Delimitación del Aprovisionamiento (Procurement) dentro de la Cadena de Suministro (Supply Chain)

Del mismo modo que existen diferencias entre Compras (Purchasing) y Aprovisionamiento (Procurement), las cuales quedaron explicadas en mi anterior entrada, los términos de Aprovisionamiento (Procurement) y Cadena de Suministro (Supply Chain) tienen una frontera difusa que no permite distinguir con facilidad dónde terminan las funciones del primero y continúan las del segundo. Ello provoca que haya personas que se confundan, llegando a pensar que ambos conceptos son el mismo. El propósito de este artículo es marcar dicha línea diferenciadora de la forma más clara posible y así evitar dicho error.

Es un concepto claro que el Aprovisionamiento forma una parte de la Cadena de Suministro, aunque no siempre resulta fácil comprenderlo si utilizamos la definición de Cadena de Suministro proporcionada por el CSCMP (Council of Supply Chain Management Professionals):

"La gestión de la Cadena de Suministro comprende la planificación y gestión de todas las actividades involucradas en la búsqueda, aprovisionamiento, transformación y todas las actividades logísticas relacionadas. Mayormente incluye la coordinación y colaboración con socios de negocio, los cuales pueden ser proveedores, intermediarios, proveedores externos de servicios, y clientes. En esencia, la gestión de la Cadena de Suministro integra la gestión del suministro y la demanda, dentro y entre compañías."

 Incluso si lo que queremos buscar es únicamente el límite antes definido, el CSCMP de nuevo proporciona una información que, aunque cierta, resulta confusa:

"La gestión de la Cadena de Suministro es una función integradora cuya responsabilidad primaria es la de enlazar las funciones y procesos principales de negocio tanto dentro como entre compañías para formar un modelo de negocio cohesionado de alto rendimiento. Ello incluye las actividades de gestión de la logística, al igual que las operaciones de fabricación, dirigiendo la coordinación de procesos y actividades entre y en conjunción con márquetin, ventas, diseño de producto, finanzas y tecnologías de la información."

 Personalmente prefiero la claridad de la definición de Cadena de Suministro que escribe David Blanchard en su libro “Supply Chain Management Best Practices”:

"Se define Cadena de Suministro como la secuencia de eventos que cubren el ciclo de vida completo de un producto o servicio desde que es concebido hasta que es consumido."

Aunque los conceptos son los mismos en ambos casos, la definición de David Blarch resulta más precisa y explicativa, y da una visión clara del alcance de la función de la Cadena de Suministro. También establece implícitamente que la función de Aprovisionamiento es un eslabón dentro de la cadena de funciones de la Cadena de Suministro; tan sólo nos queda definir los límites en los que comienza y termina el Aprovisionamiento. Afortunadamente existe un Ciclo de Aprovisionamiento, el Procure-To-Pay Circle, que delimita de forma clara el inicio y fin del mismo:

• Identificación del Requerimiento / Necesidad
• Autorización de la Solicitud de Compra
• Aprobación de la Solicitud de Compra
• Aprovisionamiento
• Identificación de Proveedores
• Dudas
• Recepción de Ofertas
• Negociación
• Selección de Proveedor
• Creación y envío de la Orden de Compra
• Recepción de Nota de Envío
• Recepción de bienes/servicios
• Registro de Facturas
• 3 Way Match
• Pago de Proveedores

 De acuerdo a lo anterior podemos decir que el Ciclo de Aprovisionamiento comienza en el momento en el que se identifica el requerimiento o necesidad para el cliente interno. Hay que tener en cuenta que la necesidad no es decir, por ejemplo, “necesito chapa de acero”. Una necesidad en el ámbito del Aprovisionamiento tiene que venir acompañada de toda la información relevante a la misma:

• Cantidad: 3 Tm, 10 chapas etc…
• Especificaciones técnicas: Tipo de acero, medidas, espesor
• Fecha y condiciones de entrega
• Presupuesto y, en algunos casos, condiciones de pago

Toda esa información consolida una necesidad y permite iniciar el Ciclo de Aprovisionamiento. No es función del Ciclo de Aprovisionamiento recopilar dicha información, aunque con más frecuencia de lo que se podría pensar es un trabajo que suele realizar el departamento de Compras y Aprovisionamiento. No es posible realizar un buen aprovisionamiento si no se comprenden perfectamente las necesidades el área usuaria, y por ende es el área usuaria quien tiene el conocimiento de lo que realmente necesita y así debe comunicarlo al efectuar su requerimiento.

Después, tras las sucesivas etapas, se llega a la fase final en la que, una vez realizada la comprobación 3 Way Match (Validación de la orden de compra, recibo de almacén y factura), se procede al pago de honorarios al proveedor en los términos acordados durante la negociación. El último hito de pago marca el fin del Ciclo de Aprovisionamiento. Digo el último porque existen casos, como en trabajos de mantenimiento de maquinaria de producción, en los que hay diversos pagos a  lo largo del servicio, con un pago final una vez realizados los trabajos de mantenimiento y validados por el responsable dentro del departamento de Producción. Ese pago final es el hito que marca el fin del Ciclo de Aprovisionamiento.

 En conclusión, el Ciclo de Aprovisionamiento está incluido dentro de la Cadena de Suministro, pero con unos límites que, lejos de ser difusos, están bien definidos y señalan claramente su inicio y final.