El papel de un Administrador de Proyectos.

En la actualidad requerimos de líderes integrales en la administración de proyectos que cuenten con las habilidades y conocimientos necesarios para que conduzcan por un buen camino los objetivos empresariales con el fin de alcanzarlos dentro de los límites de tiempo, alcance y costos definidos.

Solo con un profesional que actué como guía que sea capaz de comprender y analizar las diferentes situaciones que se presenten se podrá garantizar el cumplimiento de los objetivos propuestos para el crecimiento económico de una empresa o un país.  

Las características más valoradas del administrador de proyectos son la suma de las habilidades intelectuales y de su inteligencia emocional que integradas en una sola persona tendrá como resultado el logro de más éxitos en el desempeño de sus funciones debido a que mediante la comunicación efectiva podrá conseguir que las personas trabajen en equipo y en busca de un objetivo común.

Solo con el paso del tiempo este tipo de profesional podrá desarrollar sus habilidades de liderazgo con las experiencias que acumule; mientras tanto no podrá dejar de lado las bases establecidas que son la clave para alcanzar las metas de su gestión por lo que debe basar sus esfuerzos en la planeación, la organización y en el control.

Durante todas las etapas del proyecto el comportamiento y la toma de decisiones del PM son transcendentales; muchos profesionales con experiencia pueden afirmar que al realizar una adecuada planificación los trabajos finalizan antes de lo estimado sin contratiempos importantes, para esto es importante conocer sus limitaciones y saber cómo respaldarse en otras personas ya que el trabajo en equipo es fundamental para lograr las metas propuestas.

Los conocimientos básicos al inicio son saber cómo establecer el alcance, el presupuesto, el tiempo, las actividades, las especificaciones, las herramientas, identificar los posibles riesgos o complicaciones, además estar enterado de la legislación o las normas vigentes y estar seguro de haber hecho todo lo necesario para reducir al máximo los imprevistos.

Durante el desarrollo del proyecto deberá delegar funciones, lo cual es una manera de empoderar a los miembros del equipo, esto es sin delegar el control, así que hay que definir los responsables para efectuar los trabajos y las fechas de compromiso mediante un cronograma detallado y siempre documentado cada acción.

La falta de comunicación históricamente genera los futuros contratiempos, por lo que es necesario fijar una agenda detallada de los temas a tratar; no eludir los problemas, comentar y compartir expectativas, impulsar la aparición de ideas y alternativas, definir acciones futuras, determinar los próximos pasos para lograr el cumplimiento de los logros convenidos, redactar una minuta donde se establezca qué lograr, quién y cuándo; son acciones muy relevantes y apreciadas.

Una de las mejores actitudes del administrador es estar siempre enterado del progreso del proyecto y de las posibles dificultades que puedan tener con el fin de darles visibilidad, es por esto es un buen control de los recursos y su financiamiento son clave para mantener los planes del proyecto de acuerdo a la calendarización. Debe evaluar el avance, en caso de haber desviaciones deberá ser capaz de determinar las causas para corregir lo que sea necesario, algunas veces habrá de tomar acciones rápidas pero precisas y sencillas, no obstante previamente debe resolver preguntas tales como ¿Qué se va a hacer?, ¿Cuándo se va a hacer?, ¿Por qué se va a hacer? y ¿Cuánto dinero está disponible para hacerlo? de esta manera se podrá determinar en función del tiempo y del costo si es posible retornar al camino correcto.

Las empresas actuales cuentan con sistemas de operación complejos donde intervienen muchas personas que quieren aportar sus conocimientos y que deben ser tomadas en cuenta para que el producto final sea el adecuado, solo teniendo un buen esquema de trabajo con un buen líder lograremos realizar los proyectos de una manera rápida y eficiente. El camino en la formación del profesional ideal es largo y complicado pero está lleno de satisfacciones en el desarrollo personal y profesional, debido a que el PM se ha convertido en poco tiempo una necesidad real en toda compañía moderna que quiera evitar improvisaciones.

Por: Ing. Renato Soto.