Diferencias entre gestión de procesos vs gestión de proyectos

Lo que me ha motivado a escribir este artículo es que con mucha frecuencia encuentro que se confunde lo que es una plataforma de gestión de proyectos con una plataforma de automatización de procesos y viceversa.

Esta confusión ya tiene tiempo y aunque estamos hablando de “peras y manzanas”, quizás esta confusión se origina porque existen zonas de solapamiento entre las dos plataformas, pero, sobre todo, porque a veces los fabricantes de ambas soluciones quizás para abarcar más mercado dicen que hacen las dos cosas. Pero lo cierto es, que dependiendo de los objetivos particulares que se quieran lograr se deberá elegir uno u otro.

En este artículo, trataré de esclarecer cuales son las diferencias entre ambas plataformas y escoger la más adecuada dependiendo, como dije antes, de los objetivos que se te tengan.

Plataforma gestión de procesos

 Poniéndolo en términos simples, un proceso es una secuencia de pasos, con responsables y tiempos de ejecución, dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca en lograr algún resultado específico.

Dentro de la empresa, hablamos de procesos de negocios que pueden ser tanto horizontales (solicitud de vacaciones, reembolso de gastos, etc.) como los procesos verticales propios de cada sector (seguros, logística, etc.). Estos, son diseñados para realizarse de la misma manera uno y otra vez, para obtener resultados predecibles.

Es importante no confundir lo que es la gestión por procesos con la tecnología disponible para la automatización de procesos. La gestión de procesos es una estrategia de negocios, mientras que las plataformas de automatización de procesos son el instrumento para llevar a cabo esta estrategia, para lograr que los procesos se ejecuten de forma predecible, constante, sin errores y a tiempo.

Al igual que los proyectos, los procesos son colaborativos. Pero a diferencia de los proyectos, los procesos también pueden incluir tareas automatizadas. Todas las tareas por completarse se conocen de antemano. Los procesos pueden incluir condiciones y bifurcaciones paralelas para dirigir los datos de diferentes maneras, pero toda la estructura se configura de antemano.

Los procesos pueden manejar un volumen ilimitado de tareas y no tienen fecha de caducidad y se pueden ejecutar indefinidamente. Por otro lado, los proyectos y tareas dentro de estos son de naturaleza finita ya que tienen fecha de finalización.

El objetivo de la gestión de procesos es la eficiencia y con esto, aumentar la productividad de un departamento o la empresa en general. Quiere que las cosas sucedan más rápido y de manera más eficiente todo el tiempo.

Las características clave de una plataforma de automatización de procesos, son el diseño inteligente de los procesos y la integración con otras aplicaciones o sistemas. En cada punto del proceso, la persona o el sistema debe tener toda la información necesaria y nada más. Los datos también se pueden extraer y enviar desde conjuntos de datos existentes y software funcional complementario, como software financiero o de recursos humanos.

Los datos en una plataforma de gestión de procesos se mueven automáticamente. Nadie necesita insertar los datos; simplemente fluyen por sí solos. Los datos sobre el proceso también se pueden recopilar y analizar para determinar qué tan bien está funcionando el proceso, así como el rendimiento de las personas que lo ejecutan.

Plataforma de gestión proyectos

 A diferencia de un proceso, un proyecto es un evento único que tiene una fecha de finalización específica.

Los proyectos son generalmente colaborativos. Involucran a un equipo de personas haciendo varias tareas diferentes y no suelen repetirse exactamente de la misma manera, por esta razón no son predecibles como los procesos.

Los pasos exactos para completar el proyecto no siempre se conocen al principio. El equipo puede tener una idea de cómo ejecutar un proyecto, pero no son 100% seguros. Los proyectos tienen mucha incertidumbre sobre ellos, y las tareas a menudo se asignan ad-hoc dependiendo de quién está disponible o más calificado.

Los proyectos también tienden a tener un límite de volumen. Sólo hay tantos proyectos que un equipo puede asumir a la vez. Algunos ejemplos comunes de gestión de proyectos son Trello, Basecamp, Asana, Wrike y Monday.com. Muchos de ellos utilizan una interfaz de arrastrar y soltar donde es fácil crear y asignar tareas.

Proyecto vs Proceso: ¿Cuál es la Diferencia?

El objetivo de la gestión de proyectos es dar una visión transparente de lo que está sucediendo. El jefe de proyecto necesita tener una imagen completa de lo que todo el mundo está trabajando a la vez, y es útil para todos poder comunicarse rápidamente sobre un proyecto común.

La característica clave del software de gestión de proyectos es la flexibilidad y las acciones rápidas. Tan pronto como se complete una etapa del proyecto, todos los datos deben ser analizados y entregados a la siguiente etapa.

Los datos del software de gestión de proyectos se mueven, pero siempre de forma manual. Una vez que alguien complete su trabajo, debe encontrar una manera de enviarlo a la siguiente persona. En el software, es posible que deba notificar a alguien que ha completado un trabajo o arrastrar una tarea a la tarjeta de otra persona.

¿Cuál necesitas?

 Como se puede ver, la gestión de proyectos y la gestión de procesos son cosas muy diferentes. Sin embargo, estas diferencias no son tan claras para un usuario de negocios habitual, por lo que se tiene que preguntar cosas como "¿Tiene un flujo de trabajo de aprobación?" o "¿Suele pasar datos de un lado a otro a través de correos electrónicos?" Solo después de comprender su situación, se puede recomendar una solución adecuada.

Cuando se desea transparencia, la gestión de proyectos es el camino a seguir. Cuando desea eficiencia, se debe cambiar a la gestión de procesos.

¿Puede una herramienta hacer ambas cosas?

 La mayor frustración no solo de los directores de TI y los administradores de TI, sino también de los líderes empresariales es que tienen demasiadas aplicaciones para ejecutar. A menudo están adquiriendo una solución de software separada para cada función, departamento y ubicación. Cualquier solución que prometa ocuparse de manera elegante y completa de múltiples casos de uso atrae inmediatamente su atención.

Aunque las diferencias entre proyectos y procesos son claras, desde el punto de vista operativo, los líderes empresariales prefieren tener una herramienta que les ayude a manejar ambos.

Muchas empresas tratan de utilizar una plataforma de gestión de proyectos para manejar procesos. Si bien, en cierta medida es posible hacer esto, sería con muchas limitaciones y “estirando” la plataforma debido a que el software subyacente de una plataforma de gestión de proyectos no fue diseñado con las capacidades necesarias para, como mencioné al principio del artículo, incluir condiciones y bifurcaciones paralelas para dirigir los datos de diferentes maneras.

En el caso contrario, debido a que el software subyacente de una plataforma de gestión de procesos es intrínsicamente más complejo y completo, tiene más sentido que una plataforma de gestión de procesos incluya proyectos en lugar de esperar que las plataformas de gestión de proyectos creen motores de reglas sofisticados como parte de sus sistemas.

Si bien parece que el universo del software empresarial está destinado a expandirse perpetuamente, en realidad nos encontramos en una era de crecimiento explosivo que será seguida por una época de consolidación. A medida que las empresas buscan soluciones que cubran muchos casos de uso, tener herramientas separadas para procesos y proyectos no tiene sentido para una empresa si existe una herramienta que pueda manejar ambos extremadamente bien. Los proveedores de plataformas de automatización de procesos tienen una gran oportunidad de capturar este mercado al ver cómo pueden satisfacer las necesidades de los gerentes de proyectos con sus productos existentes.

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