Aprender a decir que no, de una manera asertiva, es una de las herramientas más potentes en el manejo del tiempo. No solo porque al decir que no a algo que no nos agrega valor liberamos tiempo que de otra manera tendríamos ocupado, sino porque liberamos nuestra mente al dejar de pensar en por qué dijimos que sí cuando realmente queríamos decir que no.
Además, ten en cuenta que una de las principales recomendaciones para las actividades que se ubican en los cuadrantes tres y cuatro de la matriz de manejo del tiempo desarrollada por Eisenhower, es precisamente no hacerlas. De allí que si desarrollas la habilidad de decir que no, te va a ser mucho más fácil abordar en tu día a día las tareas prioritarias.
Por esto, hoy te quiero compartir ocho tipos de actividades a las que por defecto deberías decir que no, quizás utilizando alguna de las formas de decir que no que ya he compartido con anterioridad, ya que lo más seguro es que te consuman tiempo muy valioso y además sean de poca importancia para el logro de tus metas y objetivos.
- REUNIONES SIN AGENDA NI OBJETIVO: es importante decir que no a reuniones sin agenda ni objetivo claros porque ellas no son eficientes ni productivas para los asistentes ni para la organización. Una reunión sin un objetivo concreto significa que no hay una dirección ni un orden para la conversación, lo que lleva a que la reunión se desvíe sin llegar a ningún resultado concreto aunque se hable de muchas cosas y las personas no sabrán qué esperar de la misma. Además, si una reunión no tiene una agenda de temas detallada con sus tiempos y responsables, implica que los asistentes no podrán prepararse adecuadamente para la misma, haciéndola más larga e improductiva.
- RESPONDER CORREOS O CHATS EN MOMENTOS DE CONCENTRACIÓN: responder correos o chats mientras intentas concentrarte puede ser una gran distracción y desviarte de tus objetivos. Esto puede resultar en que seas menos productivo y que te sientas ocupado cuando realmente estás perdiendo el tiempo. Sé que muchas personas lo hacen porque creen que pueden ser multitarea, pero en realidad está demostrado que nuestro cerebro no lo es y nos genera una gran pérdida de energía el pasar constantemente de una tarea a otra. Además, la mayor parte de la información recibida a través de correos electrónicos o chats no es necesaria para completar las tareas que debemos hacer o entregar, por lo que responderlos mientras avanzas en ellas no contribuye a ninguno de tus objetivos. Luego, cuando termines tus tareas, podrás leerlos y responderlos.
- REUNIONES A PRIMERA HORA DEL DÍA: decir que no a reuniones a primera hora del día es importante porque te permite aprovechar al máximo el momento más valioso y de mayor productividad que tenemos en nuestra día. Y es que a primera hora es cuando, por lo general, estamos más descansados y como más capaces de abordar tareas de alta complejidad o dificultad, por lo que dedicar este momento a atender una reunión sería desaprovecharlo. Además, si ocupamos el inicio de la mañana con reuniones, nuestros niveles de energía van a diminuir para el momento en que nos vayamos a enfrentar al trabajo individual. Si asistes a reuniones a primera hora del día, puede ser más difícil para ti mantenerte centrado y con energía para el resto del día.
- ACTIVIDADES POCO IMPORTANTES Y QUE CONSUMEN MUCHO TIEMPO: no deberías realizar actividades poco importantes y que consumen mucho tiempo porque no te ayudarán a alcanzar tus objetivos. Para saber si una actividad es importante simplemente debes responderte qué tanto te acerca a tus metas la ejecución de la misma. Y este acercamiento debe ser directo. Es decir, debes ser capaz de calcular en cuánto cambiará tu indicador al terminar dicha actividad. Por ejemplo, cuando un vendedor termina de hacer una presentación no ha vendido un solo producto. Por lo tanto es una actividad poco importante que directamente no lo acerca a su meta de ventas. Puede que tenga una incidencia indirecta al facilitar las reuniones comerciales, pero directamente no lo hace, por lo tanto es de poca importancia y seguramente le toma mucho más tiempo del que requiere sostener una reunión comercial con un cliente, momento en el cual quizás si podría cerrar un negocio y acercarse a su meta de ventas. Este tipo de actividades te hacen perder tiempo y al final del día no habrás logrado nada, aunque hayas estado muy ocupado. Enfócate entonces en actividades que sean importantes y dedica la mayor parte de tu tiempo a ellas, para que puedas alcanzar tus objetivos con el menor esfuerzo posible.
- INVITACIONES A TOMAR CAFÉ SIN UN PROPÓSITO CLARO: no deberías aceptar invitaciones a tomar café sin un propósito claro porque podría ser una pérdida de tiempo. Si no sabes por qué la otra persona quiere tomar café contigo, pregúntaselo. De lo contrario no sabrás si el tiempo que pasarás con ella será productivo o si simplemente se trata de una charla informal en un momento en el que quizás te esté haciendo falta tiempo para cumplir con tus compromisos. Es válido socializar, pero debes ser consciente del costo temporal que esto trae. Por ello, debes ser selectivo con el tiempo y asegurarte de que el tiempo que pasas con alguien, especialmente durante tu jornada laboral, esté relacionado con una tarea en particular, una meta o un objetivo tuyos.
- HACER PRESENTACIONES PARA EXPLICAR PROPUESTAS: no deberías hacer presentaciones para explicar propuestas porque esto puede ser una forma ineficiente de comunicar la información además de la cantidad de tiempo que toma ajustarlas para que se vean bonitas y claras. Las presentaciones son útiles para agregar elementos visuales a la explicación, pero no necesariamente para transmitir la información en sí. En lugar de una presentación, podría ser mejor optar por un documento escrito, de no más de una página, que pueda ser leído y estudiado por los interesados. Esto permitirá una comprensión más profunda de la información y una mejor comprensión de la propuesta. Esta es la forma como en Amazon se distribuye la información que se requiere para la preparación de las reuniones.
- REVISAR EL CORREO MÁS DE DOS VECES AL DÍA: revisar el correo máximo dos veces al día ves importante para mantener una buena productividad. Si revisas tu correo demasiado a menudo, o inclusive si tienes la bandeja de correo siempre abierta y pasas por ella innumerables veces en una jornada, la consecuencia será que te distraerás constantemente de tu trabajo. En cambio, si agendas dos veces al día para revisar tu correo, y solo lo haces en estos momentos, puedes aprovechar mayores periodos de tiempo para trabajar sin distracciones. Esto no solo mejora tu productividad, sino que también asegura que estás obteniendo el máximo provecho de tu tiempo de trabajo.
- EVENTOS A LOS QUE NO QUIERES ASISTIR: no debes sentirte mal por decir que no a eventos sociales, fiestas u otro tipo de invitaciones a las que no quieres asistir. Si un evento no te interesa, entonces debes ser honesto y decir que no. Recuerda que nuestro tiempo es finito y debes dedicarlo a hacer cosas que realmente disfrutes y te llenen. Además, no hay nada de malo en priorizar tu tiempo libre y hacer lo que quieras con él. Es tu tiempo, es tu decisión. Siempre que digas que no de forma amable y respetuosa tu interlocutor lo va a entender.
[Artículo publicado originalmente en el blog de Time Es Cool]
