Domina tu día: 3 técnicas para priorizar tus tareas con éxito

En el ajetreado ritmo de vida actual, enfrentamos una avalancha constante de tareas y responsabilidades que demandan nuestra atención. Desde las obligaciones laborales hasta las actividades cotidianas del hogar, a menudo nos encontramos abrumados por la cantidad de cosas que necesitamos hacer en un solo día. En este caos de actividades, surge una pregunta fundamental: ¿cómo podemos priorizar eficazmente nuestras tareas para asegurarnos de que estamos enfocando nuestra energía en lo que realmente importa? En este artículo, compartiré contigo tres técnicas poderosas que te ayudarán a categorizar tus tareas diarias y a tomar decisiones informadas sobre qué realizar primero. 

1. Matriz de Gestión del Tiempo de Stephen Covey

La primera técnica de priorización consiste en la Matriz de gestión del tiempo de Stephen Covey, que divide las actividades en cuatro cuadrantes de acuerdo a si es Urgente o No, e Importante o No. 

Lo que hay que hacer de inmediato decimos que es Urgente. Cuando es una actividad relacionada a nuestros propósitos y objetivos decimos que es Importante.

El cuadrante II es el de la gente altamente efectiva, donde hacemos tareas importantes, sin el estrés de la urgencia. Para que tu cuadrante II predomine sobre el resto, intenta disminuir o eliminar tareas de los cuadrantes III y IV.

1. Moscow

La siguiente técnica se llama Moscow y consiste en priorizar de acuerdo a la necesidad e impacto.

Must-have: Imprescindible, obligatorio, no es negociable.

Should-have: Deberías hacerlo después de lo obligatorio.

Could-have: Podrías hacerlo, es de menor impacto que las anteriores.

Won’t have: No hacerlo por ahora, puede cambiar su prioridad con el tiempo.

Veamos un ejemplo de actividades a incorporar en tu rutina para una vida más saludable y su clasificación según Moscow:

1. Matriz de Impacto vs Esfuerzo

La tercera técnica de priorización es La matriz de Impacto vs Esfuerzo. Toma en cuenta estos dos elementos, colocando en el eje vertical el nivel de impacto que tiene la actividad en nuestros objetivos y en el horizontal el esfuerzo de llevarla a cabo, en términos de complejidad, tiempo y recursos.

Las acciones se ubican en cada cuadrante para establecer la hoja de ruta, descartando por los momentos el black hole (requiere gran esfuerzo y el impacto que logra es bajo).

Las tareas que vamos a realizar primero son aquellas que generan un mayor impacto con un bajo esfuerzo. Es por ello que comenzamos por los Quick Wins, es una excelente manera de generar impulso y resultados rápidos.

Los experimentos no requieren un gran esfuerzo, te permitirán pensar "fuera de la caja" y probar hipótesis.

Finalmente, el cuadrante superior derecho es para apuestas más grandes.

¿La gestión del tiempo y la agilidad son compatibles?

Durante mi carrera como agilista he podido ver las ventajas de usar Scrum como marco de trabajo para crear productos innovadores, centrándonos en la colaboración, la flexibilidad y la entrega continua.

Esto me llevó a crear “Agiliza tu Tiempo”, un método basado en los principios de la agilidad mediante ciclos cortos y adaptativos, donde podrás gestionar no sólo tu tiempo, sino tus prioridades y tu energía.

Echa un vistazo a mi curso sobre agilidad y gestión del tiempo clickando aquí, y así podrás:

1. Optimizar el manejo de tu tiempo y potenciar tu enfoque.
2. Tener claridad para definir planes de acción.
3. Incorporar hábitos efectivos, mejorando tu sistema y alcanzando tu mejor versión.
4. Ser más productivo, y dedicar más tiempo a lo que realmente quieres hacer.
5. Llevarte ideas para mejorar tu forma de trabajar y técnicas para ser más eficiente.
6. Organizar tu vida y liberar tu potencial

#gestiondeltiempo #agilidad #priorizacion #planificación #metas #objetivos #scrum