EL ÉXITO EN LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Cuando nos enfrentamos a la responsabilidad de dirigir un proyecto debemos enfocarnos para poner a disposición del mismo las herramientas y técnicas para que se pueda desarrollar con éxito; en cualquier escenario, los líderes de proyecto requieren aplicar además de sus habilidades y técnicas, la experiencia y conocimientos en base a las buenas prácticas adquiridas.

Quienes dirigen proyectos de gran tamaño saben muy bien la necesidad de planificación necesaria y los esfuerzos por prevenir riesgos, estimar los recursos y definir el alcance.

Los directores de proyecto que gestionan los proyectos no tan grandes, además de los ya mencionados, tienen que lidiar con aspectos tales como el tipo de organización, el compromiso de la alta dirección, la disponibilidad de recursos, las demoras en el proyecto, la gestión de los cambios y otros tantos más que por la dimensión del proyecto son identificados como variables implícitas de la gestión del proyecto.

¿Cuáles son los puntos clave que debemos identificar para tener éxito en la Gestión de Proyectos?:

1. Identificación de la Organización: la mayoría de las organizaciones son un mix y es crítico identificar ante que tipo de organización nos enfrentamos para poder determinar el nivel de autoridad del líder del proyecto.

2. Alcances e Identificación de los requerimientos del proyecto: antes del inicio del proyecto, deben estar identificado el alcance y las expectativas del mismo.

3. Planificación del Proyecto: Debemos identificar, establecer y documentar las actividades, recursos y calendario/plazos para que un proyecto pueda producir un producto y/o un servicio que cumpla con sus requisitos, es decir, debemos documentar el Plan del Proyecto y obtener el compromiso con dicho plan.

4. Gestión de los Cambios: Es necesario contar con un procedimiento de gestión de cambios que permita que los proyectos grandes y pequeños puedan controlar y hacer seguimiento a los requerimientos adicionales así como a los posibles modificación que surjan en la gestión de proyecto.

5. Gestión de Recursos Humanos. Se trata de centrarse en una serie de objetivos para poder alcanzar una gestión de recursos humanos eficiente: Compensación equitativa, ubicación del equipo en los roles adecuados, determinación de niveles de desempeño, creación de canales de capacitación, identificación de candidatos adecuados a las vacantes, planeación de las necesidades de capacitación, propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral, un manejo eficiente de los conflictos, evaluar la manera en que los cambios en el entorno afectan el desempeño de los empleados y conocer las necesidades reales de recursos humanos del proyecto.

6. Identificación de Riesgos e Imprevistos: es vital identificar a tiempo los riesgos, la probabilidad de que sucedan, el impacto y la respuesta que se debe dar para minimizar o neutralizar esos riesgos o diseñar un plan de contigencia para el control de los mismos.

7. Definir procedimientos de comunicación efectivos: cuanto mejor sea la comunicación, los proyectos se desarrollarán con mayor fluidez.

8. Seguimiento y control del proyecto. Se debe dar visibilidad a como se está desarrollando el proyecto en función de la planificación inicial y, si se detectan desviaciones, implantar medidas correctoras para poder solucionarlas.

9. Gestión de Acuerdos con Proveedores: en el caso que el desarrollo del Proyecto lleva emparejado el desarrollo de algún producto, se debe realizar una adecuada elección del proveedor que nos lo suministrará o desarrollará, realizar un adecuado seguimiento del mismo, para que se puedan cumplir y no haya demoras en los plazos comprometidos.

10. Asegurar la calidad del proyecto, proporcionando a la Dirección una visión objetiva de los procesos seguidos, asegurar el seguimiento independiente de los incumplimientos, su comunicación y resolución y garantizar la perdurabilidad y eficacia de los procesos de calidad del proyecto.