Cumplimiento del Requisito de Socios Comerciales CTPAT & OEA

Contextualizando, para México el comercio exterior representa más del 75% del PIB del país; de ese porcentaje, el 80% es con EUA, por lo anterior, el CTPAT es de gran relevancia en nuestro país, ya que es una certificación que viene de Estados Unidos y a quienes les ofrece principalmente beneficios es a las empresas importadores dentro de los EUA; en México es similar a los beneficios que ofrece el Operador Económico Autorizado (OEA).

Para que se puedan acceder a los beneficios CTPAT y OEA, además de la empresa también toda la cadena de suministro debe de estar certificada, es por eso que las certificaciones, aunque son voluntarias se están convirtiendo en “voluntariamente a fuerza”.

Una empresa certificada, cuando tiene su proceso de revalidación generalmente cada dos años, se les hace una auditoría y uno de los principales requisitos a verificar dentro de dicha revisión es que le hayan hecho auditorías a sus socios comerciales. Si no les hacen auditorías, es muy probable que pueden tener un hallazgo importante y solo se tendrán 20 días hábiles para subsanar el requisito, sino subsana dicho requisito se entrará a un proceso de cancelación y si les cancela la certificación OEA, no podrán volver a aplicarla hasta después de 5 años.

Lo más importante de los requisitos de estas certificaciones, es seleccionar a nuestros socios comerciales, verificar que sean confiables para no relacionarnos que tengan nexos con el narcotráfico, lavado de activos o financiamiento al terrorismo por mencionar algunos ejemplos. Los dos programas (CTPAT y OEA) nos van a pedir un procedimiento documentado para la selección de nuestros socios comerciales.

CTPAT es un poco más flexible en dicho procedimiento, OEA nos indica los aspectos que debe cumplir; en una auditoría demostraremos el cumplimiento con el expediente completo de cada socio comercial de acuerdo a nuestro procedimiento establecido. Posteriormente, se sugiere que cada año la empresa haga una verificación de sus socios comerciales (auditorías).

Los socios comerciales críticos para la seguridad en la cadena de suministro, son los que están relacionados directamente con mi cadena de suministro, por ejemplo: transportistas, agentes aduanales, empresas de seguridad privada, maquilas, almacenes, proveedores de material de empaque y embalaje e incluso a veces materia prima dependiendo de donde se estén exportando.

No solo se hace la auditoría, se entrega un informe de auditoría y de los hallazgos identificados a los socios comerciales, tenemos que generar planes de acción correctivos. Si no tenemos esa evidencia, el SAT no nos va a tomar en cuenta y entraremos en un proceso de cancelación (OEA).

CTPAT es un poco más flexible, nos dice que podemos enviar el cuestionario de seguridad, es lo que hace la mayoría de las empresas, sin embargo es poco probable que haya retroalimentación para verificar que la información recibida del cuestionario sea real.

Por ejemplo, si llegáramos a tener una contaminación de embarques, le vamos a tener que demostrar a la autoridad la debida diligencia, es decir, que todo lo que estuvo dentro de mi control, hice lo necesariamente posible para que no se diera la contaminación. En ese embarque tendré que meter todos mis controles y si en algún punto de la cadena se percatan que no se hizo dicha retroalimentación del cuestionario de seguridad, quiere decir que no hiciste todo lo necesario para que no se diera la contaminación.

Ante dicho supuesto, se procedería a la suspensión de la certificación y tendríamos que ir a demostrar ante otras instancias para probar que no estamos relacionados con esa situación; si en el juicio no podemos demostrar nuestra inocencia, vienen las multas y hasta nos pueden meter en la lista de la OFAC, que es donde están todos los nombres de las empresas ligadas al narcotráfico, terrorismo o al financiamiento al terrorismo.

Un primer filtro del expediente de tu socio comercial, puede ser la búsqueda de dicha empresa en la lista de la OFAC para asegurarse que no se encuentre en esa lista a nivel mundial.

Existen otros socios comerciales críticos que no están relacionados directamente con la cadena de suministro, por ejemplo, empresas de limpieza, se consideran críticos por la información que pueden recabar durante su trabajo o que puedan estar ligados con alguna organización delictiva, por lo cual es necesario también revisar que sean confiables. De igual forma el área de comedor, en ese caso el personal puede sacar o meter fácilmente mercancía.

Por lo anterior es importante la auditoría a todos nuestros socios comerciales. Muy probablemente a algunos socios comerciales no les aplican todo el perfil de seguridad de CTPAT y OEA, sin embargo es indispensable hacer las auditorías a fines a cada socio comercial; por ejemplo, hoy en día las empresas de seguridad privada es uno de los eslabones más débiles, casi no se auditan a estas empresas y no vemos si tienen controles de confianza. A ellos no les vamos a revisar puntos como seguridad de vehículos de carga o de procesos logísticos por que no aplica para ellos, sin embargo, su análisis de riesgo, seguridad física, controles de seguridad, selección de personal, ciberseguridad etc.  

Algunos indicadores de advertencia al seleccionar a tus socios comerciales:

·        Buscan hacer pagos en efectivo

·        Estar dispuestos a pagar por encima de la tarifa estándar

·        Poco conocimiento del producto que se enviará

·        Evasivo en respuestas

·        Información mínima de contacto

·        Empresa nueva sin historial comercial o crecimiento muy acelerado

Arreglos de reconocimiento mutuo CTPAT y OEA.

CTPAT reconoce a la OEA y viceversa. Por ejemplo, si el CTPAT nos hace una auditoría y salimos bien, podemos presentar esa visita de validación y nos la dará por válida para no tener que hacer otra visita específica por OEA; esto aplica en ambas vías.

Por otro lado, si en la auditoría OEA salgo negativo y pierdo la certificación, en automático también perdería la certificación CTPAT y viceversa. Además hay que recordar que perder alguna certificación también nos da como consecuencia perder algunos clientes.

Es muy importante el proceso de auditorías, puede parecer muy laborioso, sin embargo cuando se presenta alguna incidencia es de suma importancia para poder ampararnos ante la debida diligencia. Debemos mapear la cadena de suministro, e identificar a los socios comerciales y sus riesgos. Una empresa certificada no es garantía que tengan aplicados sus controles de seguridad, por lo cual son necesarias las auditorías anuales.