DOCUMENTOS FINANCIEROS SAP

Dentro de una empresa existen diversos documentos financieros y logísticos que se emiten en el día a día (albaranes, pedidos, ofertas, facturas, cheques, notas).

El volumen y la diversidad de dichos documentos depende mucho de los módulos operativos que utilice la empresa por ejemplo (FI, MM, SD) "Finanzas", "Compras de materiales" y "Venta de productos".

En este caso nos centraremos en los documentos financieros, ya que muchas veces retro-alimentan a los otros módulos y estos últimos a los primeros. Ahí la importancia de tener un Erp como Sap para tener toda la información actualizada "ad hoc".

CLASES DE DOCUMENTOS FINANCIEROS

La clase de Documentos financieros que ofrece Sap es extensa aunque no siempre las empresas necesitan todos o incluso a veces podría necesitar algunos nuevos, ya que los que utiliza el sistema, no son 100 % compatibles con la "filosofía" de la compañía.

Entre los más comunes o más imprescindibles, siempre centrándonos en los documentos financieros: se podría dividir en 3 pilares:

1. Documentos de Libro Mayor

2. Documentos de Acreedores

3. Documentos de Deudores

A su vez en el caso de Acreedores y Deudores existen documentos alternativos en la versión comercial y logística que son muy similares a los financieros sólo que cambian la denominación y el rango de números.

RANGOS DE NÚMEROS Y NATURALEZA

Cada tipo de documento tiene especificado un rango de números propio y unívoco diferente a los otros que cada año se debe poner el "contador a 0" dependiendo si tiene un rango "interno" o "externo".

¿QUÉ ES RANGO INTERNO O EXTERNO?

1. Rango de números externo: Por ejemplo, si una empresa utilizaba anteriormente otro Erp con una numeración especifica y quiere mantener la misma clase de númeración, utilizará el rango externo para homologarlo a lo que anteriormente esta utilizando, es decir el usuario debe conocer el número correlativo al documento previo que quiere registrar. Esta función sólo es recomendable por lo anteriormente comentado.
2. Rango de números interno: El propio sistema te proporciona el número correlativo al documento anterior.

NATURALEZA DEL DOCUMENTO

Los documentos según su naturaleza "Acreedora o Deudora" también disponen de una clave de contabilización, ya que un documento de Mayor, permite ambas naturalezas pero un documento de acreedor o deudor no.

Las claves de contabilización principales de cuentas de Mayor.

Las claves de contabilización principales de cuentas de Acreedor.

Las claves de contabilización principales cuentas de Deudor.

Después de esta visión general de las clases de documentos que existen, el sistema nos proporciona la siguiente configuración con lo explicado anteriormente.

Tomamos como ejemplo la clase de documentos de Acreedor.

CLASE DE DOCUMENTO: En este caso KR Y KG "Factura Acreedor y Abono Acreedor".

• PROPIEDADES: Rango de números 19 y 17 respectivamente. Documento que anula que es el KA.
• CLASE DE CUENTAS PERMITIDAS: Ambos son las mismas, ya que uno es el opuesto del otro. Todas a excepción de Deudor.
• UTILIZACIÓN ESPECIAL. Sólo Bath in put.

DOCUMENTO FACTURA ACREEDOR

DOCUMENTO FACTURA ABONO ACREEDOR