que finaliza un trabajo o un proyecto, no promovemos la reflexión sobre qué sí ha funcionado y qué no, qué ha ayudado o dificultado para obtener los resultados, ya sean satisfactorios o insuficientes, va a ser muy difícil crear ese sentido de mejora continua imprescindible para evolucionar. Por otro lado, las historias de logro y fracaso que arrastra un equipo alimentan su cultura y condicionan su capacidad para aprender de los errores.

Integración de herramientas y automatización de tareas

Facilitado por plataformas como Zapier, Notion o a través de sistemas integrales como el creado por Microsoft con Office 365.

Lo que puede emerger: Falta de orientación al valor, personas centradas en tareas que no contribuyen y un exceso de importancia de la cantidad sobre la calidad de lo que hacemos en nuestro puesto de trabajo. De nada servirá disponer de la herramienta más eficaz para automatizar tareas y flujos, si ignoramos las interdependencias de las personas y los procesos.

Será realmente difícil integrar los sistemas y herramientas si los trabajos no se construyen en torno a la capacidad para sumar valor de las personas que los desempeñan.

Gestión del conocimiento

Aplicaciones como la española Zapiens o Guru se basan en la creación de valor a través del conocimiento tácito y explícito de una organización.

Lo que puede salir a la superficie: Desvalorización del interés común y las relaciones humanas. Teniendo en cuenta que vivimos en la sociedad del conocimiento, su gestión inteligente marca la diferencia en el desempeño de un equipo. Solo cuando la información fluye en red y las personas tienen la confianza de que su valor en la empresa no depende de la información que acaparan, herramientas como las mencionadas contribuyen a hacer del conocimiento una fuente de innovación para el equipo.

Clima

Gracias a herramientas como Chimp or Champ podemos medir el pulso del equipo de forma dinámica.

Lo que puede emerger: Miedo, falta de credibilidad en la dirección y de compromiso con la organización. Es normal que los miembros del equipo puedan desconfiar de encuestas y herramientas como esta, si no tienen la seguridad de poder expresarse con honestidad y cuando lo hacen, ven que nada cambia en lo que no funciona.

Si no vas a comprometerte con el cambio y además arrastras un historial como verdugo cada vez que has hecho una encuesta de clima, será difícil que recibas autenticidad cuando midas el estado de ánimo de tu equipo.

Claves para restaurar al equipo y re-construir una base sólida

• Back to basics. Sencillez is the new black cuando la situación ya es compleja de por sí. Implementar un entramado de herramientas así, de repente, puede saturar al equipo de muy mala manera por muy pro-eficacia que sea la intención.
• Ten presente que lo on-line no sustituye a lo off-line. Deja de matar en vida con videollamadas densas e interminables.
• Cualquier gesto para fomentar la autenticidad tiene un gran valor, hay muy buenas dinámicas de facilitación para enfocar vuestra esencia como equipo hacia un propósito común claro. ¿Qué tal una conversación para conectar con vuestros valores e identidad como equipo?
• No olvides que cuidar las relaciones es lo que permite al equipo adaptarse al contexto como una unidad.
• Si al reflexionar sientes que tu equipo no brilla con toda su luz y no obtenéis resultados que responden a todo su potencial, hay muchas probabilidades de que llegue el momento de plantear un cambio cultural de la mano de un profesional.
• Empieza ya a poner en valor la conexión entre relaciones, emociones y resultados, escucha a las personas, son ellas las que saben lo que verdaderamente necesitan.