El reto: ¡terminar a tiempo!

Gestionar el cronograma de un proyecto en las condiciones actuales globales es todo un reto; si sumamos además que la base de la gestión está estructurada de manera insipiente, el reto se torna más difícil de lograr. Durante mis casi 30 años de ejercicio profesional he revisado cientos de cronogramas elaborados por las empresas contratistas, estos elaborados para desarrollar actividades de toda índole cuyos productos eran infraestructura, ingeniería, aplicativos o desarrollos tecnológicos. En esta tarea descubrí con asombro, la poca utilidad del cronograma, cada vez que realizaba la revisión del citado documento. Las preguntas surgían casi de inmediato ¿han interiorizado la necesidad de contar con un plan de gestión del cronograma y los instrumentos base que se generan en los procesos de gestión? ¿Cómo van a gestionar el cronograma del proyecto?  

El PMBoK precisa sobre los conceptos claves para la gestión del cronograma lo siguiente: la programación del proyecto proporciona un plan detallado que representa el modo y el momento en que el proyecto entregará los productos, servicios y resultados definidos en el alcance; complementariamente señala  que el cronograma sirve como herramienta para la comunicación, la gestión de las expectativas de los interesados (al ser una reproducción textual, en esta parte me gustaría indicar que cabe aquí hacer un aporte y cambiar expectativas por requisitos, en otra oportunidad sustentaré mi postura) y es la base para informar el desempeño.

La incertidumbre, la volatibilidad, ambigüedad y complejidad son características del ambiente globalizado actual, en este debemos desarrollar todos nuestros proyectos, independientemente si se trata de un proyecto de innovación, tecnología de la información, o infraestructura. Estas condiciones nos obligan a tener que desarrollar la gestión de cronograma de manera consciente. Para hacer uso de esta herramienta de gestión, cuya finalidad es aumentar la probabilidad de éxito del proyecto, es menester comprender claramente su aporte. Como lo mencioné anteriormente, tener claros cuales son los objetivos del proyecto, haber identificado y validado los requisitos de los interesados, reconocer las restricciones y supuestos del proyecto son la base para el desarrollo del plan de gestión de proyecto, y dado que la gestión del cronograma es uno de los pilares de este plan, resulta de más importancia asegurar comprender para qué se gestiona el cronograma en un proyecto.  

Conocer la diferencia entre el método de programación, la herramienta de planificación y el modelo de programación, -este último genera finalmente el cronograma del proyecto a partir del modelo y considerando como entradas la información del proyecto base-, es clave. Desde mi punto de vista, el aporte de los métodos ágiles, adaptativos, Lean construction, entre otros, resulta muy valioso para la ejecución de tareas específicas con características particulares y en situaciones singulares. La gestión del cronograma define, en el proceso de planificar, el uso de los métodos, herramientas y técnicas aplicables con mayor grado de eficiencia en el proyecto.

Los Project Manager son los guardianes del espíritu de la gestión del proyecto, en este sentido la gestión del cronograma debe ser llevada a cabo en línea con los principios expresados. La aparición de nuevos métodos ayuda a manejar las situaciones singulares, sin embargo, se deben mantener los principios. Aquí hago un llamado a los especialistas en gestión y a los expertos en métodos o herramientas para lograr alinear los esfuerzos a nivel académico y práctico, con la finalidad de aumentar la probabilidad de éxito de los emprendimientos locales. Reconocer la importancia de cada rol y el aporte significativo en el logro de los objetivos ayuda a aumentar la eficiencia de los equipos. Estamos aumentando peligrosamente la maleta de herramientas y métodos y dejando de lado los principios y los lineamientos.    

Espero sus comentarios. Continuaré escribiendo sobre este tema.