El camino hacia la Transformación Digital

En la era de la transformación digital, la seguridad y eficiencia son esenciales para el éxito empresarial. Este artículo se sumerge en el proceso de digitalización, destacando la importancia de una identidad digital de todos los usuarios de la organización, la automatización de procesos, la firma electrónica conforme a normativas y estándares, y la notificación fehaciente respaldada por empresas acreditadas. Descubriremos cómo estas soluciones son clave en este viaje hacia la excelencia digital. 

I. Identidad Digital 

El punto de partida en el proceso de digitalización de cualquier organización es que sus usuarios dispongan de una identidad digital segura, que les permita interactuar en los diferentes procesos.  

La identidad digital no es exclusiva de los empleados; abarca a todos los participantes en el ecosistema empresarial, como clientes, proveedores y colaboradores. De esta forma desde los empleados que requieren acceso seguro a sistemas internos hasta los clientes, colaboradores y proveedores que interactúan digitalmente, la identidad digital se convierte en un elemento imprescindible si queremos que sea 100% digital. La identidad digital basada en certificados digitales promete extender estos beneficios, proporcionando además una infraestructura más robusta y accesible para todos los usuarios. 

Dentro del marco de identidad digital, tal y como hemos comentado, los certificados desempeñan un papel vital. Desde certificados para la firma de documentos y transacciones hasta autenticación fuerte, pasando por el cifrado de información, el abanico es amplio. 

De esta forma, el uso de certificados digitales podría evitar los problemas de fraude y falsificación actuales, pero hasta ahora la implementación por parte de las empresas era compleja.  

Con la puesta en marcha de los mecanismos de firma centralizada, estamos democratizando y haciendo posible el uso de los certificados digitales en todos nuestros procesos, ya que no tenemos la barrera de entrada del coste del certificado ya que existen modelos de pago por transacción, que equiparan el precio de la firma con certificados digitales a otras soluciones menos robustas pero que hasta ahora eran más asequibles. 

Además con las nuevas soluciones de identidad digital de firma centralizada mediante wallets digitales, el proceso se vuelve incluso más sencillo. Esto se traduce en procesos más rápidos, menos fricciones en las transacciones y una mayor flexibilidad en el uso de la firma electrónica cualificada. Todo esto con la ventaja de seguridad y legalidad que aporta este mecanismo. 

II. Automatización Inteligente: Más Allá de BPM y NoCode 

Las herramientas BPM NoCode son el catalizador de la hyperautomatización, permitiendo a las organizaciones automatizar procesos de manera fácil y eficiente. Estas plataformas, mediante parametrizaciones y diseños visuales, facilitan la automatización sin depender de la programación. 

Según estudios de mercado, la hyperautomatización se perfila como la próxima ola en la transformación digital. Se prevé que para los próximos años, las empresas que adopten soluciones avanzadas de automatización experimentarán mejoras significativas en eficiencia y agilidad operativa. 

Pero automatizar procesos de negocio en la vida real va más allá de implementar una herramienta que automatice formularios y documentos ya que si estas herramientas no disponen de opciones para realizar firmas electrónicas,  certificar los envíos y la recepción de los mismos, enviar comunicaciones electrónicas por diferentes canales como SMS, email o Whatsapp, aplicar mecanismos de onboarding digital que permita identificar y registrar a nuestros usuarios,…, entre otras opciones, la puesta en marcha no será exitosa debido a que no podremos realizar el proceso de forma 100% electrónica y con pleno valor legal.  

Elementos Fundamentales de las Herramientas BPM NoCode: 

1. Generadores de Formularios Electrónicos: Facilitan la creación de formularios personalizados sin necesidad de habilidades de codificación, permitiendo la captura estructurada de datos. 

2. Editores de Reglas de Negocio: Posibilitan la definición y modificación de reglas empresariales sin intervención de código, facilitando la adaptación ágil a cambios en los procesos. 

3. Diseñadores Visuales del Flujo del Proceso: Ofrecen interfaces intuitivas para visualizar y diseñar el flujo de trabajo, permitiendo la creación y modificación de procesos de manera gráfica. 

4. Generadores de Documentos: Facilitan la creación automática de documentos basados en datos del proceso, agilizando la generación de documentos, que posteriormente pueden ser firmados o revisados por otros usuarios del proceso. 

5. Dashboards Analíticos: Proporcionan visualizaciones en tiempo real del rendimiento del proceso, permitiendo la toma de decisiones informada y la identificación de áreas de mejora. 

Hasta aquí los elementos que tradicionalmente tienen los sistemas de automatización, pero si queremos realmente digitalizar nuestro negocio la herramienta seleccionada también deberá disponer de:  

1. Sistemas de Firma Electrónica: La integración de sistemas de firma electrónica permite la validación y autorización de documentos de manera segura y eficiente, eliminando la necesidad de documentos en papel. Es importante que se disponga de diferentes niveles de firma (simple, avanzada y cualificada) para que seleccionemos la que más nos convenga en cada proceso. 

2. Onboarding Digital: Facilita la incorporación de nuevos usuarios o clientes mediante procesos digitales, acelerando y simplificando la entrada en la plataforma. 

3. Generación de Identidades Digitales: Posibilita la creación y gestión de identidades digitales de usuarios, garantizando la seguridad y la autenticación en línea. 

4. eKYC (Know Your Customer): Permite la verificación y autenticación digital de la identidad de clientes, cumpliendo con regulaciones y fortaleciendo la seguridad en las transacciones. 

5. Notificaciones Electrónicas: Integra soluciones que posibilitan el envío de notificaciones electrónicas, permitiendo la entrega certificada de documentación o información generada en nuestros procesos y sobre la que queremos disponer de un certificado con valor probatorio de que se ha efectuado el envío y el tercero ha recibido la información. 

 III. Notificación Certificada: registro de evidencias que aporta valor jurídico a los envíos que realizamos a terceros 

La notificación certificada va más allá de la simple comunicación. En el marco legal, la entrega certificada es esencial. Un Trusted Service Provider (TSP), ofrece servicios de e-delivery, respaldando la autenticidad y la integridad de las notificaciones. Este respaldo legal se convierte en un apoyo crucial en procesos judiciales y disputas legales. 

Casos de Uso 

1. Verificación de Identidad en Transacciones Financieras: En el sector financiero, el SMS certificado verifica la identidad del usuario en transacciones críticas. Este método asegura la seguridad de cada transacción y cumple con los estándares eIDAS al proporcionar pruebas de autenticidad. 

2. Notificaciones Legales y Documentos Importantes: El correo certificado se destaca en el envío de notificaciones legales y documentos críticos. A través de eIDAS, el servicio garantiza que estas comunicaciones sean legalmente válidas y ofrece evidencia verificable de entrega. 

Ante un proceso judicial un SMS certificado o un correo certificado respaldados por un TSP cualificado sirven como pruebas sólidas en procesos judiciales. La verificabilidad y trazabilidad son cruciales para establecer la autenticidad de las comunicaciones. 

Elementos Clave que debe cumplir un servicio de eDelivery: 

1. Firma Electrónica Avanzada: Un servicio de eDelivery conforme a eIDAS debe incorporar una firma electrónica avanzada en las comunicaciones. Esto asegura la autenticidad y la integridad de los mensajes enviados. 

2. Sellado de Tiempo: El sellado de tiempo es esencial para demostrar el momento exacto de la entrega. Es un elemento clave para cumplir con las regulaciones de eIDAS y garantizar la validez temporal de las comunicaciones. 

3. Pruebas de entrega y apertura: Un servicio de eDelivery debe proporcionar pruebas sólidas de que los documentos enviados hayan sido enviados al destinatario y éste los haya abierto, por lo tanto es esencial autenticar al receptor de la comunicación antes de que éste la abra.

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