Diez preguntas -y sus respuestas- sobre la factura electrónica obligatoria

¿Cuál es la normativa que impone el uso de la factura electrónica?

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece, establece en su artículo 12 la obligación de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas entre empresas y autónomos y dar información sobre los estados de la misma.

¿Cuándo será obligatorio?

A partir de la publicación del reglamento, previsto para el primer semestre de 2023, las empresas que facturen más de ocho millones de euros al año tendrán un máximo de un año para adaptarse. El resto, independientemente de su tamaño y sector, tendrán dos años.

¿Por qué me puede interesar adelantar el proceso antes de que sea obligatorio?

Si tienes clientes públicos ya estarás haciendo facturas electrónicas, automatizarlo te ahorra el tiempo de generar las facturas y subirlas a los diferentes portales.

Cada día es más habitual que los grandes compradores obliguen a sus proveedores a facturarles electrónicamente y esta tendencia se esta incrementando a raíz de la nueva ley. Poner el sistema en marcha con tiempo te prepara para poder vender a cualquier cliente en cualquier momento y no tener que renunciar a un proyecto o licitación.

Si mantienes relación comercial con una empresa que implante el sistema, estar en él será, probablemente, la única forma de intercambiar facturas con esa empresa. Implantarlo ahora tiene también la ventaja de automatizar el envío y recepción de facturas -aunque en un momento inicial vayan por e-mail en formato PDF- y tenerlo listo para el intercambio de documentos con las empresas que se vayan adaptando.

Todos los estudios indican que la facturación electrónica ahorra costes, tanto en la facturación a clientes, como especialmente en la facturación de proveedores. Mantener los costes que tienes vs comenzar a reducirlos es una opción que no deberías demorar.

¿Qué pasa si no me adapto en la fecha límite?

Las empresas y profesionales que no cumplan la norma pueden ser sancionadas con multa de hasta 10.000 € y quedar fuera de concursos y subvenciones públicas. Pero la consecuencia principal es que tu empresa no será capaz de mantenerse en la economía de libre mercado, puesto que no serás capaz de enviar facturas a tus clientes ni de recibirlas de los proveedores.

Envío o recibo facturas con empresas de otros países. ¿Cómo me afecta esto?

Tus obligaciones como empresa española están definidas por la legislación española. Si un cliente de otro país te lo indica, es posible que tengas que adaptar la forma de comunicación en ese caso concreto en función del país donde resida fiscalmente dicha empresa. Un proveedor de otro país tendrá que cumplir la normativa nacional del país donde esté ubicado en materia de factura electrónica. Nuevamente es posible que tengas que adaptar tu forma de trabajar para recibir sus facturas.

En el caso de empresas europeas, afortunadamente la legislación es en parte común y los formatos también. Emitir y recibir factura electrónica según indica la Ley Crea y Crece, te permite intercambiar con todos los países de la UE sin cambios.

¿Y esto tiene que ver algo con el TicketBAI o con el SII?

No, el Ticket BAI o el SII (Suministro Inmediato de Información) son sistemas para notificar a las autoridades fiscales el movimiento de facturas, lo que se denomina como reporting fiscal. El Ticket BAI está implantado en las haciendas forales vascas y el SII es de ámbito nacional para determinadas empresas. En un futuro está previsto que la Agencia Tributaria implante un sistema, actualmente conocido como Veri*Factu, para notificar el envío y recepción de facturas y que afectará a todas las empresas.

¿Hay facturas que quedan fuera de la obligación de envío de factura electrónica?

Si, las facturas emitidas a personas físicas. También las facturas simplificadas (tickets de caja) que pueden darnos, por ejemplo, en un comercio o un bar. Estos documentos no contienen datos identificativos del cliente.

¿Cómo puedo cumplir la norma?

Básicamente hay dos maneras: creando y recibiendo las facturas a través de una plataforma propia que mantenga intercomunicación con todas las plataformas de facturación del mercado o enlazando tu programa de gestión con una plataforma que realice de forma transparente todo el proceso de envío, custodia y recepción de facturas.

Esta segunda opción ahorra mucho tiempo y evita errores, por lo que es la forma sugerida de operar. Nuestra recomendación es que consultes con el fabricante de tu programa de gestión (o busques rápidamente uno si no lo tienes) para conocer qué planes tiene de enlazar su programa con una plataforma que ayude a cumplir la norma de forma automática.

Ahora facturo con Excel. ¿Podré seguir haciéndolo?

No, la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, de transposición de la Directiva (UE) 2016/1164, del Consejo, de 12 de julio de 2016, por la que se establecen normas contra las prácticas de elusión fiscal, obliga a que “los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos” y para ello deben estar certificados. Excel, Word o Adobe no van a cumplir estos requisitos.

Necesito más información. ¿Cómo puedo ponerme en contacto con vosotros?

Cualquier empresa que quiera asesorarse sobre los pasos a dar para cumplir la norma y poder mantener así su normal actividad puede ponerse en contacto con nosotros a través de nuestros canales habituales:

Página web - www.artaiz-asesoria.es

E-mail: informacion@artaiz-asesoria.es

Teléfono y WhatsApp - 948 113 208