El uso informático en las organizaciones parte 2

Una vez que ya definimos las áreas a evaluar, ahora definimos la escala o regla con la que vamos a medir dichas áreas.

Escala de niveles para el uso de la información

La escala usa 5 clasificaciones diferentes:

• Uso personal
• Uso compartido
• Uso integrado
• Uso gestionado
• Uso Predictivo

veamos cada uno de estos niveles.

Uso personal

Se refiere a que la información de un departamento o unidad organizativa la tiene para su uso exclusivo sólo el responsable de ese departamento y frecuentemente sólo en su dispositivo (por ejemplo, laptop). No permite que nadie más toque su información, si necesitas algunos datos te enviara una copia y probablemente protegida (sólo lectura).

Uso Compartido

En este nivel el responsable de la unidad organizacional (RUO), ya comparte su información a través de carpetas compartidas u otros medios con lo que otras personas pueden acceder y modificar (con su debido permiso) la información.

Uso Integrado

En este nivel, la unidad organizativa (UO), ya cuenta con un sistema o aplicación de software que además de compartir la información entre varios usuarios, permite que un movimiento o transacción en un módulo afecte a otros módulos relacionados (por ejemplo, los registros contables).

Uso Gestionado

En este nivel, se tienen indicadores de avance y de rendimiento para saber si la UO, se acerca o aleja de sus metas y objetivos. Además los indicadores están publicados a manera de tablero de control y esta al alcance de cualquier usuario de la UO para que cada persona autogestione su trabajo.

Uso Predictivo

En este nivel, la información propia de la organización (histórica y actual) más la información externa de las tendencias, proveedores y competidores se usa para predecir y hasta influir en el comportamiento del mercado para favorecer a la organización.

El diagnóstico

Al evaluar las áreas organizacionales (vistas en el artículo anterior) usando los niveles comentados aquí arriba, se puede describir o diagnosticar cual es la situación actual de cada área de negocio, con respecto al uso de su información.

En el diagnóstico se describen y recomiendan acciones para realizar, tomando en cuenta los siguientes aspectos d ela información:

• La disponibilidad
• La confiabilidad
• La seguridad
• La eficiencia

Las acciones recomendadas le ayudan a las organizaciones a logrra un mejor manejo de la información para aprovechar sus recursos de una forma más profesional.

En breve estaremos publicando información más completa. así como videos y cursos al respecto, si te interesa este tema mantente al pendiente o evia un correo a achavez@consultia.mx