Establecimiento de un proceso de gestión de activos práctico y eficaz que maximice el rendimiento de sus activos.

Los 10 pasos del proceso de gestión de activos están diseñados para garantizar que las organizaciones hagan lo correcto desde el inicio de la necesidad hasta la disposición del activo.

Los entornos son cada vez más competitivos, para mantenerse vigentes las organizaciones necesitan mejorar sus procesos maximizando el valor generado, tanto en rendimiento de los activos físicos como de la productividad de los activos humanos, para que sean confiables al tiempo que reducen el costo de uso (TCO).

El TCO abarca todos los costos incurridos durante la vida del activo: adquisición de activos (proyecto de capital), operación y mantenimiento de activos, también conocida como fase de utilización, y disposición de activos al terminar la necesidad.

Para que sus activos entreguen un alto valor es fundamental que sus procesos sean robustos, asegurando: 

·      Activos confiables, con fallas mínimas. 

·      Las personas comprometidas con el cuidado de los activos (operadores, mantenedores, etc.), competentes en operar y mantener así como también orientados a la Mejora Continua a través de la implementación de las mejores prácticas.

·      El TCO en un nivel óptimo.

Las 3 Etapas del Ciclo de vida de un activo y sobre todo, donde ocurre el mayor costo.

La vida de los activos presenta tres etapas principales, como se aprecia en la Figura 1.

1.     Adquisición: diseño, construcción e instalación.

2.     Utilización: operaciones y mantenimiento (O&M). 

3.     Disposición: desmantelamiento y eliminación.

La etapa de adquisición comienza una vez establecida la necesidad. Incluye la redacción de especificaciones, el diseño y la adquisición de componentes o el activo, la construcción / fabricación del activo y la instalación / puesta en servicio del activo para su operación. 

El activo puede adquirirse ya diseñado y construido como un artículo “listo para usar” o diseñado y construido según especificaciones especiales de acuerdo a una necesidad. 

La utilización es la etapa clave en la que se opera y se mantiene el activo durante muchos años, según la necesidad, que puede ser de 10, 20, 50, 80 años o más. Es en esta etapa donde se obtiene el valor del activo.

La disposición, la última etapa del activo, es donde se da de baja. La necesidad del activo concluye y se almacena para su uso posterior o se elimina de forma segura.  

Una serie de expertos en la materia opinan que, el costo promedio como porcentaje estimado del TCO para estas etapas es:

·        Adquisición : 22%, con un rango del 15% al 30% según el diseño estándar o único. 

·        Utilización : 73%, con un rango de 60% a 80% debido a la complejidad de los activos. 

·        Disposición : 5%, con un rango de 3% a 10% debido a la complejidad de los activos y los requisitos ambientales.

Es importante acotar que el 70% o más del costo se da en la fase de utilización. Sin embargo, este costo depende de cómo se diseñó, construyó e instaló el activo. Acciones de reducción de costos durante la fase de adquisición pueden obligar a diseñadores y constructores a emplear componentes de bajo costo y confiabilidad, lo que genera mayores fallas e incrementa los costos de operación y mantenimiento. De igual manera acciones de reducción de costos durante la instalación y la puesta en servicio, como no verificar la alineación de los componentes, ausencia de una capacitación adecuada a los técnicos de O&M, o no contar con los manuales de O&M, dibujos, etc., ocasionarían fallas más altas o aumentarían el tiempo de reparación. 

Se ha observado que gastar entre un 15% y un 25% más durante la etapa de adquisición puede reducir los costos de operación y mantenimiento entre un 20% y un 40%, reduciendo así el TCO.

Asegurar hacer lo correcto durante toda la vida útil del activo es establecer un proceso de gestión de activos que implica 10 pasos para conseguir tasas de fallas reducidas al suprimir los defectos en la fuente y reducir el costo total de uso.

Proceso de 10 pasos para la Gestión de Activos.

El proceso de 10 pasos para la gestión de activos, garantiza que las organizaciones hagan lo correcto desde el inicio de la necesidad hasta la disposición del activo. 

Requiere que todas las personas o partes interesadas sigan el proceso el cual contiene instrucciones de trabajo, procedimientos, políticas, etc., por supuesto, debe ser repetible y auditable.

Los 10 pasos para establecer el proceso son:

1.   Especifíque correctamente:  cerciórese de que las personas adecuadas participen en la redacción de los requisitos y especificaciones del activo necesario. 

2.   Diseñe correctamente:  Su diseño debe estar proyectado para la confiabilidad, disponibilidad, mantenibilidad, seguridad y sostenibilidad (RAMS2), incluida la operatividad y para reducir el TCO. 

3.   Obtener / adquirir correctamente:  asegúrese de que está adquiriendo los componentes o activos para ofrecer el mejor valor, no el costo más bajo. 

4.   Constrúyalo / fabrique correctamente:  verifique que el activo sea fabricado por personas capacitadas que utilicen componentes de calidad. 

5.   Instalación correcta: cerciórese que el activo se instala con precisión y calidad de mano de obra para eliminar cualquier fallo de mortalidad infantil. 

6.   Utilícelo correctamente:  asegúrese de que los operadores puedan operar el activo de forma segura y hayan recibido la formación adecuada para cuidar el activo. 

7.   Manténgalo bien:  compruebe de que el activo se mantenga con la estrategia y plan de mantenimiento adecuado. 

8.   Mejore correctamente:  Compruebe que se aplican las herramientas y prácticas adecuadas de mejora continua para mejorar el rendimiento de los activos. 

9.   Elimínelo correctamente:  Finalizada la necesidad, desmantele / elimine el activo de una manera limpia y segura. 

10. Adminístrelo correctamente:  en este paso, configure un proceso para asegurarse de realizar los nueve pasos anteriores correctamente todo el tiempo. Además, debe cerciorarse de contratar a las personas adecuadas para realizar todas las tareas mencionadas y continuar desarrollando sus habilidades.

Conclusión

 Mejorar los procesos de forma continua, obtener más valor y rendimiento de los activos físicos y una alta productividad de los activos humanos, permitirá a las organizaciones sobrevivir en el entorno competitivo actual. 

Tanto los activos físicos como los humanos deben ser fiables para ofrecer más valor a los clientes y al mismo tiempo, reducir el coste total de uso (TCO).

Para obtener más valor de sus activos, las organizaciones deben asegurar que los procesos sean robustos y confiables para que puedan entregar productos o servicios de calidad que hagan felices a sus clientes.

La implementación del proceso de los 10 pasos de la gestión de activos es uno de los métodos efectivos para lograr este objetivo.

Referencias

1.   Organización Internacional de Normalización.   

2. Gulati, Ramesh y O'Hanlon, Terrence. 10 Derechos de la gestión de activos. Fort Myers: Reliabilityweb.com, 2017.