ERP SaaS vs Local

Si eres una empresa que desea mantenerse competitiva en este 2020, es innegable que la implementación o mejora de sistema ERP es una prioridad. Ahora la pregunta es, qué tipo de ERP se ajusta más a tus necesidades y cuál tendrá menor impacto en las operaciones y la estructura de la organización.

Si realmente deseas lograr una transformación de negocio que se adapte a esta nueva era digital 4.0, un ERP SaaS o Cloud es la opción más viable para mantenerte relevante en tu sector.

Un Sistema ERP SaaS o en la nube se refiere a un sistema de gestión empresarial al que tu compañía puede acceder y usar, pero que está alojado en el servidor de un vendedor tercero. A esto se le llama Cloud hosting o alojamiento en la nube.

Muchas compañías desarrolladoras y vendedores de ERP están transicionando de la instalación local u “On Premise” hacia el despliegue en la nube, lo que ha permitido a las empresas tener una gran variedad de opciones de este tipo.

Beneficios de un Sistema ERP SaaS

Flexible y Escalable

La escalabilidad del sistema ERP es uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta. Para que me entiendas supongamos que estás evaluando el comprar una propiedad.

Al hacerlo, cuentas con un metraje cuadrado de terreno limitado y la estructura base con la que viene dicho espacio. Si en algún momento quisieras hacer algún cambio, la única opción que tendrías sería invertir en construcción para agregar nuevos espacios o tirar abajo todo y comenzar desde 0.

Ambas opciones traen consigo un gran compromiso, ya que envuelven una inversión con la que tendrás que vivir por algunos años como mínimo. Esto es muy parecido a comprar infraestructura IT para alojar un Sistema ERP local. Si más adelante vas a necesitar mayor capacidad de almacenamiento o funcionalidades, tendrías que hacer más inversiones y gastos en recursos para lograrlo. Tanto en Software como en hardware.

Sin embargo, con un Sistema ERP SaaS como NetSuite, no existe este compromiso a largo plazo. Trabajar en la nube permite a las empresas ampliar o reducir las capacidades de acuerdo que lo necesiten, sin interrumpir sus operaciones diarias.

El modelo de negocio de los ERP SaaS permite que las compañías compren mayor capacidad de almacenamiento o entornos a medida que sus requerimientos cambian.

Incluso si ya cuentas con un ERP cloud implementado, ajustar la solución es flexible, como integrarlo a una plataforma de eCommerce, agregar un módulo de CRM o conectarlo con tus sistemas de pago móvil.

Ahora veamos un ejemplo de una mediana empresa que manufactura Acero. Esta compañía implementó la solución ERP SaaS el año pasado y se pasaron varios meses retirando los sistemas antiguos que ejecutaban la producción, el seguimiento de compras y tiempo para cambiarlo al nuevo sistema ERP. La migración ha ido genial.

Ahora imagina que esta misma empresa anuncia que ha adquirido una compañía que manufactura Aluminio. Como es lógico, quieren que esta haga uso del nuevo sistema ERP.

Si su infraestructura fuese local (on-premise), hubiera requerido un análisis para entender qué hardware es necesario para que la empresa funcione correctamente y posiblemente, el ambiente de producción, tenga que ser parado por algún tiempo.

Por el contrario, con un ERP SaaS, ellos pueden contactar a su proveedor Cloud y pedirles una instancia adicional o crear una entidad legal nueva en su ambiente de producción.

Acceso desde cualquier lugar con conexión a Internet

Si quieres mantenerte competitivo en una era de negocios moderna, necesitarás adaptar tus procesos a estos tiempos de transformación digital. Parte de esta es permitir a tus empleados trabajar desde lugares remotos. Esto incluye acceder al sistema ERP para enviar cotizaciones, buscar inventario disponible o ingresar tiempo y gastos.

Con un ERP local, el usuario necesitaría estar en una red privada para poder acceder y contar con un ordenador con el software instalado. Esto limita los tiempos y lugares de donde el usuario pueda ingresar al ERP. La opción SaaS, por otro lado, empodera a los usuarios a hacer su trabajo casi desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

Supongamos que eres un técnico de servicio de campo que ha sido enviado a las instalaciones de un cliente para evaluar un problema reportado. Al ser solo una evaluación, solo traes equipamiento mínimo el cual no incluye tu portátil de empresa. Después de hablar con cliente te das cuenta que el problema puede ser resuelto con un simple cambio de partes. Ahora el cliente quiere saber la disponibilidad de dicho producto y qué tan rápido puede llegar. Con un ERP SaaS, solamente tendrías que abrir una página web en algún dispositivo móvil, acceder al sistema, buscar en el inventario y realizar el pedido.

Esta es una de muchas situaciones en las que un ERP SaaS hace que tus empleados realicen su trabajo de manera optimizada, desde cualquier lugar. Además, esto aumenta la satisfacción de tus clientes, ya que ellos esperan respuestas rápidas y la habilidad de tener asistencia cuando y donde lo necesiten.

Seguridad como servicio

Si estás en la industria de la ciber-seguridad, el beneficio anterior “acceder desde cualquier parte” puede sonar más como una amenaza que como algo positivo. Afortunadamente, esto es algo que los vendedores de ERP SaaS están al tanto. Al suscribirse a uno, también estás adquiriendo a un servicio cloud que viene con sus propias ventajas en seguridad.

Los proveedores cloud atienden a muchos clientes a través de una variedad de industrias y una violación o ataque a los datos alojados sería muy perjudicial para su negocio, haciendo que se pierda la confianza de sus clientes y que su reputación decayese. Es por eso que invierten grandes cantidades de dinero y recursos en contratar expertos en ciberseguridad y herramientas avanzadas para monitorear constantemente.

Además, los proveedores de ERP SaaS tienen definidas prácticas y respuestas en caso de ataques a gran escala, lo que significa que, en el caso de que haya alguna brecha de seguridad, tu compañía y el proveedor puedan responder positivamente.

Alineado con el siguiente beneficio, la seguridad de los ERP basados en la nube también viene con una estrategia de parches y actualizaciones automatizados. Los proveedores de SaaS están adoptando rápidamente el método de actualización automática para mantener sus productos ERP seguros.

Innovación continua

Es muy común que las compañías quieran nuevas funcionalidades de su sistema ERP actual, pero que estas mejoras demoren porque “no es el momento indicado”. Sin embargo, los upgrades son más simples con un SaaS en comparación con uno local.

Con un sistema ERP local, las mejoras son implementaciones totalmente nuevas, lo que puede demorar muchos meses y detener la producción. Es por esto que las empresas las demoran a propósito. Así tienen tiempo de planificar y prepararse para esta gran tarea. Otra parte negativa es que, ocasionalmente, este update significa también adquirir más hardware para soportarlo.

Con un ERP SaaS, las mejoras son llevadas a cabo regularmente por el proveedor. Generalmente cuentan con un periodicidad establecida, como una pequeña cada cuatro meses y una grande cada año.

Los clientes son libres de demorarlas, pero solo por un periodo negociado de tiempo. Esto ayuda indirectamente a mantener los precios de licencia y soporte bajos para los clientes del vendedor.

Otra forma de entender un ERP SaaS desde la perspectiva del consumidor es pensar en las aplicaciones que usas en tu smartphone. Supongamos que descargas la app de tu juego favorito. Puedes acceder a tu cuentas y realizar funciones como agregar créditos y hablar con amigos sin tener un software complicado instalado en su teléfono.

Cuando la empresa desarrolladora tiene actualizaciones para la aplicación, se te notificará de la actualización disponible o tu aplicación se actualizará automáticamente (según cómo hayas optado). Esta actualización puede contener pequeñas correcciones de errores o cambios masivos, como alguna funcionalidad adicional.

Estas actualizaciones automatizadas son parte de un nuevo modelo de implementación de software y son algo que los proveedores de SaaS ERP ofrecen con su servicio. El tener updates constantes con la última funcionalidad, seguridad y corrección de errores ayudarán a las empresas a mantenerse a la vanguardia de la innovación.

Coste de propiedad

Durante la última década, varios estudios han probado que el coste total de propiedad de una solución basada en la nube es significativamente menor que una local. Esto se debe al alto coste de adquisición de infraestructura, instalación y mantenimiento que se traspasa de la compañía que usa el ERP hacia el proveedor SaaS. Otro factor que ahorra dinero y recursos es que los SaaS requieren soporte mínimo interno de TI. Con un ERP cloud, el vendedor es el que realiza estas tareas, por el contrario del local.

En otras palabras, usar un ERP SaaS te permite re enfocar todo tu personal de IT en otros proyectos, reduciendo costes de soporte para tu sistema y aprovechando tus recursos al máximo.

Local vs SaaS

Al igual que con cualquier decisión de selección de ERP, la forma en que eliges implementar tu software tiene mucho que ver con tus objetivos comerciales y casi nada con trucos de marketing.

Si los beneficios descritos anteriormente tienen sentido con tu estrategia empresarial, entonces SaaS ERP puede ser la decisión correcta para tu empresa. Si es así, envíame un mensaje y conectemos.

¿Qué sistema creen que es mejor? Cuéntame en los comentarios