El Delegado de Protección de Datos (DPO): Un Actor Clave en el Cumplimiento de la Normativa de Protección de Datos
Darío Echeverría Muñoz
LL.M | Jurista 4.0 | DPO | Docente | Mediador | Articulista e investigador en Derecho, especial mención en la rama Informática, Digital y Nuevas Tecnologías
1. Introducción
En la era digital, la protección de datos personales se ha convertido en una de las ramas jurídicas más relevantes. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) europeo, que entró en vigor en mayo de 2018, ha transformado la forma en que se manejan los datos en Internet. Este reglamento tiene un alcance extraterritorial, obligando a instituciones públicas y privadas de todo el mundo a cumplir con sus disposiciones. En este contexto, surge la figura del Delegado de Protección de Datos (DPO, por sus siglas en inglés), cuyo rol, funciones y perfil apropiado abordaremos en este artículo. El DPO es un actor esencial en la garantía del cumplimiento del RGPD, siendo el encargado de supervisar y asesorar a las organizaciones en la correcta gestión de los datos personales.
2. ¿Quién es el DPO?
El Delegado de Protección de Datos (DPO) es una figura clave en el marco del RGPD. Este profesional es responsable de supervisar cómo una organización maneja los datos personales de sus clientes, empleados y otras partes interesadas, asegurándose de que se cumplan las regulaciones de protección de datos.
El RGPD introduce en nuestro ordenamiento jurídico esta nueva figura, el DPO, que se erige como la persona especialista y responsable de todas y cada una de las cuestiones que existan o puedan surgir en la organización relacionadas con la protección de datos personales.
Según el RGPD, el DPO puede ser un miembro del personal de la organización o puede desempeñar sus tareas en el marco de un contrato de servicio. No existe un criterio único sobre quién debe ser el DPO o dónde debe ubicarse dentro de la estructura organizativa, pero debe tener la capacidad de desempeñar sus funciones de manera independiente y no debe recibir instrucciones sobre cómo tratar con los asuntos de protección de datos.
3. Roles y Funciones del DPO
El DPO tiene una variedad de roles y funciones dentro de una organización. Estos incluyen:
3.1. Informar y asesorar: El DPO debe informar y asesorar a la organización y a sus empleados sobre sus obligaciones de cumplir con el RGPD y otras leyes de protección de datos. Esta función es esencial para garantizar que la organización esté al tanto de sus responsabilidades y sepa cómo cumplir con ellas. El DPO también debe proporcionar asesoramiento en relación con las obligaciones de protección de datos, los derechos de los interesados y las prácticas de protección de datos.
3.2. Supervisión: El DPO es responsable de supervisar el cumplimiento de la organización con el RGPD y otras leyes de protección de datos. Esto incluye la asignación de responsabilidades, la concienciación y formación del personal implicado en las operaciones de tratamiento de datos, y las auditorías correspondientes. El DPO debe asegurarse de que los procesos de la organización estén en línea con las regulaciones de protección de datos y que se tomen medidas para corregir cualquier incumplimiento. Además, el DPO debe supervisar la implementación y aplicación de la política de protección de datos de la organización.
3.3. Asesoramiento: El DPO proporciona asesoramiento en lo que respecta a la Evaluación de Impacto de Protección de Datos (EIPD) y supervisa su implementación de acuerdo con el RGPD. La EIPD es un proceso que ayuda a las organizaciones a identificar y minimizar los riesgos de protección de datos de sus operaciones de procesamiento de datos. El DPO debe asesorar a la organización sobre cuándo y cómo llevar a cabo una EIPD, y debe supervisar su implementación.
3.4. Cooperación con la autoridad supervisora: El DPO actúa como punto de contacto entre la organización y la Autoridad de Protección de Datos (APD) y coopera con esta última, incluyendo la consulta sobre cualquier otro asunto. Esta función es crucial para mantener una comunicación abierta y transparente con la APD y para garantizar que la organización cumpla con sus obligaciones de informar sobre las violaciones de datos.
Además, el DPO debe prestar atención a los riesgos asociados con las operaciones de tratamiento de datos, teniendo en cuenta la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento. Esto implica una comprensión profunda de las operaciones de procesamiento de datos de la organización y la capacidad de identificar y mitigar los riesgos asociados.
4. Nivel Jerárquico del DPO
El papel del Delegado de Protección de Datos (DPO) en una organización es crucial para asegurar el cumplimiento efectivo de las regulaciones de protección de datos. Aunque no es obligatorio que el DPO sea parte de la alta dirección, es esencial que ocupe una posición jerárquica que le permita influir en las decisiones estratégicas relacionadas con la gestión de datos.
De acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), el DPO debe rendir cuentas a los niveles más altos de la organización. Esto significa que debe tener la capacidad de interactuar directamente con la alta dirección. Esta interacción le permite comunicar eficazmente las necesidades y obligaciones en materia de protección de datos, asegurando que se consideren en la toma de decisiones estratégicas. Además, le otorga la autoridad necesaria para implementar y supervisar las políticas de protección de datos.
Este nivel de acceso también permite al DPO mantener informada a la alta dirección sobre el estado de cumplimiento de la organización y cualquier riesgo potencial que pueda surgir. Además, le proporciona la libertad para desempeñar sus funciones sin interferencias, lo cual es esencial para mantener la integridad y objetividad de su papel.
Es importante resaltar que el DPO debe estar protegido contra cualquier forma de represalia por desempeñar sus tareas. Esto implica que no puede ser despedido, penalizado o degradado por llevar a cabo sus responsabilidades. Esta protección es crucial para garantizar que pueda actuar en el mejor interés de la protección de datos, sin temor a las repercusiones negativas.
5. Perfil Apropiado del DPO
El Delegado de Protección de Datos (DPO) debe poseer una serie de habilidades y conocimientos especializados para desempeñar su papel de manera efectiva. En primer lugar, debe tener un conocimiento profundo de las leyes de protección de datos, incluyendo el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), esto es fundamental para garantizar que la organización cumpla con todas las regulaciones pertinentes y para evitar posibles sanciones.
Además de su conocimiento legal, el DPO debe tener una comprensión sólida de la organización y sus procesos. Esto incluye la manera en cómo se recopilan, almacenan y utilizan los datos, así como las tecnologías y medidas de seguridad de la información que se utilizan para protegerlos. Este conocimiento técnico le permitirá identificar posibles vulnerabilidades y recomendar mejoras para fortalecer la seguridad de los datos.
El DPO también debe ser capaz de promover una cultura de protección de datos dentro de la organización. Esto implica educar a los empleados sobre su importancia y asegurarse de que comprendan y cumplan con las políticas y procedimientos de la organización en este ámbito. Además, debe ser un comunicador eficaz, capaz de interactuar con todas las partes interesadas, tanto internas como externas, para abordar cualquier preocupación o pregunta relacionada con la protección de datos.
Aunque no se requiere necesariamente una titulación específica en Derecho o en Informática o Seguridad para ser DPO, sí se requiere que el profesional cuente con los conocimientos suficientes y específicos en protección de datos que permitan desarrollar las funciones descritas. Además, debe ser un especialista en gestión de procesos y riesgos. Aunque este último no es obligatorio, es necesario para llevar a cabo sus funciones de manera efectiva.
Los DPO tendrán que poseer sólidas competencias de IT, además de un buen conocimiento de la infraestructura de IT de la organización. El desarrollo y la adquisición de nuevas tecnologías pueden y van a alterar los parámetros de un puesto así, por lo que el profesional tendrá que saber adaptarse a los cambios. En las grandes empresas, puede haber varios DPO, cada uno con su propio conjunto de competencias especializadas.
Además, el tener las certificaciones ISO 27001 y 27002 puede proporcionar un valor agregado significativo para un DPO, ya que son reconocidas internacionalmente, ya que son un indicativo que el profesional ha alcanzado un cierto nivel de competencia en la gestión de la seguridad de la información. Además, la implementación de un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (ISMS) y la adhesión a las directrices de la ISO 27002 pueden llevar a mejoras significativas en los procesos de la organización, lo que puede resultar en una mayor eficiencia y efectividad.
6. Comparación del Rol del DPO en Diferentes Legislaciones
El papel del DPO puede variar ligeramente dependiendo de la legislación específica de protección de datos que se aplique. A continuación, se presenta una breve comparación en el contexto de varias legislaciones importantes de protección de datos.
6.1. Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) - Unión Europea
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es la legislación más relevante en lo que respecta a la protección de datos personales. Su alcance global ha transformado la forma en que se procesan los datos personales en todo el mundo. En este marco, el Delegado de Protección de Datos (DPO) desempeña un papel crucial, supervisando el cumplimiento de la organización con el reglamento y gestionando los riesgos relacionados con la protección de datos.
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El RGPD establece claramente las responsabilidades y funciones del DPO, que incluyen la supervisión del cumplimiento de la normativa europea en materia de protección de datos, la cooperación con la Autoridad de Protección de Datos y la actuación como punto de contacto para los interesados.
Según el RGPD, la designación de un DPO es obligatoria en situaciones específicas. Por ejemplo, cuando el tratamiento de datos es llevado a cabo por una autoridad u organismo público, cuando las actividades principales del responsable o del encargado requieren una observación habitual y sistemática de los interesados a gran escala, o cuando las actividades principales del responsable o del encargado consisten en el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos personales.
El RGPD también permite que un grupo empresarial designe un único DPO, siempre que este sea fácilmente accesible desde cada establecimiento. Esta flexibilidad permite a las organizaciones adaptar la posición del DPO a sus necesidades y estructura específicas. El DPO puede ser un miembro del personal del responsable o del encargado del tratamiento, o puede desempeñar sus funciones en el marco de un contrato de servicios, proporcionando aún más flexibilidad en la designación de esta posición crucial.
Es fundamental que el DPO esté adecuada y oportunamente involucrado en todas las cuestiones relacionadas con la protección de datos personales. Los responsables o encargados del tratamiento deben garantizar que no reciba ninguna instrucción en lo que respecta al desempeño de sus funciones y que no sea destituido ni sancionado por desempeñar sus tareas, ya que esto garantiza su independencia y autoridad dentro de la organización.
Además, el DPO tiene la responsabilidad de informar y asesorar al responsable o al encargado del tratamiento y a los empleados que se ocupen del tratamiento de las obligaciones que les incumben en virtud del RGPD y de otras disposiciones de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros. También debe supervisar el cumplimiento de las políticas del responsable o del encargado del tratamiento en materia de protección de datos personales, incluyendo la asignación de responsabilidades, la concienciación y formación del personal que participa en las operaciones de tratamiento, y las auditorías correspondientes.
6.2. California Consumer Privacy Act (CCPA) - Estados Unidos
La California Consumer Privacy Act (CCPA) es una ley de protección de datos que se aplica en el estado de California, en los Estados Unidos. Aunque la CCPA no exige específicamente la designación de un DPO, las organizaciones deben tener a alguien que asuma un papel similar para garantizar el cumplimiento de la ley. Este individuo, a menudo referido como un Oficial de Privacidad, tiene responsabilidades similares a las de un DPO bajo el RGPD, incluyendo la supervisión del cumplimiento de la CCPA y la gestión de las solicitudes de los consumidores.
La CCPA, otorga a los consumidores californianos derechos sólidos de privacidad de datos, incluyendo el derecho a saber qué datos se recopilan sobre ellos, a prohibir la venta de sus datos a terceros, a demandar a las empresas que recopilan sus datos y sufren una violación de seguridad, y a eliminar los datos recopilados sobre ellos. Además, prohíbe la discriminación contra los consumidores que opten por no participar en la recopilación de datos.
La ley se aplica a las empresas que, independientemente de su domicilio social, traten con datos de residentes en el estado de California y cumplan con ciertos requisitos, como tener un beneficio anual bruto superior a 25 millones de dólares, tratar con información de un mínimo de 50.000 consumidores, dispositivos u hogares, u obtener como mínimo el 50 por ciento de sus ganancias de la venta de información personal.
Las empresas deben cumplir con una serie de obligaciones para aumentar la transparencia en el tratamiento que hacen de los datos, entre las que se incluyen informar a los consumidores si tienen intención de vender sus datos, incluir una política de privacidad en la web donde se especifique la información recogida y el propósito, proporcionar mecanismos para que los consumidores puedan solicitar información acerca de sus datos y responder a las solicitudes sin coste, y no discriminar a aquellos consumidores que deciden eliminar sus datos, impedir su venta o ejercer algún otro derecho.
Aunque la CCPA y el RGPD comparten ciertos objetivos y principios, también existen diferencias significativas entre ambas normativas. Por ejemplo, mientras que el RGPD requiere el consentimiento explícito del usuario para que una empresa pueda recopilar sus datos, la CCPA permite a las empresas procesar los datos de los consumidores sin restricciones iniciales, aunque deben respetar el derecho de información, de eliminación y prohibición de la venta de datos de los consumidores, si estos así desean ejercerlo. Además, la CCPA permite a las empresas ofrecer incentivos financieros a los consumidores que permitan la recopilación de sus datos, una disposición que no se encuentra en el RGPD.
6.3. Ley Orgánica de Protección de Datos - Ecuador
Ecuador aprobó su Ley Orgánica de Protección de Datos el 26 de mayo de 2021, que sigue muchos de los lineamientos del RGPD. De acuerdo con la Ley, se designará un delegado de protección de datos personales en casos específicos, como cuando el tratamiento se lleve a cabo por entidades del sector público, cuando las actividades del responsable o encargado del tratamiento de datos personales requieran un control permanente y sistematizado por su volumen, naturaleza, alcance o finalidades del tratamiento, entre otros.
El DPO tiene funciones específicas, entre las que se incluyen asesorar al responsable, al personal del responsable y al encargado del tratamiento de datos personales sobre las disposiciones contenidas en la ley, supervisar el cumplimiento de las disposiciones de la ley, asesorar en el análisis de riesgo, evaluación de impacto y evaluación de medidas de seguridad, y cooperar con la Autoridad de Protección de Datos Personales.
Para la ejecución de las funciones del DPO, el responsable y el encargado de tratamiento de datos personales deben garantizar que su participación sea apropiada y oportuna en todas las cuestiones relativas a la protección de datos personales, facilitar el acceso de las operaciones de tratamiento, así como todos los recursos y elementos necesarios para garantizar el correcto y libre desempeño de sus funciones, entre otros.
El DPO puede desempeñar otras funciones dispuestas por el responsable o el encargado del tratamiento de datos personales, siempre que no exista conflicto con las responsabilidades establecidas en la ley.
6.4. Ley 25326 - Argentina
La Ley 25326 de Argentina fue la primera ley de protección de datos personales en América Latina que siguió el modelo de la Directiva 95/46/CE de la Unión Europea. Actualmente, Argentina está en proceso de reforma de esta ley para estar en consonancia con el RGPD. La nueva ley propuesta, el Proyecto de Ley de Protección de Datos Personales, establece que las organizaciones deben designar a un Delegado de Protección de Datos (DPO) para supervisar el cumplimiento de la ley.
Según el Proyecto de Ley, el DPO debe ser designado en cualquier organización que sea una autoridad u organismo público, o en aquellas cuyas actividades requieran un control permanente y sistematizado debido a su volumen, naturaleza, alcance o finalidades del tratamiento de datos. Además, las organizaciones que no se encuentren obligadas a designarlo, pueden hacerlo de manera voluntaria o por orden expresa de la Autoridad de aplicación.
El DPO puede ser un empleado del Responsable o Encargado del tratamiento o puede desempeñar sus funciones en el marco de un contrato de prestación de servicios. Además, puede ejercer otras funciones siempre que no den lugar a conflictos de intereses. El DPO debe ejercer sus funciones de manera autónoma y libre de interferencias, sin recibir instrucciones, y sólo debe responder ante el más alto nivel jerárquico de la organización. No puede ser destituido ni sancionado por desempeñar sus funciones.
Las funciones del DPO incluyen informar y asesorar a los Responsables y Encargados del tratamiento, así como a sus empleados, de las obligaciones a su cargo; promover y participar en el diseño y aplicación de una política de tratamiento de datos personales; supervisar el cumplimiento de la ley y de la política de protección de datos; asignar responsabilidades, concientizar, formar al personal y realizar las auditorías correspondientes; ofrecer el asesoramiento que se le solicite para hacer una evaluación de impacto relativa a la protección de datos, cuando entrañe un alto riesgo de afectación para los derechos de los Titulares, y supervisar luego su aplicación; y cooperar y actuar como referente ante la Autoridad de aplicación para cualquier consulta sobre el tratamiento de datos efectuado por el Responsable o Encargado del tratamiento.
7. Conclusión
El papel del DPO es esencial para garantizar que las organizaciones cumplan con la legislación de protección de datos y protejan los derechos y libertades de los individuos. Independientemente de la legislación específica de cada país, el DPO desempeña un papel crucial en la supervisión del cumplimiento y la implementación de políticas y procedimientos de protección de datos.
El DPO debe ser un profesional con una comprensión profunda de las leyes de protección de datos, conocimientos técnicos sólidos y habilidades de comunicación y gestión para cumplir con éxito sus responsabilidades. Además, el DPO debe tener un nivel jerárquico adecuado dentro de la organización para poder tomar decisiones y garantizar el cumplimiento sin interferencias.
En el contexto de una creciente preocupación por la privacidad y la seguridad de los datos personales, el papel del DPO se vuelve cada vez más importante. Las organizaciones deben reconocer la importancia de esta figura y brindarle los recursos y el apoyo necesarios para garantizar que desempeñe sus funciones de manera efectiva. Al hacerlo, las organizaciones pueden mejorar su cultura de protección de datos y aumentar la confianza de sus clientes y empleados en su manejo de datos personales.
Fuentes: