Entrevistas de salida

Hace varios años conocí de una organización con más de 2,800 trabajadores, en la cual había entre 100 y 150 contrataciones mensuales, pero se daban entre 50 y 80 desvinculaciones cada mes. Uno de los procesos positivos que se realizaba era la entrevista de salida, ya que es de sumo interés conocer los motivos por los que las personas salían de la empresa, determinar patrones nos podría proveer de elementos para hacer cambios internos y poder fidelizar al personal.

Dependiendo del sector del negocio, estos números que presento son “aceptables”, sin embargo, como empresa siempre deseamos mantener un índice de rotación bajo y una de las mejores maneras de hacerlo es a través de la fidelización.

Es difícil poder comprender los verdaderos motivos por los que un miembro del equipo decide renunciar, por lo que se vuelve valioso preguntarle y qué mejor que una entrevista de salida.

Las entrevistas de salida son conversaciones que se planifican con los trabajadores que de manera voluntaria se están retirando de la organización.

Este proceso puede fallar por varios motivos, los principales son:

• Una herramienta de recolección de información que es ineficiente.
• No realizar un análisis de la información recolectada.

Siempre digo que cuando preguntamos opiniones a los trabajadores y no hacemos nada al respecto es como picar un hormiguero. No podemos solicitar razones y calificaciones a trabajadores en su proceso de salida si no utilizaremos esa información de forma proactiva para tomar decisiones sobre cómo queremos que los colaboradores que queden se sientan y permanezcan en la organización.

Considero que estas entrevistas de salida nos proveen de información valiosa que nos sirven de muestra o diagnóstico de lo que trabajadores que continúan en sus puestos quizás no se atrevan a decir.

Así que aquí te presento 5 valiosas recomendaciones para que esta información pueda ser utilizada de la mejor manera y obtener un mejor provecho.

• Asegurar a través de una herramienta digital o un proceso respetuoso que la información será tratada con suma confidencialidad, ya que muchos pensarán en no proveer información negativa porque quieren obtener buenas referencias para su próximo empleo.
• Generar reportes mensuales, trimestrales o al menos anuales, especificando las acciones específicas y seguimiento, producto de los resultados obtenidos de las entrevistas de salida. Si no puedes mencionar una acción específica es debido a que la información que proveen las entrevistas de salida no está siendo gestionada eficientemente.
• Incluir preguntas relacionadas a varios procesos de Gestión de Personas, no solamente sueldos y beneficios, sino procesos como plan de carrera, desarrollo organizacional y personal, entre otros.
• Asegurarse de incluir al menos un espacio para que la persona que se retira de la organización pueda expresar sus ideas, propuestas, sugerencias de mejora o comentarios que resulten en posibles acciones futuras.
• No debes olvidar tratar a los trabajadores de una forma cordial y respetuosa en este proceso, agradeciendo sus respuestas sinceras, lo cual abrirá puertas para que la conversación sea más fluida y podamos obtener información valiosa.

Muchas organizaciones se quedan en una entrevista de salida, coordinada y dirigida por un miembro del equipo de Talento Humano, sin embargo, es posible agregar una segunda entrevista, que se recomienda sea realizada por un nivel directivo o por un consultor externo. En el primer escenario, se le da una mayor relevancia al proceso de salida y se asegura que la información sea recibida por la Dirección en un tiempo más corto y de primera mano. En el caso de tener la posibilidad de tercerizar el servicio, no se recomienda que se haga la primera entrevista, pues hay información valiosa que se puede utilizar a lo interno, pero las ventajas principales es que hay empresas que se dedican a estos procesos por lo que se vuelven especialistas y además pueden hacer propuestas con la información recibida.

Ya que es un proceso que se diseña para cada organización, mi recomendación es que se pueda enviar una encuesta para que la persona pueda calificar ciertos aspectos y tener datos cuantitativos para analizar y dejar espacio para comentarios, luego realizar una entrevista, mejor si es cara a cara, pero puede ser por teléfono o utilizando videoconferencias, en la cual se profundice en algunos aspectos, esto nos proporcionará información cualitativa de alto valor.

Ejemplos de algunas preguntas que pueden encontrarse en las entrevistas de salida:

• ¿Cuál es el principal motivo o motivos por los que ha decidido retirarse de la organización?
• ¿Cuál es su opinión sobre la gestión / beneficios / supervisor / procesos de la organización?
• ¿Qué aspectos positivos podría mencionar sobre su relación laboral en la organización?
• ¿Qué aspectos considera que deben mejorarse en un corto plazo en la organización?
• ¿Qué recomendaciones podría hacer a la Alta Gerencia o Junta Directiva?
• ¿Recomendaría a la organización como un buen lugar para trabajar a sus familiares, amigos y/o conocidos?

Recuerda que es momento de escuchar, no de justificar ni explicar ante los comentarios del entrevistado/a, lo mejor que podemos hacer es continuar escuchando y si la entrevista se torna en señalamientos negativos, ahondar en qué propuestas o soluciones considera que se pueden implementar para cambiar esa percepción o realidad.