El poder de la delegación eficaz

Decidí buscar alguna práctica o metodología cuando me di cuenta que como equipo no teníamos claro los niveles de autonomía de acuerdo a cada situación que nos tocaba día a día. Visualice algunas malas prácticas que nos afectaba negativamente en el ambiente laboral y las relaciones con otras células de la organización, además considere que estos antipatrones nos podrían afectar negativamente a la mejora continua del equipo. 

Una de las situaciones que más me llamó la atención fue que teníamos una  conversacion dentro del equipo porque nuestro contrato con el cliente finalizaba dentro de algunos días. El equipo se sentía presionado por la incertidumbre y la pésima comunicación del cliente. A modo de protesta algunos integrantes del equipo tenían la intención de frenar la producción del servicio y otros opinaban que no. Entonces fue donde se me ocurrió recomendar al manager del servicio utilizar Delegation Poker y así esclarecer de una forma sana, esta y otras situaciones que nos podrían afectar como equipo.  

El equipo estaba compuesto por 8 médicos y cada médico tenía un equipo compuesto por una enfermera, un kinesiólogo y un chofer, todos ellos involucrados en la discusión de cómo administrar el servicio dentro de los próximos días de trabajo.

 Este tema y otros estaban siendo discutidos todas las mañanas antes de iniciar sus jornadas y yo sentía que todas las personas estaban muy interesadas en aportar sus visiones sobre el trabajo. 

Como vi la oportunidad de diálogo propuse al Manager de la cuenta Delegation Poker de Manager 3.0

Esta práctica consiste en fomentar la autoorganización, el empoderamiento, la autonomía y libertad, a través de la interacción de la personas que llegan a acuerdos co-creados para delimitar responsabilidades.  Delegation poker es un buen punto de partida para la discusión de quién debería hacer qué.

Te contare sobre el paso a paso para que también tú lo puedas aplicar o recomendar. 

Delegator poker contiene siete cartas que nos permiten identificar 7 niveles de delegación, donde el nivel 1 decir es el nivel más bajo de delegación  hasta llegar al nivel 7 que significa la delegación total. Le comparto una foto de las cartas.

A continuación una breve descripción de  cada una de las tarjetas: (léalas como si el líder las estuviera comentando) 

1. Dile: Les diré.
2. Vender: intentaré vendérselo.
3. Consultar: consultaré y luego decidiré.
4. De acuerdo: estaremos de acuerdo juntos.
5. Asesorar: Yo asesoraré pero ellos deciden.
6. Preguntar: Preguntaré después de que decidan.
7. Delegado: delegaré completamente.

Paso 1:El juego comienza cuando cada compañero de equipo tiene un juego de cartas.

Paso 2: Se identifica una situación sobre la que tengamos dudas o sobre la que deseemos conversar. Como facilitador fui el encargado de explicar y aclarar la situación lo máximo posible.

Paso 3: Como en un jugo de póker, cada participante selecciona una carta y la arroja boca abajo, esta carta debe ser el resultado de la reflexión que tuvo hacia la situación del paso 2. Una vez todas las personas seleccionaron su carta, se da vuelta a todas las cartas y se analizan los resultados. Se genera una conversación donde el más bajo y el más alto tienen prioridad para explicar el porqué de su votación. Una vez se converse el primer resultado se recogen las cartas y se vuelve a votar hasta que se llegue a un consenso.

Paso 4: Se repite el procedimiento para los diferentes escenarios o decisiones que se quieran plantear. Para guardar las decisiones de delegación abordadas  podemos reflejarlas en delegation board:

En este tablero deben quedar claros los acuerdos de delegación alcanzados por los managers y sus equipos en cada escenario.

Al llegar a un consenso, nos aseguramos de que algunas decisiones no tengan que esperar a la aprobación del Manager para llevarse a cabo, evitando así los cuellos de botella y logrando que la transformación fluya de manera más ágil.

En las primeras situaciones a analizar por el equipo, costó un poco que fluyera la conversación, dado que contábamos con la presencia de managers y de la administración del servicio. Es por eso que recomiendo partir con situaciones simples y previo a la actividad recomiendo socializar los beneficios de la actividad con los managers.  

Al entender los beneficios de la actividad y más que nada lo poderoso que es delegar, el manager se mostró dispuesto a conversar y a empatizar con las opiniones, también de negociar y de entregar consejos en ciertas situaciones.

Gracias a esto último, la conversación fluye cada vez más, como un tira y afloja. 

 Como facilitador aprendí lo enriquecedor de tener muchas visiones de una misma situación. Esta experiencia me estimula aún más a fomentar las conversaciones en todas las capas de la organización.  

En mi próximo experimento con esta práctica haré más énfasis en que mientras más delegamos en un entorno controlado más nos auto-organizamos y más fluye el trabajo. Entonces en el delegation board dibujaría al equipo más apegado a las izquierda, es decir al 1 y dibujaría a los manager más apegados a la derecha.   

Si quieres avanzar en la agilidad organizacional o si tu equipo es nuevo y necesitas mostrar resultados rápido, te recomiendo 100% esta actividad.  Delegation poker nos permite ir avanzando de forma ordenada, genera confianza y fomenta un ambiente cordial y relajado. También promueve la comunicación abierta, que además reporta excelentes resultados cuando el equipo se siente comprometido y motivado.

Agradezco Juan Cruz Alonso y a Guillermo Lechuga ambos mentores, por ser mis compañeros de viaje en M 3.0.