El camino hacia la transformación digital

Hace tan sólo unos días atrás el Presidente Sebastián Piñera firmó el proyecto de Transformación Digital, siendo el primer paso hacia la digitalización y modernización del Estado de Chile.

La pregunta que surge entonces es ¿qué ventajas brinda la digitalización?

Las ventajas son múltiples y van desde el ahorro de espacio físico destinado al archivo de documentos en papel, prevenir su deterioro por al manejo manual, reducción de los gastos asociados a la impresión, conciencia con el medio ambiente, reducción del uso de fotocopias, entre otros. Sin embargo si a esto le sumamos la integración con otras tecnologías, las ventajas y el valor se incrementan considerablemente. 

Por ejemplo, si integramos un gestor documental que incluya captura. La captura facilitará la indexación, así cuando se requiera ubicar un documento bastará con que se digite uno o más campos indexados o metadatos, permitiendo el acceso inmediato al documento. 

Las ventajas de integrar el Gestor Documental van desde el ahorro de tiempo en el acceso a la información, seguridad ya que el acceso se puede restringir según el perfil del usuario, acceso desde dispositivos móviles, varias personas pueden consultar a la vez el mismo documento, evitar el deterioro de los documentos, entre otros.

Y si queremos generar aún más valor y ventajas podemos integrar un sistema de workflow, que facilitará el procesamiento de determinados documentos, como por ejemplo: solicitudes,  órdenes de compra, facturas, etc. 

El sistema de workflow permitirá aprobar, rechazar o bien solicitar información adicional a través de una sola aplicación la que además se puede integrar al correo electrónico, y a la que tendrán acceso todos los involucrados en una cadena de aprobación jerarquizada.

Como vemos la digitalización aporta beneficios importantes, pero su integración con otras herramientas potenciará los beneficios optimizando y potenciando los procesos empresariales.

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