Emails a una pluralidad de personas: riesgo de sanción
José Antonio Fernández de Alarcón Roca
ABOGADO, SOCIO-DIRECTOR en MONLEX
La Agencia Española de Proteccion de Datos (AEPD) sigue creando Doctrina sobre cómo manejar datos personales dentro de la legalidad, incluso en cuestiones nuestras de cada día, como es la remisión o envío de emails a una pluralidad de personas. Crea Doctrina y también disciplina, pues no duda en poner sanciones, por cuestiones que podrían considerarse meros despistes…… la verdad es que a veces es difícil cumplir con todo, pues la cantidad de normas que regula la actividad empresarial es casi una locura.
En efecto, los arts. 5.1 f) y 32 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) determinan por interpretación que enviar un email a una pluralidad de personas desvelando su dirección de correo a terceros, sin su consentimiento, es constitutivo de una infracción que puede conllevar una sanción de varios miles de euros.
La infracción se basa en la violación de los principios de integridad y confidencialidad.
La conclusión que Vd. debe saber es que salvo que exista una justa causa para compartir las direcciones (estar todos los interesados vinculados al mismo asunto, responder emails a todos los destinatarios, tener una razón para ello, justificable ….), no puede hacer una emisión colectiva de email. Basta solucionarlo mediante envío con copia oculta.
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Es decir, si Vd. hace reenvíos masivos a terceros sin causa que lo legitime, viene realizando un tratamiento de sus datos personales contrario a derecho. Así concluye la AEPD en un Expediente Sancionador que impone 9 mil euros a una Inmobiliaria por enviar una información de un inmueble a un listado común de clientes. En el año 2022 un Despacho de Abogados catalán cometió el mismo error y fue sancionado con 10 mil euros y hace un par de meses también se sanciono con varios miles de euros a un partido político por enviar un email a mas de 200 destinatarios sin utilizar la copia oculta (cco).
Por tanto, a partir de ahora los envíos masivos deben realizarse con copia oculta o con la fórmula de los destinatarios ocultos (undisclosed recipients). Vd. ya lo sabe
Quedan advertidos y quizá conviene cambiar ciertos hábitos en beneficio de todos. La lástima es que tengamos que hacerlo a golpe de sanción, cuando la información y la amonestación sería suficiente.