Earned Value Management (EVM)
Contenido
Introducción.
¿Qué es el método de valor ganado?.
¿Qué herramientas le brinda el EVM a los Gerentes de Proyectos y Stakeholders?.
¿Cómo visualizar la información del EVM? La Curva S.
Uso del EVM en los proyectos ágiles.
Ejemplo: Proyecto de Desarrollo de Software.
Fórmulas adicionales para Proyecciones Futuras.
Introducción
En el dinámico y complejo mundo de la gestión de proyectos, especialmente en el desarrollo de software, mantener el control sobre el cronograma, los costos y el alcance es crucial para el éxito, pero disponemos de dos herramientas fundamentales que han demostrado ser extremadamente eficaces en el control de gestión de proyectos son el método de Valor Ganado (EVM, por sus siglas en inglés) y la Curva S.
El método de Valor Ganado surgió de la necesidad de gestionar y controlar grandes y complejos proyectos en el ámbito de defensa y aeroespacial, y se ha desarrollado a lo largo de las décadas para convertirse en una herramienta fundamental en la gestión de proyectos. Su capacidad para integrar y evaluar el costo, el cronograma y el alcance lo ha convertido en una metodología valiosa para garantizar el éxito de los proyectos en diversas industrias.
¿Qué es el método de valor ganado?
El Valor Ganado es una técnica de gestión de proyectos que permite medir el rendimiento y el progreso de un proyecto de manera objetiva. Integra tres dimensiones esenciales: el trabajo planificado, el trabajo realizado y los costos reales.
Estos tres elementos se utilizan para calcular varios indicadores clave:
Schedule Variance (SV) o Variación de Cronograma:
SV = EV - PV Indica si estás adelantado o atrasado respecto al plan.
Cost Variance (CV) o Variación de Costo:
CV = EV - AC Indica si estás por encima o por debajo del presupuesto.
Schedule Performance Index (SPI) o Índice de Desempeño del Cronograma:
SPI = EV / PV Un SPI mayor a 1 indica que el proyecto está adelantado.
Cost Performance Index (CPI) o Índice de Desempeño de Costo:
CPI = EV / AC Un CPI mayor a 1 indica que el proyecto está bajo presupuesto.
Antes de avanzar, veamos todo esto con un ejemplo muy simple.
Supongamos que María, que es nuestra Jefa de Administración, recibió instrucciones para renovar la oficina y ha contratado a un equipo para hacerlo. María ha planificado que la renovación tomará 10 días y costará $10,000. Así que, al final del proyecto, espera haber gastado $10,000 y tener una cocina completamente renovada.
Estamos en el día 5 y María decide evaluar el progreso. Según el plan original, en 5 días debería haberse completado la mitad del trabajo (50%) y haberse gastado $5,000 (Valor Planificado, PV).
María se entera de que, hasta ahora, se ha completado el 40% del trabajo. Esto significa que el Valor Ganado (EV) es $4,000 (40% de $10,000). Sin embargo, también descubre que ya se han gastado $6,000 en lugar de los $5,000 planificados (Costo Real, AC).
Análisis del ProgresoCon esta información, María puede calcular los siguientes indicadores:
Variación del Cronograma (SV): SV = EV - PV = $4,000 - $5,000 = -$1,000 Esto indica que el proyecto está atrasado.
Variación de Costo (CV): CV = EV - AC = $4,000 - $6,000 = -$2,000 Esto indica que el proyecto está por encima del presupuesto.
Índice de Desempeño del Cronograma (SPI): SPI = EV / PV = $4,000 / $5,000 = 0.8 Un SPI menor a 1 indica que el proyecto está retrasado.
Índice de Desempeño de Costo (CPI): CPI = EV / AC = $4,000 / $6,000 = 0.67 Un CPI menor a 1 indica que el proyecto está gastando más de lo planificado.
A través de este análisis, María puede ver claramente que el proyecto está retrasado y sobrecosteado. Con esta información, puede tomar decisiones informadas para corregir el rumbo, como reasignar recursos o ajustar el presupuesto.
¿Qué herramientas le brinda el EVM a los Gerentes de Proyectos y Stakeholders?
La técnica del EVM provee la metodología para integrar la administración del alcance, programa y costo del proyecto. El EVM juega un papel crucial en la respuesta a preguntas clave que son críticas para el éxito de cualquier proyecto:
¿Estamos adelantados o atrasados con respecto al programa?
¿Qué tan eficientemente estamos usando el tiempo?
¿Cuándo será terminado el proyecto?
¿Estamos al día con sobrecosto o por debajo del presupuesto?
¿Qué tan eficientemente estamos usando nuestros recursos?
¿Cuánto costará el trabajo pendiente por realizar?
¿Cuál será el costo total del proyecto?
¿Cuánto por arriba del presupuesto o qué ahorro tendremos al fin del proyecto?
Si la aplicación de la técnica EVM revela que el proyecto se encuentra atrasado con respecto al programa o con sobre costos, el Gerente de Proyecto puede usar el EVM para ayudarse a identificar:
¿Cómo visualizar la información del EVM? La Curva S.
La Curva S es una representación gráfica que muestra el progreso del proyecto a lo largo del tiempo. Esta curva se llama así porque la forma típica de la curva se asemeja a la letra "S", comenzando lentamente, acelerando en el medio y desacelerando hacia el final.
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Eje X: Representa el tiempo.
Eje Y: Representa el costo acumulado o el valor del trabajo completado.
La curva S te permite visualizar el progreso del proyecto y comparar el rendimiento actual con el planificado. Se puede dividir en tres curvas distintas:
Curva del Valor Planificado (PV): Muestra cómo se distribuye el presupuesto a lo largo del tiempo. Es la línea base contra la cual se medirá el progreso.
Curva del Valor Ganado (EV): Muestra el valor del trabajo completado hasta la fecha.
Curva del Costo Real (AC): Muestra el costo acumulado de los recursos utilizados hasta la fecha.
Comparando estas curvas, podemos identificar desviaciones en tiempo y costo, y tomar decisiones correctivas si es necesario.
Uso del EVM en los proyectos ágiles.
Veamos cómo el Valor Ganado (EVM) puede ser una herramienta poderosa para mejorar la gestión de nuestros proyectos ágiles. Aunque estamos acostumbrados a utilizar métodos ágiles como el burn-down chart, el EVM ofrece una profundidad adicional que puede brindarnos una visión más completa del estado de nuestros proyectos.
Los proyectos ágiles son conocidos por su flexibilidad y su enfoque iterativo. Utilizamos herramientas como el burn-down chart para monitorizar el progreso del sprint, mostrando cuántas tareas quedan por completar en comparación con el tiempo disponible. Sin embargo, el burn-down chart tiene ciertas limitaciones, ya que solo refleja el trabajo restante y no considera aspectos críticos como el costo y el valor del trabajo realizado.
Beneficios del EVM en un Entorno Ágil
1. Visión Integral del Proyecto.
Valor Ganado (EV). Nos permite medir el valor del trabajo completado hasta la fecha, no solo la cantidad de tareas pendientes. Esto es crucial para entender cuánto valor hemos entregado realmente al cliente en un momento dado.
Costo Real (AC). Al considerar los costos reales incurridos, podemos evaluar si estamos dentro del presupuesto, algo que el burn-down chart no aborda.
Valor Planificado (PV). Compara el progreso actual con el planificado, ofreciendo una perspectiva sobre si estamos avanzando según lo esperado.
2. Indicadores Clave de Desempeño.
Índice de Desempeño del Cronograma (SPI). Nos indica si estamos adelantados o retrasados en el cronograma, lo cual es fundamental para ajustar nuestras estrategias y asegurar que cumplimos con los plazos.
Índice de Desempeño de Costo (CPI). Nos informa si estamos gastando más o menos de lo planificado, permitiendo tomar decisiones financieras informadas.
3. Predicción y Control.
El EVM nos permite hacer predicciones más precisas sobre el tiempo y costo total del proyecto basándonos en el desempeño actual. Esto es especialmente útil en un entorno ágil donde los cambios y ajustes son frecuentes.
Identificación Temprana de Problemas. Con el EVM, podemos identificar problemas de cronograma o presupuesto antes de que se conviertan en críticos, permitiendo tomar acciones correctivas a tiempo.
Complemento al Burn-Down Chart
El burn-down chart sigue siendo una herramienta valiosa para monitorizar el progreso diario de las tareas pendientes en un sprint. Sin embargo, al integrar el EVM en nuestro proceso de gestión de proyectos, obtenemos una visión más rica y detallada del estado del proyecto.
Profundidad de Información. Mientras que el burn-down chart se centra en la cantidad de trabajo restante, el EVM incorpora el valor del trabajo realizado y el costo incurrido, proporcionando una evaluación más completa del progreso del proyecto.
Mejor Toma de Decisiones. Con indicadores de desempeño como el SPI y el CPI, podemos tomar decisiones más informadas sobre cómo ajustar nuestros recursos y esfuerzos para mantenernos en el camino correcto.
Mejora de la Transparencia. El EVM mejora la transparencia con los stakeholders al proporcionar informes claros y detallados sobre el rendimiento del proyecto en términos de tiempo, costo y valor entregado.
El uso del EVM en nuestros proyectos ágiles nos proporciona una herramienta adicional y complementaria que mejora nuestra capacidad para gestionar el tiempo, los costos y el valor entregado. Esto no solo aumenta nuestra eficiencia sino que también mejora la satisfacción de nuestros clientes al asegurar que entregamos valor de manera consistente y controlada.
Ejemplo: Proyecto de Desarrollo de Software
Supongamos que una empresa de software está desarrollando una nueva aplicación. El presupuesto total (BAC) es de $500,000 y el proyecto debe completarse en 12 meses.
- Mes 6. El Valor Planificado (PV) es $250,000.
- Mes 6. El Valor Ganado (EV) es $200,000.
- Mes 6. El Costo Real (AC) es $270,000.
- Variación del Cronograma (SV) = EV - PV = $200,000 - $250,000 = -$50,000 (Proyecto retrasado)
- Variación de Costo (CV) = EV - AC = $200,000 - $270,000 = -$70,000 (Proyecto por encima del presupuesto)
- Índice de Desempeño del Cronograma (SPI) = EV / PV = $200,000 / $250,000 = 0.8 (Proyecto retrasado)
- Índice de Desempeño de Costo (CPI) = EV / AC = $200,000 / $270,000 = 0.74 (Proyecto por encima del presupuesto).
Este análisis permite a la empresa tomar medidas correctivas, reasignar recursos y ajustar el presupuesto para asegurarse de que el proyecto se complete con éxito.
Fórmulas adicionales para Proyecciones Futuras
Estimación a la Conclusión (EAC) Fórmulas. Hay varias formas de calcular el EAC, dependiendo de las circunstancias del proyecto:
EAC = BAC / CPI. Supone que la eficiencia de costo seguirá igual. EAC = AC + (BAC - EV). Utiliza el costo real más el trabajo restante.
EAC = AC + ((BAC - EV) / (CPI x SPI)). Ajusta por eficiencia de costo y cronograma. Propósito. Proporciona una estimación del costo total que se espera al final del proyecto.
Variación a la Conclusión (VAC) Fórmula. VAC = BAC - EAC Propósito. Mide la diferencia entre el presupuesto original y la estimación actual de costos al finalizar el proyecto. VAC > 0. El proyecto terminará por debajo del presupuesto. VAC < 0. El proyecto terminará por encima del presupuesto. Índice de Desempeño de Trabajo Restante (TCPI) Fórmula.
TCPI = (BAC - EV) / (BAC - AC) Propósito. Indica la eficiencia que se necesita para completar el proyecto dentro del presupuesto original. TCPI > 1. Se requiere una mayor eficiencia que la lograda hasta la fecha. TCPI < 1. Se puede mantener una menor eficiencia que la lograda hasta la fecha.