Daily Scrum en construcción

El Daily Scrum en construcción es uno de los cinco eventos que marcan el framework de Scrum. Su importancia radica en su periodicidad y el contenido que se maneja, ya que se enfoca en estar continuamente alineando la ejecución con el resultado. Esta reunión es conocida como la “reunión de pié” por su corta duración. No debería exceder los 15 minutos, y en ella se deben manejar tres elementos de la construcción: Avance, Planificación y Obstáculos.

Recomendado:

• Pilares Scrum en Construcción
• Sprint Burndown Chart
• Los 5 Eventos de Scrum para Construcción

Avance (actividades ejecutadas)

Se debe exponer de manera breve cuáles actividades o Historias de Usuario han tenido avance o han sido culminadas a satisfacción. Cuál fue la cantidad de trabajo completado y el tiempo de duración a la fecha o total. La finalidad de dar a conocer estos datos, es para poder llenar el Sprint Burndown Chart.

Nos realizamos las siguientes preguntas en este elemento:

• ¿Qué hice ayer para acercarnos más hacia el Sprint Goal?
• ¿Existen cambios que deba informar a Proyectos?
• ¿Tengo algún excedente de material?

Planificación (actividades a ser ejecutadas)

Está conformada por todas aquellas actividades que vamos a ejecutar o faltan por completar. La idea de esta parte de la reunión es saber que lo que estamos haciendo siga alineado con el Sprint Goal, de existir algún cambio o desvío el equipo puede tomar los correctivos de inmediato.

Nos realizamos las siguientes preguntas en este elemento:

• ¿Qué haré hoy para lograr el Sprint Goal?
• ¿Tengo la información del Proyecto completa?
• ¿Tengo la procura en sitio?
• ¿Tengo los equipos y el ejecutor de la tarea?
• ¿Existe algún cambio en una actividad anterior que implique cambios en la que se va a ejecutar?

Obstáculos (elementos que no permiten el avance)

Aquí vamos a exponer qué actividades prelan el desarrollo que tengo pensado ejecutar, de qué elementos carezco o qué situación se presenta que me impide avanzar.

Nos realizamos las siguientes preguntas en este elemento:

• ¿Qué me impide o bloquea lograr el Sprint Goal?

¿Cuál es la importancia del Daily Scrum en construcción?

Entendamos que el Daily Scrum no es una reunión para reportar, los Scrums diarios mejoran las comunicaciones, identifican impedimentos, promueven una toma de decisiones rápida y, en consecuencia, eliminan la necesidad de otras reuniones.

Esto no quiere decir que no se puedan llevar a cabo otras reuniones, podemos convocar reuniones para tocar temas específicos que implican mayo tiempo o la incorporación de personas ajenas al equipo. Lo que sí es seguro es que muchas de estas reuniones van a surgir desde un Daily Scrum.

¿Cómo aprovechar el corto tiempo del Daily Scrum en construcción?

Para lograr que en tan corto tiempo todos los involucrados tengan la oportunidad de expresar sus puntos y que el Scrum Master pueda alinearlos, se debe contar con toda la información a la mano de cada actividad. Es por ello que recomiendo que se lleve un expediente que resuma bajo los Tres Pilares de Scrum (transparencia, adaptación e inspección) lo que en construcción importa:

Transparencia

Se define como la información, insumos o recursos necesarios para ejecutar una actividad, la generación de un cambio, cometer un error u omisión, antes, durante o después de ejecutada la actividad. Y que dicha información esté a la mano de todos los miembros del equipo, con la finalidad de ser conocida para una mejor toma de decisiones en pro de generar los resultados alineados con el Sprint Goal.

Para el caso de la construcción tomaremos estos ítems como principales y que aplican a la mayoría de las actividades:

• Información del Proyecto (arquitectura, ingenierías y especificaciones)
• La procura (material, equipos o servicios requeridos en obra)
• Ejecución (cuadrillas de personal, contratistas, subcontratistas)
• Seguridad (equipos de protección, protocolos y permisos)

Adaptación

Todo proyecto de construcción tiene cambios, por lo tanto el equipo debe ser flexible para poder adoptarlos y desarrollarlos, sin que ello signifique retrasos en la entrega. Es por ello que debemos documentar y exponer al equipo cuáles son los retos o cambios que exige el Proyecto y cómo vamos a resolverlos.

Estos cambios deben colocarse dentro del expediente de la actividad o Historia de Usuario, de manera tal de obtener un planteamiento claro para que el equipo se dedique a resolverlo. Esto sería un primer tiempo de reflexión cuando se genera un cambio o reto. Existe un segundo tiempo de reflexión que es cuando ya tenemos la solución o se aplicó el correctivo necesario para la exitosa culminación de la actividad, y se genera la retroalimentación o la mejora continua.

Todo esto debe ser colocado en el expediente porque va nutriendo nuestro historial, el cual sirve para consulta en futuras situaciones similares.

Inspección

La inspección se realiza no desde el punto de vista de revisión final, sino más bien como un proceso continuo que se va nutriendo y va analizando la evolución de la actividad. Su comportamiento y cuáles serían los elementos que han dificultado su ejecución.

También sirve para asegurar que durante la ejecución no se desvía la energía fuera del Sprint Goal o meta.

Conclusión

Recomiendo ampliamente tener un expediente de rápida consulta al momento de tener los Daily Scrum, al tener una guía de lo que estamos hablando de manera estructurada, nos permite rapidez en nuestras intervenciones y fomentar la cultura ágil.

Daily Scrum a pesar de su corto tiempo, es una de las reuniones más productivas para un Proyecto de Construcción, pues el repaso diario genera que el equipo esté alineado y concentrado en lo que realmente importa.