El desafiante viaje de Misereor en el mundo de Scrum - Segunda Parte

Introducción

En este artículo, exploramos el apasionante viaje de un grupo de expertos por el fascinante mundo de Scrum. Descubriremos cómo, en el plazo de apenas tres días, un equipo multifuncional recién formado logró tejer una estrategia global utilizando un marco de trabajo ágil, superando así las expectativas de la Directora del Departamento de Política y Cuestiones Mundiales.

Misereor, la Obra Episcopal de la Iglesia Católica Alemana para la Cooperación al Desarrollo, optó por  implementar Scrum para diseñar la estrategia global de la campaña "¡Misereor contra la ultraderecha!". Hemos tenido el honor de acompañarlos en este viaje. En la primera parte del artículo, explicamos por qué se eligió Scrum para formular una estrategia que no está relacionada con desarrollo software, describimos la formación de los participantes y el producto a desarrollar.

En esta segunda parte, profundizaremos en las experiencias de los participantes, así como en la aplicación del marco de trabajo y las herramientas empleadas. Este viaje culmina con la demostración de la estrategia y todos sus componentes, esenciales para asegurar el éxito de la campaña global. Además, exploramos los aprendizajes obtenidos durante el proceso, incluyendo las satisfacciones, oportunidades de mejora, nuevas ideas y el reconocimiento mutuo entre los participantes.

¿Cómo superaron los desafíos? ¿Qué herramientas utilizaron para transformar una visión en una estrategia concreta y exitosa? ¿Qué aprendizajes emergieron durante el proceso? ¡Descubre todo esto y más en la segunda parte de este apasionante viaje!

¿Que es Scrum?

Si estas familiarizado con scrum, puedes ir directo a la siguiente sección del artículo.

Scrum es un marco de trabajo ágil basado en los valores de compromiso, enfoque, transparencia, respeto y coraje. Este marco está revolucionando la forma en que los equipos de diversos sectores alrededor del mundo gestionan sus proyectos. 

Un equipo Scrum funciona como una unidad cohesionada y se compone de Desarrolladores del producto, el Product Owner (PO) y el Scrum Master (SM). Los equipos son interfuncionales y autogestionados, lo que significa que los desarrolladores poseen todas las habilidades necesarias para crear valor en cada Sprint y deciden internamente quién hace qué, cuándo y cómo. En este proyecto, cuatro expertos de diferentes áreas de la ONG asumieron el rol de desarrolladores del producto.

El Product Owner (PO) es responsable de maximizar el valor del producto resultante del trabajo de los desarrolladores mientras el Scrum Master (ScM) se responsabiliza de establecer Scrum y de ayudar a los otros miembros del equipo a entender la teoría y la práctica. La Directora del Departamento de Política y Cuestiones Mundiales fue nuestra Product Owner y Magdalena Conde de Reichenberg y Norma Lidia Acevedo Lopez tuvimos el honor de jugar el rol de ScM.

El Producto a desarrollar, en este contexto, fue la  estrategia global de la campaña de comunicación "¡Misereor contra la ultraderecha!" . 

Durante una secuencia de Sprints, que son eventos de duración fija que se suceden uno tras otro, el equipo Scrum elabora incrementos de valor del producto, utilizando ceremonias y artefactos definidos por el marco ágil Scrum. En este caso particular, cada sprint duró un día de trabajo.

Para conocer los detalles de scrum visita la Scrum Guide.

Formulación del objetivo del producto y de sus usuarios 

¡Llenos de expectación comenzamos con el primer sprint!  

Colgada en la pared, había una lista de temas que necesitaban aclaración de nuestro PO antes de proceder con el desarollo del producto. Aclaradas las dudas y con una base sólida para la planificación del sprint (Sprint Planning) formulamos el Objetivo del Sprint y la lista priorizada de tareas necesarias para desarrollar el producto (Backlog).

Muchos equipos inician el desarrollo de un producto sin un objetivo claro y preciso arriesgándose a perderse en el viaje, es por eso que la primera tarea fue formular un entendimiento común del objetivo del producto y sus usuarios. Las técnicas de Design Thinking ayudaron su formulación generando un fuerte sentido de compromiso y propósito común.

Una campaña exitosa requiere de un slogan claro, significativo y memorable. Con esto como objetivo iniciamos una sesión de brainstorming, de la cual surgió el slogan "Orgulloso de ser humano, vota humanamente". Además, conscientes de que unos objetivos sin iniciativas concretas solo serían una lista de buenos propósitos sin impacto real, se procedió a generar una lista inicial de iniciativas que se refinaron en el siguiente sprint.

Con el propósito de aprovechar sinergias con otras organizaciones que llevaban a cabo campañas similares e identificar colaboradores potenciales se procedió a realizar una investigación. Utilizando múltiples canales de comunicación, y un timebox (periodo de tiempo) acordado por el equipo, cada desarrollador se enfocó en investigar diferentes sectores, como educación, ONGs y gobierno. En un animado ejercicio de sincronía, se plasmaron los resultados en un tablero, dando lugar a un enorme collage de posibles socios colaboradores.

Los Tableros de Visualización, utilizados durante todo el desarrollo, incrementaron el entendimiento y la visión sistémica del progreso del producto, además de facilitar la presentación del incremento del producto durante el Sprint Review. El incremento del producto  fue bien recibido por la PO, quien proporcionó la retroalimentación necesaria para que los desarrolladores pudieran continuar.

Definiendo el roadmap de producto y las iniciativas

Con un alto grado de motivación, dimos inicio al segundo sprint. En el tablero de scrum notamos que algunas tareas no recibieron alta prioridad y permanecieron en el backlog para ser abordadas en el tercer sprint. Este enfoque permite que los equipos se concentren en las tareas más críticas y en su ejecución secuencialmente, un método que podríamos llamar "enfoque extremo".

Nos enfrentamos a diversas tareas de priorización y al establecimiento de correlaciones entre los elementos clave de la campaña. El criterio MuSCo (Must, Should, Could), junto con técnicas de clustering y visualización, nos fue de gran utilidad para estructurar y priorizar eficazmente.

La creatividad alcanzó su punto culminante durante la formulación del roadmap. Asociar las iniciativas con los diversos eventos políticos y sociales usando diferentes colores para ordenar la información fue una tarea que el equipo disfruto.

Al final del día los tableros llenaban la sala, reflejando las correlaciones: iniciativas-usuarios, colaboradores potenciales-tipos de colaboración, iniciativas-eventos. ¡Todas las partes del producto están bien articuladas!

Cerramos el día con el Sprint Review, donde además de la valiosa retroalimentación proporcionada por la PO, se compartió el deseo de movilizar e implicar a otras organizaciones y stakeholders en la campaña. ¡Este fue un verdadero impulso de motivación para todos, permitiéndonos irnos a casa con un profundo sentimiento de satisfacción!

Refinando el roadmap y preparando su presentación final 

Llegó el tercer y último sprint de este proyecto vibrante. A esta altura, todos los desarrolladores estaban familiarizados con el proceso, lo que les permitió definir con facilidad el objetivo del sprint y priorizar el backlog.

La selección y el diseño del material de campaña resultaron ser momentos memorables y divertidos. Destacó especialmente el diseño de una hermosa sombrilla decorada con el eslogan de la campaña. 

Posteriormente, convertimos los tableros físicos en digitales y preparamos una presentación que articulaba claramente la articulación de todos los elementos de la campaña. Nuestro equipo Scrum había logrado crear una estrategia integral y consistente.

El momento de la verdad había llegado. Un clima de entusiasmo contagioso reinó en el salón durante el Sprint Review Final. Fue emocionante ver la expresión de satisfacción en el rostro de la PO mientras los desarrolladores realizaban magistralmente la demostración del producto.

¡Producto aprobado y listo para presentar a los demás stakeholders!

Retrospectiva

El aprendizaje surge a través de la reflexión sobre nuestras experiencias; por ello, la última actividad de este proyecto fue la retrospectiva. Utilizamos la matriz del aprendizaje para captar lo positivo y las oportunidades de mejora. Además, reconocemos los logros personales y discutimos nuevas ideas que podrían implementarse en proyectos futuros.

El éxito de este proyecto ha demostrado con claridad que la metodología Scrum puede aplicarse efectivamente más allá del desarrollo de software, adaptándose a una variedad de sectores. En Rodriguez Pardo & Assocs , continuaremos con nuestra misión de apoyar a organizaciones como Misereor en la adopción e implementación de metodologías ágiles, facilitando formas de trabajo que impulsen la eficacia y la innovación.

Agradecemos profundamente a todos los participantes por su excepcional desempeño, profesionalismo y dedicación a lo largo de este proyecto. Su esfuerzo y compromiso no solo han contribuido al éxito de la iniciativa, sino que también han sentado las bases para futuras.

¡Llegamos al final del viaje y al destino deseado!

¡Hasta el siguiente viaje!