Deja de Procrastinar: cómo crear deadlines para dejar de procrastinar y hacer que las cosas sucedan

Contenido.

I. Introducción

II. El poder de los deadlines.

III. Cómo crear un robot en tiempo récord.

IV. Cómo trabajar con deadlines:

Fija un deadline.

Hazlo público.

Prioriza.

Ejecuta organizadamente.

V. Reflexión final: ¿por qué funcionan los deadlines?

¿Quieres dejar de procrastinar? Fija deadlines

Hace un par de años durante el mes de noviembre tuve la oportunidad de ir a Toronto a certificarme como Design Thinking Master por la firma Experience Point.

Tan pronto como llegué a México, hablé con mi jefe de aquel entonces Carlos Delgado, sobre diseñar una experiencia de aprendizaje para nuestro equipo extendido para compartir el conocimiento que había adquirido. Este tema era crítico para el equipo, así que estuvimos de acuerdo (verbalmente) de que para finales de Diciembre lo tendríamos listo.

Fast-forward un par de meses después: el curso no estaba ni a la mitad. Para entonces, el acuerdo que habíamos hecho estaba retrasado dos meses y, para ser honesto, no se le veía para cuando terminara.

Entonces algo sucedió y las cosas cambiaron.

El poder de los deadlines.

Un día nos juntamos Carlos y yo e hicimos algo distinto: fijamos un deadline (ahora sí formal).

Pero había más. No solo definimos una fecha -o un deadline-, también lo hicimos público. Enviamos la invitación a las personas que asistirían, y nos aseguramos que todos confirmaran.

En cuanto fijé un deadline, de pronto todo fue diferente. Trabajé con mucho más estructura y enfoque de lo que había trabajado los últimos 2 meses.

El resultado: la sesión de entrenamiento fue llevada a cabo en tiempo y la calidad del curso fue bastante buena.

Quizá estés pensando: Entonces, ¿solo pusieron un deadline y se lo dijeron a otros? ¿Ese es el secreto para trabajar de manera eficiente y productiva?

Bueno, pues sí. Ese es el secreto y, déjame decirte, es uno bastante efectivo. Si no me crees, pregúntale a Jake Knapp -Design Partner en Google Ventures- y estoy seguro de que estará de acuerdo.

Cómo crear un robot en tiempo récord: un deadline fijo y no negociable es la clave.

Knapp es el creador del Design Sprint de Google Ventures. Un proceso que está, en gran parte, basado en fijar deadlines: el lunes eliges un objetivo y el viernes pones a prueba un prototipo.

En su libro Sprint, Knapp presenta el concepto de hacer que las ideas se vuelvan realidad en un breve periodo de tiempo, y uno de los pasos críticos para que eso suceda es “manufacturing a date” o, en otras palabras, fija un deadline.

Él usa el caso de un equipo de tecnología que quería probar el funcionamiento de un robot para room service en hoteles. ¿Sabes qué fue lo primero que hicieron? Se comprometieron -no solo verbalmente sino con contratos, pagos y toda la cosa- con un hotel en una fecha específica para probar el robot.

Cómo trabajar con deadlines.

1. Fija un deadline.

En el caso de Knapp, fijaron un deadline como una manera de obligarse a hacer que las cosas sucedieran. Además, lo usaron como una herramienta para estructurar sus actividades y sus tiempos.

En mi caso, yo podría decir que los compromisos y proyectos del día a día no me dejaban terminar el curso de Design Thinking. Pero eso es más una excusa que una razón.

La verdad es que el acuerdo inicial con Carlos, no fue tanto un deadline sino más bien una intención y, como no existía una fecha de entrega, todo el proyecto se sentía como algo por lo que no había que preocuparse.

El problema es que sí había algo sobre lo que preocuparse. Como dije antes, el curso era crítico para el equipo pero, al no tener un deadline, fuimos pateando cada vez más el proyecto para después.

Hay algo acerca de los deadlines que cambian la manera en la que vemos nuestras actividades y proyectos.

El curso va a suceder el 7 de abril, dijo mi jefe.

2. Hacerlo público.

Una vez que acordamos la disponibilidad del equipo para la sesión de Design Thinking, enviamos todas las invitaciones. Todo mundo sabía cuándo y dónde iba a suceder y no había marcha atrás. Estaba dicho. Un deadline no negociable y público.

Podría decir que hicimos una especia de declaración que debíamos honrar, y esto es clave. Danielle Brown, Intel Chief Diversity & Inclusion Officer, dice que este tipo de declaraciones te ponen en el reflector y genera un accountability más profundo.

3. Prioriza.

Tener un deadline fijo cambia no solo la manera en la que ves un proyecto; también cambia tu agenda por completo. Te obliga a ser organizado y a priorizar.

Apliqué todas las técnicas relacionadas con priorización que conocía en aquel entonces, y dije que no a muchas cosas que ciertamente podían esperar para después.

4. Ejecuta organizadamente.

No fue fácil honrar la fecha establecida. Tuve que dedicar tiempo de más (días enteros) para trabajar en la tarea.

Además, curiosmente tuve que establecer algunos otros deadlines para forzarme a ser eficiente. Simplifiqué mis tareas y utilicé la técnica Pomodoro para trabajar en breves sprints de tiempo.

Todo esto me obligó a ejecutar de una manera más organizada y con prioridades bien claras.

¿Por qué funciona?

¿Funciona? En mi experiencia: ¡funciona bastante bien!

Te puedo decir que 9 de cada 10 veces que hecho esto he conseguido buenísimos resultados. Entregamos en tiempo y entregamos con calidad lo que sea que nos hayamos comprometido a hacerlo (porque funciona también para equipos enteros).

Eso es lo que consigues cuando dominas el arte de “manufacturar” deadlines para tus proyectos: priorización, y ejecución organizada.

Establecer una fecha te provee de una referencia en tiempo para planear y organizar mejor tus actividades. Además, los deadlines públicos hacen que equipos enteros sean más eficientes y sientan la presión suficiente como para avanzar a paso firme en sus proyectos.

Por último, fallar en la entrega de algún compromiso puede ser vergonzoso. Y nadie quiere pasar una vergüenza. Probablemente algunos costos ya hayan sido comprometidos y por eso sea más difícil de cancelar.

Establecer una fecha límite -o deadline- te provee de una referencia en tiempo para planear y organizar mejor tus actividades.

Aquí lo tienes. ¿Quieres realmente sacarle el provecho a los deadlines? Fija una fecha, considéralo no negociable, y hazlo público. Así podrás comenzar a “manufacturar” deadlines de mayor impacto. Ah, y por cierto, también comenzarás a hacer que las cosas sucedan.

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Diego Lainez es CEO y fundador de Dare to Learn, una consultoría de aprendizaje corporativo que ayuda a las organizaciones a potenciar su talento a través de estrategias y experiencias de aprendizaje memorables.

Time Ownership es una iniciativa que busca devolver a las personas el control sobre su tiempo y potenciar su productividad.

Es también un taller online y presencial-remoto que busca reinventar la manera en la que los individuos, líderes y organizaciones alcanzan sus metas siendo más productivos en las cosas correctas.

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