El rol clave de los key users para asegurar el éxito de una migración bluefield a SAP S/4HANA

Como ya vimos en detalle en anteriores publicaciones, la migración bluefield combina elementos de los enfoques brownfield y greenfield, permitiendo que las empresas mantengan ciertos procesos mientras rediseñan otros. Esta estrategia ofrece flexibilidad, lo que significa que los key users deben equilibrar la necesidad de continuidad operativa con la incorporación de nuevos procesos.

Funciones y responsabilidades de los key users:

1. Evaluación y selección de procesos a conservar o rediseñar: Los key users ayudan a decidir qué procesos existentes deben mantenerse sin cambios y cuáles deben rediseñarse. Esta evaluación se basa en criterios como la eficiencia, la adaptabilidad y el valor que aportan al negocio. Su conocimiento profundo les permite identificar qué prácticas son esenciales para conservar la continuidad y cuáles se beneficiarían de una reingeniería.
2. Pruebas de integración para nuevos y viejos procesos: En una migración bluefield, es esencial que los nuevos procesos se integren sin problemas con los existentes. Los key users realizan pruebas de integración para asegurarse de que no haya conflictos o fallos en la comunicación entre los distintos módulos y componentes del sistema. Validan la compatibilidad de las configuraciones antiguas con las nuevas funcionalidades para garantizar una transición sin interrupciones.
3. Supervisión detallada de la migración de datos: La migración de datos en una estrategia bluefield puede ser más compleja, ya que se deben integrar datos de sistemas heredados con nuevos módulos. Los key users supervisan la correcta migración, limpieza y transformación de datos para asegurar que no haya pérdida de información crítica. Aseguran la coherencia y la calidad de los datos durante la migración, lo que es vital para la operatividad del sistema híbrido.
4. Capacitación de usuarios en un entorno mixto: Dado que los usuarios trabajarán con procesos antiguos y nuevos, los key users deben preparar materiales de capacitación que aborden ambos tipos de procesos. Esto requiere un enfoque equilibrado que facilite la transición sin generar confusión. Además, deben asegurarse de que los usuarios comprendan cómo interactúan las nuevas funcionalidades con los procesos existentes y cómo aprovechar al máximo las mejoras introducidas.

¿Cómo descargar a los key users durante una migración bluefield?

Las características singulares de la migración bluefield obliga a los key users a actuar de manera flexible y adaptable, combinando la continuidad de procesos clave con la incorporación de nuevos enfoques. Su habilidad para equilibrar el mantenimiento de procesos críticos existentes mientras integran innovaciones será esencial para el éxito de esta estrategia híbrida. Esta estrategia puede ser muy demandante para estos roles, y por tanto, puede ocasionar una carga de trabajo excesiva con impactos negativos en el proyecto de migración y por supuesto, en los propios key users.

Dado que el éxito de la migración a SAP S/4HANA va a depender en gran medida de la aceptación de los usuarios a los nuevos procesos y procedimientos, es fundamental contar con instrumentos que la faciliten.

Las Plataformas de Adopción Digital (DAP), reducen la necesidad de una formación intensiva y un acompañamiento continuo durante la fase de introducción del nuevo software. El papel de los key users como capacitadores en la estrategia bluefield puede restar tiempo para otras funciones. Contar con una DAP favorece el trabajo autónomo de los usuarios, al solucionar las dudas recurrentes que surgen durante el trabajo diario con SAP. Una DAP puede hacer que la creación de material de capacitación y soporte sea más sencilla, manteniendo los contenidos actualizados y accesibles en cualquier momento y lugar.

Cuando existe el riesgo de que los key users lleguen a situaciones complicadas durante un proyecto de migración, es posible contar con recursos externos. Localizar a un equipo profesional de formadores especializados en SAP descargará en gran medida las tareas de capacitación internas. Con unas rápidas indicaciones, los formadores externos pueden crear el material más adecuado para cada circunstancia, además de diseñar las estrategias formativas necesarias para que los usuarios finales estén informados, capacitados y seguros en el manejo de los nuevos sistemas.

En resumen, aunque en un proyecto de migración a SAP S/4HANA los key users adquieren un rol muy relevante, no se puede obviar que se trata de un proyecto global, que afecta a toda la organización. Apoyando a los key users se apoya además a los usuarios que van a estar día a día aprovechando las ventajas y el potencial de SAP S/4HANA.