Descubra todo lo necesario sobre cada proceso de auditoría de software y cómo afrontarla.

Ninguna organización desea ser blanco de auditorías de software; pero casi la mayoría se ha enfrentado a una auditoria de software.

Cada día es más frecuente que las empresas se enfrenten con una Auditoria de Software.

Los fabricantes de software al pasar de los días se vuelven más agresivos y las notificaciones de auditoria de software aumentan en gran manera.

Para desarrollar un poco más este tema, entendemos que una auditoria de software el proceso que se encarga de analizar y verificar el uso del software y la legalidad de los contratos que lleva a cabo cada empresa. Esto se realiza conforme a los términos contractuales de las licencias adquiridas según las cláusulas de cada fabricante.

Por otra parte, las licencias de software es el derecho que otorga cada fabricante a un cliente y/o usuario para usar un determinado programa bajo ciertos límites y condiciones, que su duración es determinada en un periodo de tiempo previamente establecido. En definitiva, un simple derecho de uso limitado de un determinado software.

La notificación de revisión de software advierte por escrito al cliente con antelación sobre su intención de auditar el uso de los productos.

Cumplido el plazo establecido comienza el proceso donde se verifican las licencias, con el objeto de encontrar excesos en la utilización de cualquier tipo de licencia con respecto a los derechos concedidos bajo el propio acuerdo de licencia, para que el cliente pague las tarifas aplicables al uso en exceso en un plazo establecido por el fabricante auditor.

La manera en la que su organización logre gestionar este proceso de verificación de licencias podría ser la diferencia entre resolver su caso de manera confidencial o tener una pesadilla pública y muy costosa.

Pero ¿cómo defenderse ante este evento? ¿Qué hacer? ¿Existe una forma de salir ileso ante este hecho? Estas son solo algunas de las interrogantes más frecuentes.

Ahora bien, es un hecho que una auditoría puede ser un proceso complicado, en donde se gasta una gran cantidad de tiempo y recursos encargados por la administración de las empresas.

A continuación, te mostramos 5 Ítems NO Negociables durante una Auditoría SPLA.

1.       Antes de comenzar cualquier acción, se deben acordar y confirmar las obligaciones y derechos para ambas partes.

2.       El alcance de la auditoría debe basarse en un conjunto específico (es decir, unidad o división comercial específica).

3.       Debe definirse qué productos están dentro del alcance y cómo se licencian dichos productos. (por usuario, por instalación, etc.)

4.       El proveedor y el auditor externo deben firmar, aceptar y cumplir los términos actuales de NDA de su empresa.

5.       La finalización de la auditoría debe incluir una cláusula de No Auditoría a extenderse durante un mínimo de 2 años.

Estos 5 ítems pueden serle útiles en su próxima defensa de auditoría, sin embargo, una auditoría es un proceso bastante complejo. Le recomendamos asesorarse con expertos en licenciamiento y proteger su patrimonio.

Sin embargo, en esto casos de auditoria lo recomendable para defenderse es:

·         Buscar ayuda especializada en defensa de auditorías de software, debido a que son las personas capacitadas quienes cuentan con las estrategias que le ayudarán a salir ileso y mitigar los riesgos y pérdidas de tiempo y dinero.

·         Contar con un programa SAM que constituye la forma más efectiva de defensa continua y proactiva. No solo se trata de responder a las auditorías con una foto fija de su estado de conformidad en cuanto a software, es optimizar su licenciamiento y mantener la legalidad de los contratos adquiridos.

Ante lo expuesto en Licensing Assurance hemos desarrollado SAMaaS el aliado perfecto para administrar su licenciamiento, el  cual comprende de asesoría activa,  metodologías y herramientas que le permiten a empresas como la suya disminuir los gastos, eliminar riesgos y mantener optimizado su presupuesto IT.   Por otra parte, nuestros expertos pueden ayudarle a perfilar a los usuarios de su empresa, lo cual ayudará a identificar los roles, determinar el software, establecer si hay un sobregasto o no, luego de esta fase se reasigna y reutiliza el software adquirido, se presentan diferentes esquemas de ahorro, se evalúa el escenario y se cubre con información real. 

Todo lo anteriormente descrito representa un beneficio al momento de una notificación de auditoría puesto que, si cuenta con su licenciamiento optimizado, no debe haber mayor riesgo de pagar sumas excesivas a el fabricante, puesto que no hay fallas al tener el licenciamiento controlado. 

Si se encuentra con una auditoría de software en puerta y no sabe cómo enfrentarla, contacte con uno de nuestros expertos podemos ayudarle a mitigar los riesgos o cancelarla estudiando detenidamente su caso.

Adicionalmente, puede visualizar nuestra “Guía completa para defensa de auditorías de software"