El comodín de la reunión.

Convocar a una reunión es la primera seducción de la gestión barroca de una empresa u organización. Así lo explica Dogbert (el personaje de la serie de Dilbert) en su curso para Ejecutivos Zombis: <<Como Zombi, tienen que decir generalidades vacuas. Su plan de negocios debe rezar: “nuestro objetivo consiste en potenciar una variedad de técnicas para la consecución de un amplio espectro de resultados encaminados a maximizar nuestros beneficios”. A lo que Catbert responde: “oye, ¡se me está poniendo la piel de gallina y siento la necesidad urgente de convocar a una reunión”.

Aunque las reuniones son absolutamente indispensables para impulsar la actividad, es fácil cometer excesos en ese sentido. Las reuniones tienen una clara tendencia a la obesidad: demasiadas reuniones, demasiados participantes, demasiada duración, y demasiados asuntos.

Debe existir proporción entre la reunión y la actividad que pretende gestionar. En ocasiones no hay suficiente tiempo entre reuniones para que los asuntos revisados puedan avanzar. En algunas reuniones de ventas semanales por ejemplo. Las reuniones así planteadas causan mucho estrés, se viven como una apretada de tuercas. Generan falsas promesas y otros procesos de autodefensa, que fácilmente desembocan en mentiras.

Es imprescindible ir a una reunión con los papeles leídos de antemano y los asuntos pensados por adelantado. Muchos directivos convocan a una reunión como sustituto del proceso personal de maduración del problema. Quieren ir por la vía rápida –rápida para ellos-, convocando improvisadamente y en su propio despacho.

Tenemos que luchar para que las reuniones sean escasas, esperadas y preparadas. Debemos poner las reuniones a dieta, que nunca superen la hora, ni aborden más de tres o 4 asuntos. Hay una clara relación inversa entre formalidad y eficacia. Es fundamental cuidar el minuto después, cuando los participantes liberados del yugo del formato se animan a expresar lo que han callado durante todo el tiempo que ha durado la reunión.

Si queremos avanzar en una reunión, no recomiendo usar el PPT. Preparar un ppt. Desvía casi siempre la atención del asunto hacia el ppt. La reunión se orienta unilateralmente hacia el ponente y la llena de verborrea para amortizar las transparencias que se han escrito. Si se utiliza el ppt, recomiendo seguir el consejo que rige en el mundo del excursionismo: el número óptimo debe ser par e inferior a tres. Me gustan las ponencias de una sola transparencia. Mejor todavía si es una sola transparencia vacía, que tiene por título una pregunta, para ir rellenando durante la reunión.

Esta misma técnica puede utilizarse para la minuta. No recomiendo redactarlas. Nada más propio de una gestión barroca que empezar una reunión leyendo la minuta de la reunión anterior, y que se inicie una discusión sobre si la minuta leída refleja bien las discusiones que se produjeron, y pedir que esta discusión conste en la nueva minuta.

Las actitudes en una reunión dan para mucho. Engendra sus propios personajes: el experto de barra de bar que siempre sabe lo que debería haberse hecho a posteriori; el cenizo; el pacificador: el que se queja de lo lento que va todo; el memorión que se acuerda de todas las veces que se ha fallado; o el puntilloso preocupado por corregir los decimales, la ortografía o los formatos.

Pero el problema central de la reunión es que sustituye el trabajar por el hacer algo. Si estamos convocados a una reunión nuestro trabajo prioritario consistirá en asistir a la reunión. Aunque en la reunión no trabajemos ni aportemos nada ni lleguemos a ninguna conclusión. Se trata de estar, pasivamente, de estar por estar. En definitiva, es tan solo un sucedáneo de la auténtica gestión, que nos ocupa el tiempo y nos descentra. Por eso la frase “el jefe está reunido” se ha convertido den la excusa perfecta, aunque en realidad esté llamando por teléfono, jugando con la computadora o echando una cabezadita.

Reunirse tiene prioridad, aporta consistencia. Por ese motivo si sobre un asunto se llegan a convocar varias reuniones, estas acabarán por ser más importantes que el contenido delas mismas. Son muchos los comités de calidad que conozco en que se habla de todo excepto de calidad. Llegan a constituirse como contrapoderes para vehicular los asuntos más diversos.

Formar parte de un comité nos excluye de la responsabilidad de hacer, a la vez que nos da derecho a opinar sobre lo que hacen los demás. Y por supuesto, da notoriedad. Por eso es comprensible que un buen amigo mío, padre de familia números y profesor universitario como yo, diga que le gustaría dedicarse a formar parte de consejos de administración. Un deseo que sin duda comparto.

Es simple hecho de convocar a una reunión es un claro síntoma de la gestión barroca, ese paradigma de la burocracia que se autoalimenta. La reunión que se hace para preparar la reunión es su caricatura. La reunión es el origen de todo un catálogo de productos barrocos: presentaciones en ppt, informes parciales, presentaciones de los informes, decisiones, precipitadas e innecesarias, comparaciones dañinas, planificaciones redundantes, convocatorias de nuevas reuniones.

Piense en la actividad parlamentaria de los políticos. En lugar de gestionar están reunidos discutiendo entre ellos sobre que hacer, de forma tan manifiestamente ineficaz que ni siquiera acuden a los plenos. Por ello tienen que reunirse en las comisiones parlamentarias, que es donde se supone que, al menos, se discute. Pero eso tampoco es así, porque lo importante acaban siento las subcomisiones que preparan los asuntos a tratar y las reuniones preparatorias de los miembros del mismo partido…

Por Gabriel Ginebra del libro; "El Japonés que estrelló el tren para ganar tiempo."