El reto del teletrabajo en situaciones de urgencia

Con la llegada del coronavirus y la necesidad de aumentar las medidas de seguridad sobre la situación, estos días se habla mucho del teletrabajo como medida preventiva. La pregunta que economistas, profesionales de la sociología, responsables de RRHH, consejos y direcciones de empresa, y en otras personas que han de tomar decisiones al respecto se hacen es ¿Estamos preparados en nuestra empresa (o socialmente) para esta modalidad de trabajo? Sin embargo la pregunta para mí es ¿está tu plantilla preparada para el teletrabajo?, ¿has preparado a tu plantilla para el teletrabajo? ¿has brindado herramientas para el teletrabajo? ¿estás como responsable o director/a preparado para el teletrabajo de tu equipo? Son preguntas que no se han formulado hasta ahora muchas empresas ni personas trabajadoras, quizá porque el valor del presencialismo en nuestra cultura organizacional no nos ha dejado hacernos.

Está claro que no todas las personas cuentan con las mismas habilidades ni características personales para hacer teletrabajo. Y por supuesto, tampoco las mismas circunstancias en su hogar. Está claro también que muchas profesiones de hoy día no permiten esta modalidad, pero otras muchas sí. Qué pasa entonces con éstas que sí que permiten esta modalidad y no la disfrutan?

Ante el reto que tenemos delante -y puede ser este el primero de otros episodios que requieran de este tipo de medidas- las empresas que quieran estar preparadas deberían de diseñar un plan específico para poder articular de manera efectiva la coordinación y acompañamiento -no supervisión- de las personas de sus equipos de trabajo en los casos que fuera necesario. Sería como una especie de protocolo "de emergencia" para tales casos.

Las empresas que estén dispuestas a ello deberán en primer lugar dotar de herramientas para el teletrabajo. Esto pasa desde un equipo informático hasta una herramienta de comunicación online o de seguimiento del estado de proyectos. Desde la planificación de reuniones online efectivas hasta sistemas de apoyo y coordinación remotos. O incluso, alternativas al trabajo desde casa. Pero más allá de las herramientas y cuestiones más tangibles existe una necesidad primera que versa sobre la cultura organizacional, que versa sobre la responsabilidad propia y compartida, sobre la confianza en las personas, que versa sobre el co - liderazgo y el poder, y que tiene que ver con eso de acompañar y no supervisar. Esto evidentemente no se trabaja del día a la mañana ni se puede hacer mediante la programación de un software propio de la empresa, sino que requiere de cambios estructurales y de valores de la empresa.

¿Por dónde comenzaría yo?

Escuchar. Escuchar a las personas que vayan a hacer teletrabajo y abrirles un espacio de seguridad en el que puedan presentar sus necesidades previas de cara al teletrabajo, donde puedan compartir tras unos días de prueba las dificultades a las que se han enfrentado en la realización de esa forma de trabajo. Un espacio para generar ideas que salgan de ellas para atender dichas necesidades y solventar dichas dificultades. Se conformaría así una base sólida sobre la que trabajar.

Definir (bien) los objetivos. El trabajo por objetivos es una de los mejores marcos para el teletrabajo puesto que te da una referencia del volumen de trabajo diario o semanal sobre el que trabajar. Ahora bien, para el trabajo por objetivos es importante definir bien los objetivos, y esto, en muchas empresas está claro en términos de estrategia empresarial, pero no tanto en términos individuales de puestos de trabajo y sus descriptores.

Generar red y espacios de cohesión. La cultura del presencialismo en nuestra cultura organizacional va unida entre otras cosas a la necesidad de control de la plantilla, un valor propio de la empresa que busca su efectividad en términos de productividad. Pero ojo, porque no solamente es un valor para la empresa, sino también para las personas que en ellas trabajan. De hecho se ha hablado mucho sobre la soledad del teletrabajo. Pues bien, fomentar conversaciones entre compañeros/as en la jornada de trabajo, dejar espacio en las reuniones online para compartir cómo estamos o cómo nos ha ido el fin de semana, darle valor a los espacios de encuentro, aunque no sean cara a cara entre las personas hará no solamente que no se sienta esa soledad, sino que también reforzará la cohesión del equipo. Personalmente he teletrabajado casi tres años desde mi casa formando parte de un equipo de alrededor de veinte personas, y este tipo de espacios son importantes, así como los encuentros presenciales cada cierto tiempo.

Espacios de coordinación y toma de decisiones. Este punto requeriría de un artículo propio pero vamos a sintetizar. La importancia de fijar reuniones semanales para la organización del trabajo dentro del equipo radica no tanto en la organización del trabajo sino en el compartir la información necesaria para el desarrollo del trabajo. El presencialismo permite una comunicación más directa, de pasillo incluso, pero esos flujos de comunicación no dejan de ser ineficientes. En el día a día quizá no veamos la importancia que los flujos de información tienen, pero desde luego, teletrabajando es una de las flaquezas que podemos tener como equipo y que antes se evidencian. Por ello es tan importante que generemos espacios donde compartir la información relevante para el trabajo de cada persona, donde generar ideas para la consecución de los objetivos propuestos, y donde la participación de todas las personas sea posible y equilibrada -sin los correspondientes abusos de poder que se suelen dar en toda reunión clásica que se precie-. Es decir, lo que viene a ser una reunión efectiva. Y el formato online también cuenta con una propia estructura previa necesaria.

No sé si el teletrabajo ha llegado para quedarse, pero está claro que este experimento va a derribar los argumentos de muchas empresas que se niegan en rotundo a implementar en sus estructuras esta medida de conciliación (ahora de prevención). Y cuando eso pase tendrán que ir pensando en cómo van a poder hacer esto, cómo van a gestionar el cambio, un cambio que está siendo demandado por las nuevas generaciones y que han de ser tenidas en cuenta para eso que llaman retención del talento. No es tarea fácil, pero somos un montón de profesionales dedicadas a la gestión de personas, a la consultoría, a la facilitación de procesos y equipos, al cambio organizacional, a la medición de impacto, etc. y que nos dedicamos a acompañar estos cambios para que sea más sencillo y efectivo. Siempre resulta más sencillo con el asesoramiento de profesionales.