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Reimaginando la experiencia empresarial del usuario final: Eficiencia más allá de la tecnología
El panorama empresarial en Latinoamérica presenta desafíos únicos que afectan tanto a grandes corporativos como a pequeñas empresas. Uno de estos retos recurrentes es el manejo eficiente de los procesos administrativos. Aunque los avances tecnológicos han transformado muchas áreas, el software empresarial sigue siendo una excepción: históricamente, ha descuidado la experiencia del usuario final.
En Latinoamérica, las empresas enfrentan una serie de desafíos relacionados con la burocracia y tareas administrativas tediosas que consumen tiempo y recursos. Estas dificultades, presentes en procesos como la gestión de facturas y gastos, limitan el potencial de los equipos para enfocarse en actividades estratégicas y de alto impacto.
El costo de los procesos manuales
En muchas empresas de la región, los procesos administrativos todavía dependen en gran medida de acciones manuales. Tomemos como ejemplo a Laura, una ejecutiva de ventas en Guadalajara (México), quien acaba de cerrar un trato importante con un cliente durante una comida de negocios.
Al finalizar, Laura recibe un ticket que debe conservar cuidadosamente. Ella sabe que, al regresar a la oficina, tendrá que ingresar al portal de facturación del restaurante, llenar manualmente los datos fiscales de su empresa y descargar la factura correspondiente. Sin embargo, como suele suceder, se enfrenta a varios obstáculos: el portal puede estar fuera de servicio, los datos pueden ser ingresados incorrectamente o, peor aún, el ticket podría extraviarse antes de que alcance a completar el proceso.
La frustración no termina ahí. Una vez que logra obtener la factura, Laura debe enviarla al área financiera, donde alguien más tendrá que registrarla y conciliarla manualmente con la transacción de la tarjeta de crédito. Este proceso, que fácilmente podría tomar más de 15 minutos por factura, se repite con cada gasto, acumulando horas de trabajo que tanto Laura como su equipo financiero podrían dedicar a tareas estratégicas.
Esta experiencia no solo es tediosa, sino que también pone en riesgo el cumplimiento fiscal y la eficiencia operativa de la empresa.
Innovación centrada en el usuario final
Para abordar estos desafíos, no basta con implementar tecnología. Es crucial replantear los procesos desde la perspectiva del usuario final. Tradicionalmente, el diseño centrado en el usuario y la experiencia de usuario (UX) han sido valores asociados al software de consumo. En contraste, el software empresarial ha priorizado la funcionalidad técnica sobre la experiencia del usuario, resultando en herramientas complicadas y poco intuitivas.
Ahí es donde empresas como Clara están marcando la diferencia. Estamos demostrando que es posible diseñar software empresarial que, además de ser robusto, sea simple y esté diseñado para las personas que lo usan a diario. Este enfoque no solo elimina la fricción en tareas administrativas, sino que también redefine cómo los equipos interactúan con las herramientas financieras.
Un ejemplo significativo es cómo la tecnología puede simplificar procesos complejos. Funcionalidades como la recuperación automática de facturas no solo eliminan pasos innecesarios, sino que transforman la interacción del usuario con las herramientas financieras. Cuando la tecnología se integra sin fricciones y se diseña pensando en el usuario final, el impacto es inmediato y tangible.
Más allá de los números
Un cambio en la experiencia empresarial puede generar resultados significativos. En mi trayectoria, he visto cómo pequeñas modificaciones en la experiencia del usuario generan grandes cambios. Por ejemplo, en los últimos meses, herramientas como la conciliación automática de facturas han permitido que procesos antes laboriosos se realicen en segundos.
Para dar una idea del impacto, procesos como estos han alcanzado recientemente un hito impresionante en Clara: la conciliación automática de cerca de 100,000 facturas mensuales. Detrás de este número hay horas de trabajo liberadas y colaboradores que ahora pueden dedicar su tiempo a actividades estratégicas en lugar de tareas repetitivas.
Una invitación a repensar los procesos
El software empresarial está en un punto de inflexión. Las empresas que apuestan por herramientas diseñadas con empatía y centradas en el usuario final no solo optimizan su eficiencia, sino que también empoderan a sus equipos para alcanzar su máximo potencial.
Transformar la experiencia empresarial no está solo en agregar más tecnología, sino en implementarla de manera que realmente simplifique la vida de las personas. Debemos estar comprometidos con construir un futuro donde las herramientas empresariales trabajen para las personas, no al revés. Es hora de preguntarnos: ¿cómo podemos rediseñar nuestras operaciones para que cada paso aporte valor?
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