El orden de los factores SÍ altera el resultado

Si frente a este contexto actual te ves trabajando el doble y las exigencias se triplicaron, este post es para vos.

En este tiempo de cuarentena han sido muchas las frases compartidas respecto al aumento de horas de trabajo. No sólo a través de la virtualidad estamos rompiendo fronteras geográficas sino que a su vez, la barrera del ámbito personal y laboral, al trabajar desde nuestras casas, se convierte en una línea por demás delgada, casi invisible.

Hemos recibido miles de consejos respecto de cómo organizarnos para poder trabajar con la familia dando vueltas o en soledad. Todo sirve y si no, lo reciclamos y adaptamos a nuestra realidad. Todos los días se nos presenta el miedo de que en alguna de las reuniones los hijos interrumpan, o estamos asegurándonos de que la conexión en Internet sea lo más óptima posible y nos angustiamos si no lo es.

Ahora bien, debemos comprender (si es que ya no lo hicimos) que no podemos trasladar los modelos de gestión presenciales a la virtualidad sin una adecuada adaptación. Esto se refiere, específicamente, a revisar los procesos de trabajo, analizar y reformular los mismos para que sean aplicables a la nueva rutina. Existirán procesos que no requieran mayores modificaciones, otros en cambio deberán ser actualizados en su totalidad.

La modificación o no de los procesos tiene por lo menos dos formas para llevarse a cabo. Ambas formas las podríamos identificar en una especie de ecuación binaria: con tiempo/sin tiempo. Si contamos con ese preciado bien que es el “tiempo” podremos analizar quién es o quiénes son los responsables del proceso, cuál o cuáles son las áreas que intervienen, los recursos que tenemos para desarrollar la actividad y, no menos importante, la actividad en sí. Podemos desarrollar un cuadro de los pros- y contra que se presentan en el proceso actual a la vez que se podría desarrollar análisis de casos con situaciones que ya nos han ocurrido o bien que podrían suceder. Todo esto nos dará material de sobra para trabajar y optimizar las gestiones de nuestra empresa.

Sin tiempo, sólo nos queda la prueba y el error. Con esta opción, de seguro estaremos más estresados, porque los reclamos vienen desde todos los frentes: cliente, proveedor, jefe o colaborador. Es justamente en esta opción donde terminamos trabajando el doble porque no paramos y generamos mayor confusión. La frustración aumenta para quienes deben llevar a cabo la tarea. Personas que también, no debemos olvidar, están atravesando una situación que nos despierta innumerables emociones. Sin tiempo, tampoco tenemos una clara visión del proceso en general y perdemos de vista los objetivos. En síntesis, vamos tambaleando, y haciendo malabares para tratar de terminar nuestro trabajo.

No quiero decir que una forma es mejor que otra. Cada organización, cada empresa y cada persona, hace – como decía mi profesora de yoga- lo que puede con lo que es y lo que tiene. De allí que más allá de si contamos o no con el tiempo, lo importante es saber que hay que moverse y adaptarse. Hay que revisar y modificar. En resumidas cuentas debemos poner en marcha ese tan ansiado ciclo de mejora continua. Aquello que muchas veces se considera burocrático y poco útil, debemos empezar a considerarlo como la herramienta principal.

El ciclo de la mejora continua nos permite poder evaluar y optimizar los procesos actuales. Esto no significa que debemos frenar nuestra actividad hasta que se aprueben los nuevos procesos, sino que mientras “andamos” podemos dedicar una hora de cada día a desarrollar el análisis y proponer mejoras. Claro está que debemos realizarlo con las personas que llevan adelante el proceso para tener una clara idea de lo que llamamos “la realidad del proceso.”

Cuando hablamos de “realidad del proceso” nos referimos a la situación que es percibida tanto por el responsable del proceso como de todas las personas que mantienen interacción con él. Quienes están por fuera del proceso, tienen una visión recortada de la realidad y muchas veces suele tener un enfoque distinto. Recordemos que cada persona tiene una cultura propia en función de su trayecto de vida (personal y profesional). Es por esta razón que tanto los participantes del proceso como los “veedores” externos – en tanto partes interesadas- deben poder co-construir el análisis y la correspondiente mejora.

El trabajo en equipo es necesario no sólo porque mejora los resultados del proceso en sí, sino que también aumenta la motivación de los colaboradores en tanto se sienten artífices de la mejora. Sumado también a la disminución del famoso “rechazo” que trae aparejado toda gestión de cambio.

De allí que cuando hablamos de gestionar la comunicación desde otra perspectiva, también hacemos referencia a comprender la necesidad de adaptar los procesos. Pero no se trata de definir procesos y que luego sean éstos gestionados por las personas. Sino que parte de la gestión de procesos es que las personas se involucren desde el momento 0 y tomen una actitud proactiva y colaborativa para poner en juego todos sus conocimientos en una construcción colectiva. La co-construcción en equipo de los procesos que se llevarán a cabo.

Gestionar la comunicación desde una perspectiva distinta significa desarrollar un cruce entre el Propósito de la empresa, las Personas que la componen y los Procesos que se llevan a cabo. Y en esta secuencia, el orden de los factores SI altera el resultado, porque si no tenemos una clara idea respecto de la visión de la empresa – Propósito- las Personas no sabrán hacia dónde se quiere llegar y de qué forma lo harán – Procesos. Si pensamos primero en los procesos antes que en las personas que lo llevarán a cabo, sólo estaremos desarrollando un documento que quedará sin actualización, perdido en la nube o en algún escritorio físico o remoto.

Sin un Propósito las empresas estarán caminando como en un desierto sin fin, buscando agua para poder sobrevivir.