En tiempos de pandemia, ¿cómo lidero un equipo virtual productivo?

Probablemente a estas alturas habrás leído bastante sobre la crisis que está provocando el COVID-19, su evolución en la comuna, el país y en el mundo, la incertidumbre y los distintos escenarios económicos que están siendo manejados por el gobierno y los organismos internacionales. Por otra parte, está el hecho que la pandemia vino a quedarse, por lo tanto, no hay una vuelta a la normalidad, sino que es un “retorno seguro”, y claro está que tenemos que volver a la actividad, de lo contrario el remedio será más perjudicial que la enfermedad. Así las medidas de distanciamiento social permanecerán al menos hasta que exista una vacuna o cuando generemos inmunidad. ¡Quédese en su casa! ha sido la consigna y con ella evitamos la probabilidad de contagio. En este contexto, nuestras actividades se han volcado casi en su totalidad a ser realizadas en la casa: Teletrabajo, Clases on-line, carretes virtuales y han aumentado considerablemente las video llamadas.

Así las cosas, nuestro mundo es ahora más digital, pero ¿cómo está nuestro país en la adopción digital? En el informe de Índice de Transformación Digital del 2020 realizado por CTD, CORFO, CCS y PMG, el cual es una encuesta realizada a PYMEs y grandes empresas, da cuenta de la brecha que tiene nuestro país en cuanto al avance y a las variables más relevantes de la transformación digital. Las principales conclusiones obtenidas en el estudio son:

i)                   La mitad de las empresas se encuentran en un estado de Principiantes digitales o inferior.

ii)                  Mientras más avanza la empresa en la transformación digital, mayor es la captura de valor.

iii)                La cultura de la empresa es un factor que impulsa o detiene el proceso de transformación y el liderazgo hacia lo digital es el que impulsa este proceso.

iv)                Las brechas tecnológicas se observan en el uso de Big Data, Ciber Seguridad e Inteligencia Artificial, herramientas que son utilizadas por empresas digitalmente evolucionadas.

El liderazgo es la variable más importante para impulsar la transformación digital, además que sea patrocinado por la alta gerencia genera un empuje adicional.

En la actual situación de aislamiento, el reto de liderar es aún mayor, enfrentándonos a las preguntas: ¿cómo lidero en forma virtual?, ¿cuáles son los elementos más importantes para un equipo virtual de trabajo altamente productivo?

Diversas investigaciones han encontrado que los principales elementos para conformar un equipo virtual productivo son las siguientes:

1. Confianza: En equipos virtuales la confianza es más importante que en los equipos tradicionales. En personas que integran un equipo virtual, la confianza se genera en la confiabilidad con que se trabaja una tarea. Por esta razón, alentar a responder con prontitud, responder con comentarios que aporten, sugerir soluciones proactivas al equipo y mantener una comunicación positiva, permite generar la confianza que el equipo requiere.

2. Comunicación: Las comunicaciones remotas no incluyen la riqueza de una comunicación directa y personal, tenemos que ser claros en la entrega del mensaje, las tareas, lo que se espera, recompensar cuando el trabajo está bien realizado, ser proactivo en solicitar otros puntos de vista, estar atento a todos los miembros del equipo y ser respetuoso con el horario. Usar el canal de información de acuerdo al propósito, de modo que mientras más complejo, personal o tiempo real sea el tema, mas cercana debe ser la comunicación.

3. Herramientas de colaboración y gestores: Las herramientas de colaboración son indispensables en estas circunstancias para estar al corriente y sincronizados sobre los avances de los proyectos y tareas de la empresa, así como las personas que los gestionan, sin embargo, con estas herramientas digitales se hace más difícil reconocer el aporte de cada cual. El entrenamiento a los colaboradores remotos para que muestren sus aportes y que los líderes mantengan un contacto cercano, permite generar una imagen completa de la contribución, el estado de actualización de todos los miembros del equipo y la mantención del compromiso de todos quienes participan.

4. TI y soporte: Es importante considerar que no todos tienen acceso a recursos suficientes y de calidad, y poseen el entrenamiento en el uso de las herramientas para trabajar remotamente. Tener y mantener la paciencia, generar tutoriales o mostrar dónde los pueden hallar, además de contar con planes alternativos mejorará la productividad del equipo.

5. Necesidades sociales y ritmo: Otro de los hallazgos encontrados en las investigaciones en la condición de teletrabajo, es el aumento del estrés y la sensación de aislamiento, al no estar en el espacio de trabajo compartiendo con los colegas, pudiendo ambos ser causantes de una disminución de la productividad. Una de las formas de mejorar esta situación es generar instancias como "virtual coffee breaks" o reuniones en las que se pueda compartir en forma distendida. Lo anterior contribuye a seguir el ritmo natural de trabajo lo que permitiría ser más productivo, claro está que bajo ciertas normas y objetivos a alcanzar.

Como una forma de acelerar las mejores prácticas y solidificar los elementos cruciales para un equipo virtual de trabajo productivo, las investigaciones sugieren crear una pauta que describa cómo trabajarán juntos, donde se especifique las tecnologías que el equipo usará o no usará para diferentes tareas; formatos estándares y etiquetas para las comunicaciones escritas; planes para mantener a todos actualizados; tiempo de espera para responder a las solicitudes; y los tipos de comunicaciones que siempre deben compartirse entre todos. Las normas claramente transmitidas marcan la diferencia, es la conclusión de la investigación.

En Datarunner apoyamos a la empresa en su proceso de transformación digital y aprovechamiento de las oportunidades que surgen en esta contingencia que vivimos.

 Fuentes:

https://bit.ly/3aL7DCZ

https://sloanreview.mit.edu/article/leading-remotely/

https://sloanreview.mit.edu/article/five-ways-to-improve-communication-in-virtual-teams/

https://sloanreview.mit.edu/article/three-elements-for-successful-virtual-working/